オンライン入社式のメリットとは?開催する際に準備することとは

新入社員にとって、入社式というのは「自分がその会社の一員になった」と自覚するための大切な儀式です。入社式で先輩社員や同期入社と顔を合わせることで、会社への帰属意識をより高めることができます。企業側にもメリットがあるものですので、入社式は可能な限り実施したほうがいいと言えます。

しかし、新型コロナウィルスの感染拡大により、一か所に大人数を集めて行う行事の実施が難しくなっています。「来年は入社式を行うのは難しいかもしれないな」と諦めかけている企業様も多いかもしれません。

そのような企業様には、オンライン入社式の実施をおすすめします。オンラインで行うことで、安心安全に入社式を開催することが可能です。

ここでは、オンライン入社式のメリットや、開催までに必要な準備にはどのようなものがあるかについてご紹介します。

オンライン入社式とは

オンライン入社式というのは、その名の通り、「ネット回線と映像通話アプリなどを用いて、遠隔で行う入社式」のことです。

入社式は、新入社員や在籍社員を集めて行う「顔合わせ」の場になります。また、企業理念の浸透や新入社員の帰属意識を高めるなども入社式の目的です。

 

新型コロナウィルスの感染拡大により、一か所に大人数が集まり「顔を合わせる」ということが難しくなりました。そのような社会情勢の中でも入社式を安心して実施するために生まれたのが、オンライン入社式です。

オンライン入社式を行うメリット

入社式をオンラインで行うことには、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのでしょうか。いくつか見ていきましょう。

密を避けることができる

オンラインで入社式を行うことで、密を避けることができます。オンライン入社式では、参加者は全員それぞれがパソコンやタブレットなどの端末を用意し、その画面を通じて式に参加することになります。参加者が何人いようと、一か所に人が密集するという事態を避けることができるのです。

参加者は、自宅から参加できますで、移動中の市中感染を避けられるなど、より安心して式に参加できるようになるでしょう。

新入社員を安心させることができる

新入社員の多くが一人暮らしをしているものです。学校を卒業し社会という大きな海に一人旅立つというのは、人によっては大きな孤独を感じるものでしょう。自分がどこかの組織に所属していると感じること(帰属意識を持てること)は、そんな彼らの孤独を解消するための一助にもなりえます。

もちろん、実際に顔と顔を合わせて行う入社式のほうが、より新入社員の孤独を解消できるかもしれません。しかし、たとえオンラインであっても、人とのつながりを感じることはできます。これから一緒に働く仲間の顔や声を聞くことで、新入社員は「入社した」という自覚を持てるようになり、社会で生きていくための心構えを持てるようになるのです。

スピーチなどを原稿を見ながら行える

入社式では、会社の社長や役員などがスピーチを行うものです。通常の入社式であっても、用意した原稿を読みながらスピーチを行うことはできます。しかし、通常の入社式の場合、原稿を読んでいる姿(手に原稿を持っている姿)を、新入社員全員に見られてしまいます。

原稿を読みながら行うスピーチが悪いと言い切ることはできませんが、明らかに文字を目で追いながら喋っていると、聞いている側はどこか白けてしまうものです。映画の出演者が台本を見ながら演技していても、ストーリーは伝わりますが、映画の感動は決して伝わりません。それと同じで、明らかに原稿を目で追っているだけのスピーチでは、言いたいことを伝えられても、聞いている人間の心を動かすことはできないのです。

とはいえ、よっぽど場慣れした人でなければ原稿を読まずにスピーチを行うのは難しいでしょう。オンライン入社式であれば、原稿をカメラの外に置くことができます。当然、新入社員の目には原稿の存在は見えません。原稿を見たいときは、ときおり視線をそちらに向けるだけで済みますので、まるで原稿を持たずにスピーチを行っているように見せることができます。

聞いている人の心に響くスピーチを実現することができるでしょう。

オンライン入社式を行う際の注意点

オンライン入社式には、事前にしっかり押さえておきたい注意点というものがいくつかあります。

新入社員のリアクションが分かりづらい

スピーチを行っているときなど、通常の入社式であれば、新入社員がどのようなリアクションを取っているのか、空気を肌で感じることができます。しかし、オンライン入社式の場合はそれぞれが別の場所にいるので、空気感を確認することができません。Zoomなどのビデオチャットアプリは基本的に、自分が喋っている間は、ほかの人のマイクは音を拾わなくなっているので、仮にスピーチで笑いを狙った部分があったとしても笑い声が聞こえてこないということもあります。

定期的に間を挟み、画面の向こうで新入社員がどのような反応をしているのか確認しながら進行していくようにしましょう。

新入社員同士の交流が少なくなる

オンライン入社式の場合、参加者は別々の場所から参加することになります。そのため、通常の入社式であるような、顔と顔を合わせて雑談をするといった交流がしづらいです。

オンライン入社式を行う場合は、通常の入社式ほど社員同士の交流ができていないことを念頭に置き、オンライン懇親会などを開催するなどして、社員同士が交流できる場をより多く設けるようにしてあげましょう。

オンライン入社式を開催するために必要な準備

オンライン入社式を行う際には、事前に準備しなくてはいけないことがあります。

会社のネット環境を整備する

オンライン入社式ではインターネット回線が必要になります。新入社員が多い場合は、多く方が回線に入ることになりますので、それに耐えられるようなネット環境を整備しなくてはいけません。事前にテストを行うなどして、スムーズに式を進行できるかチェックするようにしておきましょう。

新入社員のネット環境を確認する

オンライン入社式を開催する場合は参加者もネット環境が整っていなくてはいけません。当日になって「ネットがないので参加できません」と言われることがないよう、事前に「ネット環境はあるか」「ビデオ通話アプリを使ったことはあるか」など、確認しておくようにしましょう。

PCやタブレットを送付する

通常であれば入社後に支給するPCやタブレットも、オンライン入社式を行うのであれば以前に送付するようにします。送付する前に、式に参加するために必要なアプリなどをセットアップしておくことで、ITに詳しくない新入社員であってもスムーズに入社式に参加できるようになるでしょう。

まとめ

 

オンライン入社式を行うメリットや注意点などについてご紹介しました。ここで紹介したことを参考にして、オンライン入社式を開催してください。

 

オンライン入社式を行うためのネット環境や、空間を社内で準備できないという場合には、設備が整ったレンタルオフィスの利用をおすすめします。FUKURACIAであれば、プロのスタッフのサポートを受けながら、余裕を持って準備を行うことが可能です。また、大小さまざまな会議室をレンタルオフィスとして利用できるため、参加者の人数によっては通常の入社式を行うことも可能です。ウィルス感染対策もしっかり行っており、安全快適な入社式を行うことができます。

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