長時間の会議でも眠気を誘わないために、適度な距離感を保った空間づくりが必要です。他人から見られているという軽い緊張感と、パーソナルスペースを意識した座席レイアウトを考えてみましょう。パーソナルスペースとは、プライベートな関係にある家族・親族・友人と違和感なく過ごせる距離感のことで、統計的に120cmがパーソナルスペースの境界線だといわれています。
ビジネスは、一般的に第三者同士の関わりであり、おたがいの距離が近すぎると居心地の悪さを感じてしまいます。会議や商談の場合、全員の顔が見わたしやすい対面式で、パーソナルスペースの境界線を保ちながら、テーブルや椅子の配置を行うのが最適です。

広い空間で多人数の会議を行う場合、混み合った座席配置だと、参加者の一部が発言者の視界に入らないこともあります。他者の視線が少なくなると飽きやすく、また会議とはいえ、長い時間、同じ姿勢で拘束されると、疲れて眠くなってしまう場合もあります。テーブルや椅子の配置を工夫しながら、緊張感のある空間づくりを意識してみましょう。

テーブルから立つとき、椅子を引いてさらに壁まで最低でも１人通れるくらいの空間（60cm位）がないと、圧迫感を感じてしまいます。着座したときに壁から60cm以上の余裕があることで、快適な状態をつくれます。例えば、10人用の会議室なら、40～60㎡が理想的といえます。
しかし、常に理想的な空間が用意できるとは限りません。どうしても狭い会議室を利用する場合は、壁が一面ガラス張りになっているような空間が望ましいでしょう。外が見えることにより、実際より広く開放的に感じられます。また、ほかに部屋の圧迫感を減らす方法として、スクリーンに背を向けないようにT字型にデスクを組んだり、ウィング型テーブルを利用したりして、不要な時間には収納するといった工夫も効果的です。
さらに、機動性を良くするために、丸椅子を使用したり、短時間であれば立ったままでセッションするのもよいでしょう。備品を選択できる場合は、後方が透けて見える透明なホワイトボードを利用することで、視界を広く保つことが可能です。
参加者全員が適度な緊張感を保ち、最適な距離感で会議を行うためには、空間をいかに効率良く使うかという工夫にかかっています。特に、狭い空間では、テーブルや椅子の配置と目の錯覚を利用した空間の演出も必要です。