研修の準備はどこからどう始める?開催までの手順

投稿日:2019年7月1日
研修の準備はプログラムの決定で終わりではなく、その他の事前準備が大変です。そこで、効率良く研修を準備する手順をご紹介しましょう。

研修の準備でやるべきこと!

まずは、事前準備で何をすべきかを整理してみましょう。

事前準備

A) 研修メニューの決定と予算の確認
B) 日程を決めて、研修会を社外で行うなら会場の予約、社内で行うなら社内会議室の使用予約
C) 研修内容によっては講師を依頼
D) 研修対象者への案内(部署ごとの対象者を責任者へ連絡)
E) 参加予定者の集計と出欠用のリスト作成(部署ごとの責任者に回答を求める)
F) マイクやホワイトボード、スクリーンとプロジェクタなど、使用機材や備品の手配
G) お弁当を用意するなら業者へ手配
H) 社内講師の場合、研修テキストの原稿作成と内容チェック

事前準備には進行会議が重要

事前準備をスムーズに行うために、「研修準備進行会議」を行い、研修会の詳細事項と役割分担を決定します。進行会議では、議事録、役割表、各々のスケジュールを作成し、スタッフ全員に配布しましょう。誰が何をするかを全員が把握することで、作業の役割と協力体制が整います。

また、出欠の回答や、各部署の責任者へ確認すべき連絡事項などは、締め切りを厳守してもらうことも大切です。さらに、研修会の前日までに、数回程度、中間報告を兼ねて会議を行い、全員で進行度をチェックし補足し合うことで、ミスのない準備を進めましょう。さらに、前日には必ず最終チェックを行ってください。

研修内容の決定(A)

研修でどんなプログラムを行うかに迷ったら、各事業部の責任者を対象に、理想的な人材育成のために必要な研修メニューの需要について、ヒアリングを行ったり、参加対象者に直接アンケートや意見書を提出したりしてもらうのもおすすめです。
会社側と社員側の両方の希望する人材育成のニーズを把握できるので、研修メニューが決めやすくなります。

予算と研修目的の再確認(A・B・C・G)

研修メニューが決定したら、専門家へ講演依頼を行うかどうか、社外にある貸し会議室利用の有無など、研修予算の枠に合わせて考慮する必要があります。
研修の時間帯や会場によっては、昼食が必要となります。
予算に合わせて一人あたりの金額を検討しましょう。

研修テキスト作成について(C・H)

社内の講師が研修を行う場合、前年のテキストを参考に、今年度のニーズに合わせて手直しすると簡単です。
外部講師に依頼する場合は、講師の指示に従ってテキストを準備します。

告知内容によって研修意欲が高まる(D・F・H)

研修告知は、基本的に社内用の回覧文書で行います。
日程の告知だけでなく、研修内容の目録を作り、回覧を部署ごとに行うことで、研修への意欲も高まります。
参加者の出欠については、各部署の責任者に取りまとめて報告してもらいましょう。

こうした回覧作業を、メールなどを利用した一斉配信に代替すると、回覧文書よりも早く確認でき、さらに、テキストを添付ファイルとして配布することも可能です。
各自印刷して持参するように指示を行えば、研修委員の手間も省けます。
ただし、オンライン配信の場合、役職によっては、当人ではなく、秘書室や部下を介した対応になるため、対象者によって告知方法を検討しましょう。

最終チェックの道のり(E・F)

当日までの準備のなかで、参加者の把握は最も大切です。各部署より回答があり次第、参加者のリストづくりも並行して行い、人数や研修メニューに応じて、必要な機材や備品を準備します。
もし予定した人数より多くの参加者が集まった場合、座席やテキストが不足することになり、混乱が起こります。参加人数の把握を含め、研修準備のミスは、参加者に迷惑がかかるので最大の注意が必要です。

こうしたミスが起こらないように、研修準備のスケジュール通りに進行されているか中間チェックがとても重要です。最終チェックは、必ず前日にもきちんと行いましょう。

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