会議に参加する人数によって、会議室の広さや環境は大きく異なります。質の良い会議にするためには、会議の内容に合わせてテーブルや椅子の配置を工夫し、空間づくりを意識してみましょう。

会議の座席レイアウトで快適な距離感とは?

長時間の会議でも眠気を誘わないために、適度な距離感を保った空間づくりが必要です。他人から見られているという軽い緊張感と、パーソナルスペースを意識した座席レイアウトを考えてみましょう。パーソナルスペースとは、プライベートな関係にある家族・親族・友人と違和感なく過ごせる距離感のことで、統計的に120cmがパーソナルスペースの境界線だといわれています。

ビジネスは、一般的に第三者同士の関わりであり、おたがいの距離が近すぎると居心地の悪さを感じてしまいます。会議や商談の場合、全員の顔が見わたしやすい対面式で、パーソナルスペースの境界線を保ちながら、テーブルや椅子の配置を行うのが最適です。

20人以上の多人数型会議の空間づくり

広い空間で多人数の会議を行う場合、混み合った座席配置だと、参加者の一部が発言者の視界に入らないこともあります。他者の視線が少なくなると飽きやすく、また会議とはいえ、長い時間、同じ姿勢で拘束されると、疲れて眠くなってしまう場合もあります。テーブルや椅子の配置を工夫しながら、緊張感のある空間づくりを意識してみましょう。

会議の目的に合ったテーブルの選択の仕方

会議には、「議論・商談型」と「プレゼンテーション型」があります。それぞれの目的に合った空間のつくり方をご紹介します。テーブルを二列以上で並べる場合は、立ったときのことを考えて、テーブルとテーブルの間を23m開けるように気をつけましょう。

・議論、商談型

議論・商談型の会議では、参加者全員が対面する位置関係が最適です。さらに、その位置関係が、パーソナルスペースの境界を侵さない距離にあり、隣同士の両ひじが当たらない広さが理想的です。ロの字型にレイアウトしたり、幅120cm以上の楕円形の長テーブル(船型テーブル)を使用したりするのが一般的です。

・プレゼンテーション型

プレゼンテーション型の会議は、正面のスクリーンやホワイトボードが見えるように、コの字型にレイアウトするか、ウィング型のテーブルを利用するのが一般的です。

ウィング型のテーブルとは、幅60~90cmの長テーブルを向かい合わせたような形で、鳥が広げていた翼を閉じるような形状から「ウィング(翼)型」と命名されています。

少人数向けの会議の空間づくり

テーブルから立つとき、椅子を引いてさらに壁まで最低でも1人通れるくらいの空間(60cm位)がないと、圧迫感を感じてしまいます。着座したときに壁から60cm以上の余裕があることで、快適な状態をつくれます。例えば、10人用の会議室なら、4060㎡が理想的といえます。

しかし、常に理想的な空間が用意できるとは限りません。どうしても狭い会議室を利用する場合は、壁が一面ガラス張りになっているような空間が望ましいでしょう。外が見えることにより、実際より広く開放的に感じられます。また、ほかに部屋の圧迫感を減らす方法として、スクリーンに背を向けないようにT字型にデスクを組んだり、ウィング型テーブルを利用したりして、不要な時間には収納するといった工夫も効果的です。

さらに、機動性を良くするために、丸椅子を使用したり、短時間であれば立ったままでセッションするのもよいでしょう。備品を選択できる場合は、後方が透けて見える透明なホワイトボードを利用することで、視界を広く保つことが可能です。

参加者全員が適度な緊張感を保ち、最適な距離感で会議を行うためには、空間をいかに効率良く使うかという工夫にかかっています。特に、狭い空間では、テーブルや椅子の配置と目の錯覚を利用した空間の演出も必要です。

『会場配置』にお勧めの会場はこちら