どんなにすばらしい内容の企画を設計し、最高の登壇者を招き、満員御礼でお客様を呼び込んだとしても、会場のセッティングが十分でなければイベントは間違いなく失敗に終わるでしょう。セミナー会場を万全の状態にしておくのは、セミナーの成否を決める重要な要素のひとつですが、世の中のイベント運営者たちはどれくらい会場の「下見」をしているのでしょうか。また、下見をする場合は、どのような項目をチェックするべきなのでしょうか。

アンケートでは下見派が圧倒的多数!

アンケートでは下見派が圧倒的多数!

マックスパートがお客様100人に対して実施したアンケートでは、69%の方が下見をするとの回答結果が得られました。そのなかで最も共感が得られるであろう理由はやはり「当日朝に行って、はじめて(不備に)気づくのは手遅れだから」。イベントを万全にしたいという思いがあるのでしょう。また会場の状態をチェックするということ以外の目的として、「案内を出す際や、道順の問い合わせに備える意味合い」で下見をするとの声もありました。インターネット上で地図情報は簡単に調べられるようになりましたが、「この曲がり角は分かりづらい」「建物に入ってから迷いやすい」など、行ってみてはじめて気づくこともたくさんあるでしょう。その際の対応も完璧にしたい、というイベント企画者の熱意が伝わってくる回答内容です。

下見をする際のチェックポイント

下見をする際のチェックポイント

下見をしたほうがイベントの成功確率が高まるとはいえ、チェック漏れがあっては元も子もありません。どんな点に注意をして下見に臨めばよいでしょうか。

道順は分かりやすいか。駅からの道だけでなく、建物内に入ってからの案内も十分にあるかどうか。

建物内はバリアフリー対応しているか。また喫煙所、トイレは便利な場所に設置されているか。

会場の設備は十分にあるか。特にプロジェクターを使う場合は、実際にプロジェクターを試用し、後ろの席か

らでも見えやすいようなスクリーンの大きさになっているか、また会場の明るさを調節できるかをチェックする。

会場の雰囲気はイベントの目的に合っているか。また周りの環境も合わせてチェックする。

その他マイク、スピーカー、Wi-Fiなどに実際に接続する機器を持ち込み、きちんと使用できるかを確認する。

イベント運営会社の対応はしっかり行われているか。

控室が必要な場合、便利な場所に設置できるか。

下見をせずともイベントを成功させる究極の方法

下見をすることでイベントの成功率を上げることができるとはいえ、やはり下見そのものは手間がかかるもの。しなくても良いものならば、できるだけ避けたいというのがイベント設営者の本音かも知れません。アンケートでは下見をしない派は31%でしたが、その回答から判明した、下見をしなくても大丈夫と言い切れる”究極の方法”は「毎回同じ施設を使う」ことでした。確かにいつも同じ会場を使っていれば、その都度の下見は不要でしょう。このような「下見不要の絶対安心できる会議室」リストを作ることも、イベント成功につながるひとつのカギかも知れませんね。