商品の説明会、会員制講習会など一口にセミナーといってもその種類は多岐に渡っています。しかしどういったセミナーであってもクロージング率を高めるうえでセミナー後の懇親会は欠かすことのできないイベントのひとつです。講師と参加者はもちろん、参加者同士のコミュニケーションを活発化させることが、セミナーにより興味を持ち、深く関わってもらえるかどうかの分岐点ともなります。そこで今回はセミナーのクロージング率を高めるための懇親会活用法についてご紹介します。

セミナーのクロージング率を高めるために懇親会が必要な理由

セミナーは、質問やワークショップなど参加者が発言する機会が設けられる場合もありますが、基本的には講師が一方的に話し参加者は聞くだけというスタイルになります。そのため、講師は参加者の人となりを知らないまま話すことになり、自分の話が本当に伝わっているのか? 満足してもらえたのかがはっきりとは分かりません。もちろん、セミナー終了後にアンケートなどを記入してもらうとは思いますが、実際に直接、話してみないことには参加者の本当の満足度や、何を求めているのかは分からないままとなってしまいます。

参加者の満足度やニーズが分からないままにセミナーを続けていても、クロージング率を高めることはできません。セミナー後に懇親会が必要な理由の一つはここにあります。リラックスした場所で参加者と会話をして、セミナーの満足度や本当に求めていることを知る。そして必要であればさらに深い話をする。クロージング率を上げ、さらに次のセミナーの精度を上げるためにはこれが大いに役立ちます。

・参加者にとっても懇親会は重要
また参加者の立場から考えても、懇親会があるのとないのでは、セミナーの理解度、満足度に大きく差が出ます。基本的にセミナー参加者は、講師の話を聞きたい、商品を知りたい、勉強したいといった目的を持ち、お金を使って参加しにきます。もちろん無料セミナーであっても貴重な時間を使って参加しにきますので、セミナーに参加した時間を無駄にしたくないという気持ちは同じです。

しかし懇親会という場がなければ、セミナー受講中の疑問点や理解できなかった部分を消化できずに帰ることになります。これでは当然ながら、満足度も理解度も低いままです。セミナーの受講中に大勢の中で挙手をして質問する勇気がない人であっても、懇親会があれば、講師と1対1で会話するチャンスを作り、そこで疑問点をぶつけることができます。話が盛り上がればセミナー中には聞けなかった新たな話を聞けるかもしれません。

また講師と話す以外にも、ほかの参加者と話すことで理解できなかったことが理解できるようになることもあります。さらに自分とは違った考え方に触れ、仕事の新たなアイデアが浮かぶこともあるかもしれません。貴重なお金と時間を使い、勉強したという強い意欲を持って参加した方に対し、満足度や理解度をより高め、クロージング率を上げるためには懇親会は絶好の場となるのです。

懇親会には貸会議室がおすすめ!

講師、参加者双方に大きなメリットがある懇親会。そこで参加者により高い満足度を得てもらうために重要となるのが懇親会を開く場所です。懇親会の参加率を上げるためには安くて美味しい料理があり雰囲気の良い所をと思われるかもしれません。しかし、実はもっと重視しなければいけない点があります。それはセミナー会場から懇親会を行う場所へ移動する時間です。参加者はセミナー直後が一番、気持ちが盛り上がっています。その気持ちを下げることなく懇親会を始めるためにはできる限り迅速に移動できることが、満足度を高めるコツです。

  • しっかりと手間をかけることが懇親会の参加率を上げる

    懇親会は飲食を伴うことが多いため、基本的にはセミナーとは異なる会場を利用することになります。しかし、上述したように懇親会の場所をセミナー会場から変えると、参加者にとってみれば時間や労力のロスが生じることになります。さらに心理的に参加のハードルも高くなります。もちろん近隣のレストランやバーを懇親会の会場にすれば、予約をするだけなので一見準備が簡単なように感じられます。しかしそういった手間の削減よりも、機会損失の大きさを考慮すれば、懇親会はセミナーと懇親会は同じ会場で続けて行うことで、より活発なやり取りが期待できるようになるうえ、懇親会への参加率も上がります。

