サンクスカードを活用して社内コミュニケーションを図ろう

社内の雰囲気がギスギスしていると、コミュニケーションを円滑に取ることができません。すると、「業務に関する提案がしづらい」「質問できないからわからないまま仕事を進めてしまう」といった問題が起こりやすくなります。いくら優秀な社員が揃っていたとしても、これでは仕事がうまく回りません。

こうした事態を防ぐためのひとつの方法が、「感謝の気持ちを持って、相手にそれを伝える」ということです。誰かに感謝されることを不快に思う人はあまりいないでしょう。「感謝」という前向きな思いを相手に伝えること、また、そういった行為が社内に広がることで、社内の雰囲気を良くする効果が期待できます。

社内の感謝を形にする「サンクスカード」

社員同士の感謝を形にする方法のひとつに、「サンクスカード」があります。これは、小さなカードに「〇〇をしてくれてありがとう」などと書いて相手に渡すというものです。

カードは任意のものでも決まったものでも良いですが、サンクスカード制を導入している企業の多くは、専用のカードや用紙を作って、名前や感謝する内容を記入するだけで良いようにしています。

また、一日に書くカードの枚数を決め、カードをもらった枚数を集計して、サンクスカードがたくさん贈られた人を表彰するといった取り組みをしている会社もあります。これには、サンクスカードを形だけのものにせず、実際に社内で活発にやりとりされるツールにするという効果があります。

サンクスカードには、「つい言いそびれてしまったお礼をきちんと伝える」「感謝の気持ちがその場限りではなく形に残る」といったメリットがあり、社員のコミュニケーションやモチベーションアップに役立ちます。

サンクスカードの注意点

メリットの大きいサンクスカードですが、利用する際には注意点についても知っておく必要があります。

サンクスカードの記入を義務化すると、カードのやりとり自体は活発化しますが、「電話を取り次いでくれてありがとう」「コピーを取ってくれてありがとう」といったように、当たり前の業務に関してどんどん渡すようになってしまいかねません。すると、カードのやりとりが形骸化してしまい、本当の感謝の気持ちが見えなくなってしまいます。

また、「仕事で時間がないのに、カードを書かなければいけない。面倒だが、殴り書きでもとりあえず渡す」という事態も起こり得ます。これも、せっかくのカードの意味がありません。サンクスカードは、きちんと気持ちを乗せて書くことが大切なのです。

社員の負担にならない方法で

「サンクスカード」と言っても、手書きのカードではなく、電子版のグリーティングカードとして送れるという仕組みを導入している会社もあります。手書きのカードを書くのが社員にとって負担になる場合は、電子化を検討してみるとよいでしょう。

また、サンクスカードを「一部の人だけがやっていること」にしてしまわず、社内全体で取り組む業務の一環にできるような工夫をすることも大切です。サンクスカードのデザインを社内公募制にする、またデザインを自由に選べるようにすると、選ぶ楽しさが加わって、「送る方ももらう方も嬉しい」カードにすることができます。
その他、サンクスカードの枚数だけを表彰するのではなく、「今月一番嬉しかったサンクスカード」を発表するほか、サンクスカードを送った人への返信が気軽にできるシステムを整えることでも、送る側のモチベーションを上げることができます。

サンクスカードは、様々な運用ができるツールです。直接渡すのが気まずいという社員が多ければ、ポスト投函できる形にしても良いでしょう。人に見られたくなければ、その人ごとのポストを作るという方法もあります。自社に適した形でサンクスカードを運用し、社内の活性化やコミュニケーション強化に利用してみてはいかがでしょうか。

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