展示会の開催が決まったら、案内状を作成して、周知しましょう。日時や場所を伝えることはもちろん、案内状の内容次第で来場者の増加にもつながります。
来場者を増やす展示会の案内状とはどんなものでしょうか? 書き方、出し方などのコツをお伝えします。

案内状に入れるべき情報

展示会の案内状には、会場へ足を運んでもらうための情報をもれなく記載するのが必須です。日時、開催場所といった基本的な情報は、大きな文字で分かりやすくしておきましょう。
展示会の開催場所は、会場の名称だけでなく、住所や電話番号も記載します。さらに、簡単な地図も添えて、公共交通機関の利用案内、最寄り駅からの移動にかかる時間なども加えると、会場への誘導が簡単になります。

書き方のコツ

必要事項を連ねるだけのビジネスライクな文章より、展示会の趣旨や参加することによるメリットなどを簡単に添えましょう。
また、忙しい時間を割いて来ていただくのだということを念頭に、謙虚な文面にすることもポイントです。「いつもありがとうございます」「時間を作っていただければ幸いです」といったような、感謝の気持ちを伝えるような文章の作成を意識してみてください。

案内状は出すタイミングも重要

案内状は早く出せば良い、というものではありません。早すぎる案内は、かえって予定が立てにくいことも。とはいえ、直前に送るのも失礼にあたります。少しのゆとりをもってスケジュールを調整いただける時期に送りましょう。理想のタイミングは、開催日の2~3週間前頃。1カ月を切るぐらいで相手の手元に届くようにすると良いでしょう。到着するタイミングが月をまたぐ場合は、開催月の初旬より、前月末のうちに到着するような段取りを。月末の方が、スケジュールの見直しをしやすいかもしれません。

メールで出す案内状のコツ

近年では、メールで案内状を出すところも増えているようです。メールは郵送にかかる手間を省き、相手から早いレスポンスを受けられるという特徴があります。メールの転送機能を利用すれば、他の方へさらなる周知をお願いでき、口コミ効果も期待できます。メール冒頭に個人宛のあいさつ文を入力し、後半にまとめて日時や会場、展示物の内容といった詳細を記載するようにします。後半部分は、共通の内容として利用できるため転送しやすい文面となります。誘導しやすい案内メールを作成し、さらに周知を広げる工夫を加えましょう。

興味を持ってもらえる案内状の作り方

来場率を高めるには、相手に伝わりやすく興味を持ってもらえる内容を入れ込みたいもの。しかし、自社との関係性によって、アプローチすべき文面が異なります。より相手に興味を持ってもらえるように、プロフィール別の案内状を用意しましょう。

プロフィール別案内状のコツ

展示会を案内する対象には、得意先だけでなく見込み客も含まれます。それぞれへの訴求ポイントは異なるため、文面を変えて用意してみましょう。
得意先なら、日ごろからの感謝の言葉を添え、会場には担当者が待機していることも併せて記載します。作成した案内状は、直接手渡しすることで、相手への敬意を表せます。
見込み客なら、展示会におけるアピールポイントもしっかり書き込んでおきましょう。事前の問い合わせを受け付けられるよう、受付窓口となる連絡先をはっきり明記しておくことも大切です。

案内状を有効に活用しよう

案内状は、相手への興味と関心を引く大切なツール。担当者の工夫次第で案内状は有効な広告媒体になるのです。しっかりとした戦略を持って作成すれば、来場者の増加が期待できます。最近、展示会の来場者率が落ちている、マンネリ化してきている、と感じたら、案内状の内容を再考してみてはいかがでしょうか。

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