    ただし会場によっては、テーブル配置の変更といった準備の時間が必要なため、主催者側の負担が増えることになります。そこでおすすめなのが貸し会議室を利用した会場設定です。セミナー会場を予約する時点で複数の部屋を押さえておけば、それぞれの会場で余裕をもって準備を行うことができます。ビル内での短い移動なら参加者にも負担をかけません。

  • 懇親会を盛り上げるための時間配分

    セミナー後はすぐに懇親会を行うのではなく、15分ほど休憩をとってから始めます。手洗いや喫煙タイムなどを考慮することで、リフレッシュして懇親会が楽しめます。逆に懇親会のスタートまでに長く時間が空いてしまうと、参加者の気持ちが冷めトーンダウンの原因になります。セミナーでの発見や疑問などが参加者の頭に残っているうちに開催するのがスマートなやり方です。

    懇親会の時間は、あまり長くしないようにすることも重要です。だらだらと時間をつぶすようでは、せっかくセミナーで作った良い印象も悪くなってしまいます。懇親会で必ずやらなくてはいけないことは自己紹介、講師の挨拶、講師や参加者同士の歓談ぐらいですので、それ以外に余計な企画や演出を入れる必要はありません。参加者が疲れない範囲で、1時間から長くても2時間程度を目安に予定を立てましょう。

  • セッティングの自由度の高さも貸し会議室ならでは

    次に場所の広さですが、参加者が会話しやすい距離を保てるよう、人数に応じて広すぎない部屋を選びます。飲み物や料理を提供するテーブルの配置も会場内での移動がスムーズになるような配慮が必要です。こうしたセッティングに悩んだときも、貸し会議室なら、気軽に相談できます。会場レイアウトについても、専門のスタッフによるアドバイスが受けられることも貸し会議室がおすすめの理由の一つです。

懇親会を盛り上げるための料理選び

2-8B_10455000653

懇親会の場所が決まれば次に考えるべきは料理です。レストランや居酒屋であればコースを選ぶだけでOKですが、貸し会議室で行うとなればそういうわけにはいきません。セミナー後の懇親会の参加費は3,000円から高くても5,000円が相場です。そのため老舗の味や高級料理といったものを出す必要はありませんが、乾きものや揚げ物中心で見栄えが悪い料理を出すのでは参加者から不満が出る恐れがあります。そこで活用したいのがケータリングサービスです。

ケータリングサービスというと、ひと昔前は便利ではあるものの、料理の味はあまりよくないといったイメージがあったかもしれません。しかし、現在ではまったくそんなことはありません。料理の味がよいことはもちろん、和洋中、イタリアンから創作料理までどのような種類の料理でもほぼ用意することができます。

  • 料理は必ずプロにまかせる

    料理でやってはいけないのは、プロに任せることなく自社で行うことです。自社で準備をして万が一、食中毒などを起こしてはクロージングどころではありません。用意すべき量の判断や衛生上の配慮など、プロに依頼するメリットは計り知れません。ケータリングを利用することで、セミナー全体の運営労力を軽減しつつ、懇親会のクオリティーを高めることができます。会場によっては会場側にケータリング手配を依頼できることもあるので、そういったサービスを活用するのもとても便利です。
    料理は参加者の年齢層に合わせて選ぶようにします。ただし、気をつけなければならない点があります。それは懇親会の主役はあくまでも「会話」であって料理ではないということです。そのため、どのような種類の食事であっても、会話の邪魔にならないフィンガーフードを選ぶようにします。手を汚さずに食べられるメニューで、食べるのに多くの時間を要しないものにすることで参加者同士の会話も活発化します。

