会議にVIPを招くとなれば、心地よく参加していただけるよう、万全の準備をしてお迎えしたいところですよね。でも、はじめてVIPを迎える場合、何から準備をしてよいのか戸惑ってしまうことも……。会場までのアクセスへの配慮や、控室の準備、配布物や進行の確認など、VIPを招くにあたって押さえたいポイントをご紹介します。

まずは交通手段や到着時間の確認を!

まずは交通手段や到着時間の確認を!

まずは、VIPの会場までのアクセススケジュールを確認します。アクセスについては、遠方から招く場合、またはVIPが高齢である場合などには、特に配慮したいところです。事前に連絡を取り合い、会場までの交通手段と時間について確認をします。VIPの出発・到着駅(空港)や到着時刻については必ず把握が必要です。これらのスケジュール確認は、基本的に送迎を滞りなく進めるためではありますが、遠方のVIPが早朝に出発している場合などは、長距離移動による疲れへの心遣いにもつながるでしょう。なお、新幹線の駅や空港は送迎場所などが分かりにくいことがしばしば。分かりやすい送迎場所の指定をして、地図を渡しておくと親切です。

交通費や宿泊費、食費などの接待費用の負担についてはケースバイケースです。送迎車の手配や交通機関のチケット予約、宿泊先の予約など、会議運営側で手配を行う必要がある場合は、早め早めに済ませるようにしましょう。また、送迎車の手配が必要な場合、社用車での送迎には十分に注意が必要です。事故保険の確認は必須ですが、万が一のことを考えると、タクシーやハイヤーといったプロの旅客運転に慣れている業者への依頼がベターなことも多いでしょう。

当日の進行や会議内容の確認は早めに

当日の進行や会議内容の確認は早めに

先方を招くにあたって、会議内容をはじめ、招請の意図をきっちりと伝えることが大切です。会議の司会や進行について事前に連絡しておいたり、当日の配布物やレジュメを送付しておいたりすると、招かれる側も落ち着いて準備ができます。会議の進行や流れについては、VIPからの要望が入る場合もあるので、なるべく早めの連絡を心がけたいところです。

また、会議の規模にもよりますが、主要な参加者について伝えておくのも細やかな配慮になります。VIPを複数招く場合などには、それぞれのVIPに、誰が招請されているのか必ず連絡しておきます。どんな業界でもVIPたちはお互いのことを知っている場合が多いので、事前に連絡しておくことで人間関係に配慮することができます。

個室控室のある会場を!

会議当日に必要な控室については、さまざまな気遣いが必要です。会場によって対応できないこともありますが、できる限り個室の控室が用意された会場、会議室を選びましょう。例えば、講演を依頼しているケースを想定すると、講演前は静かな個室でリラックスして準備をしたいというVIPも少なくありません。なるべく落ち着ける時間とスペースを提供できるように個室控室の有無は要チェックです。

また、VIPが控室で食事をとる可能性もあります。この場合もやはり個室の重要性が際立つところです。会議時間が昼食や夕食の時間に近い場合などは、食事の手配が必要かどうか運営側から自発的に確認をしておきましょう。なお、食事を用意する場合は、アレルギーや好みについての確認をしておくとよいでしょう。飲み物は温かいものと冷たいものを両方用意しておくと、当日の天気やVIPの気分にあわせて臨機応変に対応できます。食事と同じく事前に好みを確認できるとよいですが、できない場合はミネラルウォーターやお茶など、なるべく好みを選ばないものを用意します。
VIPには、きちんと礼節ある対応をし、気持ちよく会議に参加していただけるように努めたいものです。経験がないと緊張してしまいますが、大切なポイントを押さえて、招待を成功に導きましょう!

参考:
講演会を円滑に進める準備や講師の交通手配等~講演会How To「開催準備」編|講演依頼.com