あえて「社外」で催す理由は?貸し会議室はメリットがいっぱい

投稿日:2019年7月1日
異業種交流会や、同業種の勉強会・講習会など、社外の人も交えた催しを行うときは、「貸し会議室」を利用するのがおすすめです。会の事前準備だけでなく、当日の手間も省けるので、会の運営に集中できます。

貸し会議室にはどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。

メリット1:便利な立地でスムーズな誘導

さまざまな人が集まる異業種交流会は、誰もが行きやすい立地に会場があるのが理想です。駅から遠く、誘導に手間のかかるような場所では、曲がり角ごとに余計な人員を配置することになりかねません。雨の日など悪天候のときは、なおさら負担が増えるでしょう。
貸し会議室は、ターミナル駅の近くなど分かりやすい場所にあることがほとんどです。初めての人でも迷うことなく会場に行けるので、参加者にとってはうれしいポイントになります。もちろん主催者側にとっても、誘導の手間が省けて便利です。

メリット2:受付はプロにお任せ

貸し会議室を使用するなら、オプションで受付の代行を検討してみましょう。受付は、手際の良さが求められます。参加者リストから名前を探して、ネームプレートや資料を渡すほか、もし会費の徴収もあるなら、お金を受け取るだけでなく、お釣りや領収証を渡すなどの対応も含まれます。この作業は不慣れだと時間がかかるので、気が付けば参加者が受付前で長蛇の列……なんてことになりかねません。社外の人が来るならなおのこと、そんな不手際は避けたいものです。
貸し会議室の受付は、毎日のようにこの業務を行っている、いわば受付のプロです。受付に来た人を手際よく案内し、待たせることなく会場へと誘います。

メリット3:ホテルライクなサービス

貸し会議室には、ホテルのようなサービスを用意しているところもあります。例えば、クロークサービス。カバンやその他の不要なものを預けるほか、冬場ならコートを預けるなど、参加者が会に集中できる環境を作ってくれます。
また、会議専門のコンシェルジュを配しているところもあります。会の準備に必要な情報を提供するだけでなく、会場レイアウトのアドバイス、備品の案内など、かゆいところに手が届くサービスを受けられるでしょう。

メリット4:会議専用だから充実の機材

資料映像を流すためのプロジェクターやスクリーン、司会者用のマイク、参加者が発言するときコードが邪魔にならないワイヤレスマイクやスピーカー。貸し会議室には、異業種交流会や、勉強会・講習会にあると便利な機材が充実しています。一般的な企業の会議室にはないような機材もそろっているので、上手に使いこなせば、いつもと違うプレゼンテーションを楽しめるでしょう。
常設のWi-Fiを使い、海外からの参加者とスカイプで交流したり、その様子を大型スクリーンに映し会場内に音声を流したりなども、貸し会議室なら簡単です。機材の設定がうまくいかない、つながらないなどのトラブル時も、慣れたスタッフがすぐに対応してくれます。

メリット5:片付け不要でラクラク解散

自社で会を行った場合、後片付けは主催者側ですることがほとんどでしょう。飲み残しのお茶を下げる、テーブルと椅子を既存の配置に戻す、会場内で出たごみを分別する、残った資料を処理するなど、大変手間がかかります。会の後、場所を変えての懇親会を実施するなら、特にこうした後処理は簡単に済ませるべきです。
貸し会議室なら、終会後の片付けは不要です。参加者と一緒に会場を出ることができるので、懇親会への誘導も手際よく進められるでしょう。懇親会での乾杯のあいさつに主催者が遅れるなど、間の悪い展開も避けられます。

社外開催のメリットを有効活用

貸し会議室には、社内の会議室では得られないメリットがあります。それらを有効に活用して、異業種交流会や、勉強会・講習会を成功に導いてください。受付や機材準備、片付けなどは会場側に任せて当日の運営に集中すれば、誰からもきっと「参加して良かった!」と言ってもらえる会になるでしょう。

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