企業の定例行事にはさまざまなものがあります。入社式や内定式、研修、経営方針発表会などもそのなかに入るでしょう。こうした行事には多くの準備が必要で、頭を悩ませる担当者も少なくないのではないでしょうか。なかでも、「会場選び」は難しいと感じられるかもしれません。こうした行事にはどのような会場がふさわしいのでしょうか? ポイントを見てきましょう。

アクセスに優れている

初めに考慮したいのが、会場のロケーションです。

入社式には地方支店の新入社員が上京して参加することもあります。そのような場合は、空港や新幹線の停車駅から近い場所が良いでしょう。内定式の場合も同様です。自社オフィスは東京のみという企業でも、内定者がまだその近くに引っ越していないかもしれません。そうしたときも、地方から訪れやすい場所がいいですね。研修や経営方針発表会を実施する際も、全国から社員が集まる企業なら、まずはアクセスに配慮したいものです。宿泊の相談にも乗ってくれる会場なら、なお便利でしょう。

雰囲気が良い

入社式や内定式、研修、経営方針発表会においては、会場の雰囲気も大切なポイントとなります。

入社式や内定式では、これから会社を支えていく人たちのモチベーションを高めなくてはなりません。すっきりとした気分で臨めるよう、採光や照明で十分な明るさが確保できている、清潔感のある会場を選びましょう。

研修や方針発表会も同様です。社員が新たな技術を習得したり、これまでとは違う経営課題に接したりなど、気持ちをリフレッシュさせる場となるので、それにふさわしい爽やかな雰囲気の会場がいいですね。

行事の計画が立てやすい

企業の定例行事では、式の内容や進行、備品の設置などの計画が立てやすい会場を利用したいものです。こうした行事では、壇上に立つ人々の話が参加者にしっかりと伝わらなくてはなりません。したがって、会場の広さ、レイアウト、音響、スクリーンなどについて、きちんとした計画を立てる必要があります。では、どういった会場なら、それが実行できるのでしょうか。

必要な備品がそろう

行事に必要な備品を全て漏れなく手配し、当日に搬入・設置するのは容易なことではありません。また、当日に搬入するまで機材のテストを現場で行えなければ、不安を抱えたまま式の準備を進めることになってしまうでしょう。

必要な備品はできる限り会場のほうでそろえてもらうのがベストです。無料・有料のさまざまなオプションがあれば、なお便利でしょう。

柔軟に相談に乗ってくれる

備品の手配のほかにも、会場の広さやレイアウトの決定など、行事の開催にあたっては決めなければならないことがたくさんあります。企業の担当者だけでは十分にアイデアを出せなかったり、見落とす部分があったりするかもしれません。設営について相談に乗ってくれるスタッフが会場にいれば、心強いでしょう。式の内容が計画中に変わったり、会場のレイアウトを行事の最中に変更したりといったこともあり得るで、そうしたことにもフレキシブルに対応してくれる会場がいいですね。

懇親会を開きやすい

定例行事の後には、「せっかくの機会だから……」ということで、懇親会を開く企業も多いでしょう。そんなときには、懇親会の会場の近くで行事を開催すると便利です。さらに便利なのは、ケータリングサービスを利用し、行事が開かれた会場で懇親会を行うというスタイル。別会場へ移動しなくてよいので、その分懇親会の時間を増やすことができ、社員同士の交流をより深められるでしょう。

参加者の士気が高まる行事に

入社式や内定式、研修、経営発表方針会を行う際には、参加者の士気を高められるよう、入念な計画を立てる必要があります。そのプロセスに欠かせないのが、良い会場を選ぶこと。雰囲気が良く、十分な設備が整った会場を選び、「さあ、明日からがんばるぞ」と思ってもらいたいですね。

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