ホスピタリティがどういうものなのかがわかっていなければ、相手にそれを感じてもらうことはできません。まずは、ホスピタリティの意味を正確に理解するようにしましょう。ホスピタリティとは、「おもてなし」のことです。ホテルや飲食店でのもてなしに対しては、「サービス」という言葉が使われることもありますが、これらは元になった言葉がまったく異なります。
サービスとホスピタリティの語源奴隷のように命じられてサービスをするのではなく、「相手に喜んでもらいたい」という、主体的なおもてなしの姿勢があってこそ、「ホスピタリティ」といえるのです。

会場選びでもこのホスピタリティの心は忘れてはいけません。駅から遠く離れた会場まで来ることを強いられたり、交通の便の悪いところに呼びつけられたりするのは不愉快なことです。
来場者に不便な思いをさせないためには、駅から近く、雨の日でも濡れずに移動できる会場を選ぶことが大切です。また、なるべく電車等のアクセスの良い場所を会場に選ぶよう心掛けましょう。飛行機を使う人が多いのであれば、空港からのアクセスについても考慮する必要があります。宿泊を伴う研修の場合は、宿泊場所の手配も重要なポイントとなります。会場からアクセスの良い場所にある、ホスピタリティの行き届いた宿泊施設を手配しましょう。
遠方からやってくる来場者にとって、宿泊場所でリラックスできるかどうかは重大な問題です。極端な話、ホテルの確保ができないようなことになれば、会合に参加すること自体ができなくなってしまうでしょう。
集まりの時間や会場そのものだけでなく、周辺環境にも気を配り、会期中の参加者が不便なく過ごせるかどうか考慮することが大切です。

会場内の設備に関しては、事前に講義内容や来場者のニーズと照らし合わせて確認しておく必要があります。
会議室の広さ
広すぎてもスカスカになってしまいますが、小さすぎては来場者が窮屈な思いをしますし、入りきらないということがあってもいけません。多少人数に増減があっても対応できるように、余裕を持った会場選びをするようにしましょう。
会場内設備
コピー機やインターネット回線、ホワイトボード、スクリーンなど、どのような設備が必要になるかを確認し、それらが用意できる会場を選ぶようにしてください。

また、設備自体が用意されていても、スムーズに利用できないようでは意味がありません。必要な時に必要なものがすぐに使える状況を作っておくことが大切です。
講義中に、設備に問題が出て進行がストップしてしまったり、必要なものを準備するための時間がかかりすぎたりすることは、来場者のいらだちを招きます。無駄な時間を省くためにも、事前確認を怠らないようにしましょう。

コーヒーを始めとする飲料サービスはもちろん、ランチのメニューにもこだわって選びましょう。おいしい食事をともにすることで仲間意識が高まれば、場がなごんで発言がしやすくなります。
また、会場の外にリラックスできる休憩所を設ける、気持ちよく使える化粧室を用意するといったことも大切です。適度にリフレッシュできる空間や時間を作ることで、より充実した時間を過ごすことができるのです。