  • お酒も重要だがほどほどに

    参加者の気持ちをほぐすためにはお酒も重要です。適度なアルコールは初対面の緊張をほぐし、なめらかなコミュニケーションをうながします。ただし飲み過ぎて周りに迷惑をかける人が出ては大事な懇親会も台無しになり、当然クロージング率の向上も見込めません。お酒の量は参加人数に合わせてあまり多くならないようにします。また車での来場者やアルコールを受けつけない人への配慮も忘れず必ずソフトドリンクも準備しておくようにします。

懇親会での会話を活発にするためのレイアウト

レストランや居酒屋などに比べ、静かな環境で互いの会話に集中できるのも貸し会議室で懇親会を行うメリットの一つです。レストランや居酒屋では、店員やほかの客の声が会話の邪魔になるばかりでなく、懇親会の進行を妨げる要因にもなります。
そして懇親会での会話をより活発にするためには、参加者が会話をしやすくなるよう、レイアウトにも気を配る必要があります。セミナーを活発化させるためにもさまざまなレイアウトがあるように、懇親会を活発化させるにもさまざまなレイアウトがあります。では懇親会を活発化させるレイアウトとはどういったものなのでしょう?

  • おすすめレイアウトは立食形式

    会話を活発にすることを第一に考えれば、おすすめのレイアウトは立食形式となります。会場の中央に料理を配し、その周辺に人数に合わせてテーブルを配置します。ただしテーブルの周りに椅子を置くと人の移動が減り、活発な交流がしづらくなるため、椅子は壁際にいくつか置くようにします。
    会場の端に料理を置くレイアウトもありますが、そうなると参加者が会場の端に集まってしまうことで全体の導線が悪くなります。導線が悪くなれば当然、落ち着いて会話をすることもできなくなってしまうため、できれば料理は中央に配することで会場を広く使えるようにしましょう。貸し会議室には会場設営のプロがいますので、どうすればよいか分からなくなったら迷わず相談することをおすすめします。

  • 自己紹介タイムは必ず設けること

    懇親会の会話を活発化させるには、参加者同士がそれぞれの素性をある程度、知っておく必要があります。そのためには自己紹介タイムを設けるのが一番ですが、着席形式に比べ立食形式は自己紹介をするのはレイアウト的に少し難しくなります。しかし自己紹介をしないと限られた時間の中で本当に話したい人と話さないままに懇親会が終わってしまうこともあり得ます。
    参加者が少なければセミナー中に自己紹介タイムを設定することも可能ですが、ある程度の人数になるとそうもいきません。そこで立食形式で自己紹介をする場合は、乾杯の前に一人何分と時間を決め、ステージや一段高い場所を作りそこで一人ずつ自己紹介をしてもらうようにします。乾杯をして飲み始めてしまうと誰も自己紹介を聞かなくなってしまうため、必ず乾杯前に行うことがポイントです。

貸し会議室での懇親会がクロージングの確度を上げる

2-8D_10736003700

セミナーを行ううえで大きな課題となるクロージング率のアップ。このクロージング率のアップを実現させるには、セミナーの内容を充実させることが一番需要であることは間違いありません。しかし、1回のセミナーですべての参加者に内容を理解、満足してもらうことは決して簡単なことではありません。

そこで重要となるのが懇親会ですが、当然ながらただお酒を飲んで食事をして世間話をするだけでは懇親会を行う意味がありません。セミナーだけでは伝わらない部分や、参加者の疑問点の解消の場となって初めて懇親会がセミナーのクロージング率アップの役割を果たす意義のあるものになります。

セミナー会場からの移動時間、参加者同士が会話をしやすい雰囲気作り、会場のレイアウトなど、懇親会でセミナーのクロージング率を上げるためには、いろいろな面で気を配る必要があります。そしてそのすべての条件を兼ね備えているのが貸し会議室です。これまで何度もセミナーを行ってきているものの、なかなかクロージング率が上がらずに悩んでいるのであれば、ぜひ、一度貸し会議室での懇親会をご検討されてみてはいかがでしょう?

セミナーのあとには必ず懇親会を開こう!-FUKURACIA
セミナーだけじゃ足りない!セミナーを補完する懇親会とは?-FUKURACIA

セミナーで貸し会議室を利用した事例