学会のような硬めのイベントの場合、運営にもいつも以上に気を配る必要があります。実施前の準備、実施中まではよかったものの、気が抜けてアフターフォローが不十分になってしまったら、元も子もありません。ここでは学会のアフターフォローについて、行うべきことを整理していきます。

集計報告:どんな人が来たのか?

集計報告:どんな人が来たのか?

まずは学会にどんな属性の人が参加してきたのか、その集計をきちんと行うようにしましょう。講演者の中には、このデータを元に、自身の講演内容が適切だったかどうかを振り返る人もいます。集計結果は間違いのないようにしましょう。

可能であれば学会開催時にアンケートを配布すると、より充実した集計報告ができます。大会参加前に期待していたことと参加した結果の満足度、今後の学会運営に期待することなど、生の声を集めることができると、次回からの学会運営に生かすことができます。アンケートをいつ回収するか、アンケートへの協力を促すアナウンスも大切です。司会や講演者と調整し、有益な情報が得られる体制を整えましょう。

終了報告:イベントが無事終わったのか?

イベントが無事に完了したことを示す、終了報告を行うようにしましょう。関係者には、その重要度合いに応じて手紙やメール、FAXなどを送付することに加えて、告知用のWebサイトにも無事終了したことを掲載することが重要です。また特に尽力してもらった人には、メールだけでなく正式なお礼状を用意する必要があります。一般的に、次の関係者には、正式な礼状を用意すべきだと言われています。

1 .特別に支援、協力をしてもらった個人(招待講演者を含む)、学会・企業・団体
2 .寄附者(個人、企業・団体)
3 .補助金、助成金を交付した団体
4 .協賛企業(広告、出展、共催セミナーなど)
5 .後援団体
6 .行政機関

終了報告を丁寧に行うことで、次回の学会運営時にも今回同様のサポートが得られる可能性が高くなります。くれぐれも丁寧に対応することが重要です。

決算報告:いくら何に使ったのか?

決算報告:いくら何に使ったのか?

自社内のセミナーであれば、決算報告はそれほどうるさく求められるものではないかも知れません。しかし、関係者が多くなる学会のようなイベントでは、正式な形での決算報告は欠かせません。金の切れ目が縁の切れ目というように、ずさんな決算報告では、支持者の心が離れてしまうことも起こりえます。収入・支出の両方において、漏れのないように集計しましょう。また必要であれば、会計監査もしかるべきところに依頼しましょう。

事後広報:イベントは成功したのか?

イベント後の事後広報も忘れずに行いましょう。学会の成果、意義を誰にでもわかるような形できちんと伝え、次回につなげる意識をもちましょう。また、学会中に写真をふんだんに撮影するようにしておくと、その場の雰囲気がしっかり伝わる内容にすることができます。

学会のアフターフォローは通常のイベントとは一味違いますが、そのコツをつかめば決して難しいものではありません。上記を参考に「アフターフォローでやることリスト」を作り上げ、抜け漏れのないように対応したいですね。

参考文献:
「国際会議開催マニュアル」(PDF)|日本政府観光局(JNTO)