セミナーを開催するときには、必ず終了後に懇親会を開催しましょう。どのようなタイプのセミナーにおいても、懇親会がセミナーにマイナスの効果を与えることはあまりありません。懇親会を開いて、セミナーの開催意義を高めましょう。今回は懇親会のメリットと、開催において気をつけたい点をご紹介します。

セミナーのあとの懇親会は必須!

セミナーのあとの懇親会は必須!

フクラシア パーティー風景

一口にセミナーといっても、さまざまな種類がありますが、あらゆるタイプのセミナーにおいて、セミナー後の懇親会はとても有効です。例えば、商品セミナーであれば、メーカーや販売代理店と参加者が、セミナー中よりも気軽に商品について意見や質問を交わすことができます。メーカーの立場からすれば、ユーザーや代理店から商品やサービスに対する生の声を聞けますし、参加者側からすれば、大勢の前で緊張することなく疑問を解消することができます。このように、開催者と参加者の双方にメリットがあるのです。

また、セミナービジネスや啓発セミナー系においては、主催者と参加者が交流することで、セミナー内容のフォローができますし、フィードバックを得ることができます。主催者はセミナーを一方的な情報伝達に終わらせず、懇親会で積極的に参加者と交流し、今後のセミナーのクオリティアップに生かしましょう。

もちろん参加者同士が交流することの意味も大きく、ビジネスマッチングの観点でも非常に有意義な時間となるはずです。起業セミナーなどでは、人脈を構築したい参加者が多いため、セミナーよりも懇親会を目的に参加者が集まる場合も少なくありません。

懇親会はセミナーと同じ会場で

懇親会はセミナーと同じ会場で

フクラシア パーティー風景

場合によっては、セミナー後すぐに会場をあとにする参加者が出てしまうこともあるかも知れません。しかし、できる限りセミナー後の退場率は低くしたいものです。懇親会への参加率を上げるための最もシンプルな工夫は、懇親会の会場をセミナー会場から変えないことです。懇親会の場所をセミナー会場から変えると、参加者にとってみれば、時間や労力のロスが生じるだけでなく、心理的なハードルが高くなります。もちろん近隣のレストランやバーを懇親会会場にすれば、予約をするだけなので、一見準備が簡単なように感じられます。しかし、そういった手間の削減よりも、機会損失の大きさを考慮しましょう。ただし、会議室や会場によっては、飲食物の提供ができないところもあります。懇親会が開ける会議室を選びましょう!

ケータリングを活用して上手に段取り!

懇親会の準備で面倒に思えるのは、やはりフードやドリンクの手配です。まず、どのような形式で食事をサーブするのがよいか考えてみましょう。多くの参加者がカジュアルに交流できる機会である懇親会には、やはり立食形式が向いています。ビュッフェスタイルで、好きなタイミングで好きな量を楽しめるのがよいですね。

フードやドリンクの手配で活用したいのが、ケータリングサービスです。飲食物の準備は自社で行わず、プロにきちんと任せるようにしましょう! 用意すべき量の判断や衛生上の配慮など、プロに依頼するメリットは計り知れません。ケータリングを利用することで、セミナー全体の運営労力を軽減しつつ、懇親会のクオリティを高めることができます。会場によっては、会場側にケータリング手配を依頼できることもあるので、そういったサービスを活用するのもとても便利です。

セミナーというメインイベントと同時に準備をしなければならない懇親会。いくら重要だからといっても、あまり非効率な段取りをすると、せっかくのセミナー運営がおろそかになって本末転倒です。懇親会を開くときにはケータリングを活用して、上手な段取りでセミナーの効果を上げましょう!

参考:
セミナーで懇親会を開く際の注意点