展示会の案内状には、会場へ足を運んでもらうための情報をもれなく記載するのが必須です。
日時、開催場所といった基本的な情報は、大きな文字で分かりやすくしておきましょう。展示会の開催場所は、会場の名称だけでなく、住所や電話番号も記載します。
さらに、簡単な地図も添えて、公共交通機関の利用案内、最寄り駅からの移動にかかる時間なども加えると、会場への誘導が簡単になります。

案内状は早く出せば良い、というものではありません。早すぎる案内は、かえって予定が立てにくいことも。とはいえ、直前に送るのも失礼にあたります。少しのゆとりをもってスケジュールを調整いただける時期に送りましょう。
理想のタイミングは、開催日の2～3週間前頃。1カ月を切るぐらいで相手の手元に届くようにすると良いでしょう。
到着するタイミングが月をまたぐ場合は、開催月の初旬より、前月末のうちに到着するような段取りを。月末の方が、スケジュールの見直しをしやすいかもしれません。

来場率を高めるには、相手に伝わりやすく興味を持ってもらえる内容を入れ込みたいもの。しかし、自社との関係性によって、アプローチすべき文面が異なります。より相手に興味を持ってもらえるように、プロフィール別の案内状を用意しましょう。

案内状は、相手への興味と関心を引く大切なツール。担当者の工夫次第で案内状は有効な広告媒体になるのです。しっかりとした戦略を持って作成すれば、来場者の増加が期待できます。
最近、展示会の来場者率が落ちている、マンネリ化してきている、と感じたら、案内状の内容を再考してみてはいかがでしょうか。