会社説明会の開催にあたっては、エントリーした人数を前もって把握しながら、会場セッティングを行うのが一般的です。資料の部数や会場の広さなど、事前準備には参加人数による判断を伴う場合もよくあります。用意したのに、急なキャンセルが出て困った……ということもあるでしょう。
キャンセルの連絡を受けるのは残念ですが、その対応次第で、会社への好感度を高め、次につなげることも可能です。理想的なキャンセル対応とはどんなものでしょうか?

好感度の高いキャンセルの受け方

会社説明会は時期が重なることも多く、ほかの企業とバッティングすることもよくあります。エントリーしたものの、後になって別の企業を優先したいと考えてしまう学生も少なくないでしょう。キャンセルの連絡は担当者にとっては歓迎しがたいことですが、キャンセルの受け方ひとつで、企業の姿勢が問われることもあるため、慎重な対応が必要です。

次回につなげるコミュニケーション

エントリーの方法にもよりますが、キャンセルの場合、電話かメールでの連絡となります。電話でキャンセル連絡を行う学生は、積極的に相手と接することのできる貴重な人材と捉えることもできます。責めるような口調は避け、事務的な印象を与えないよう丁寧に対応しましょう。メールは、直接的なコミュニケーションができないため、相手の状況がわかりにくい面があります。メールであっても、必ず返事を出し、連絡に対するお礼を記載します。電話でもメールでも、ほかの日時で会社説明会の開催があるようなら忘れずに案内しましょう。

当日キャンセルへの対応

体調不良、交通事情など、本人にはどうすることもできない理由から、当日になって不参加を決める学生もいます。急なキャンセルだからといって、相手へ悪印象をもってしまうのは考えものです。ギリギリであっても連絡してきた学生へは誠意をくんで、希望に応じて資料送付の対応を行いましょう。

キャンセルが出たらすべきこと

説明会の参加人数は、エントリーとキャンセルの連続で、日々変動が起こります。状況を常に正確に把握しながら、当日に向けての準備を行わなければいけません。

キャンセル待ちへの対応

近年、就活情報サイトを活用した採用活動をする企業も増えています。サイトに登録することで、説明会の申し込みやキャンセルが簡単にできるようになり、学生にとっても企業にとっても便利な仕組みです。登録も簡単にできる反面、気軽にキャンセルできてしまうのも悩みの種。毎日確認して、常に全体人数を把握しながら、キャンセル待ちの学生への対応をしましょう。
また、学生の反応が良く、エントリー開始後すぐに席が埋まってしまうようなら、早目に追加説明会の開催を検討しましょう。追加日程であっても、同業他社の説明会開催日時とバッティングしないよう、チェックもお忘れなく。

会場レイアウトの変更

説明会用に大きな会場を用意したものの、キャンセルによって空席が多くなってしまうと印象が悪いもの。レイアウトを見直して、ゆったりと座れるようにイスを配置してみましょう。パーテーションを利用して、空間を区切ってしまうのもおすすめです。

柔軟な対応でスムーズな説明会を

キャンセルが出ると、参加者名簿を変更したり資料の数を減らしたりといった面倒な作業も発生し、何となく「負」の印象をもってしまいがちです。しかし、説明会のキャンセルを上手にコントロールし、柔軟な対応ができれば、会社のイメージアップにつながります。前向きにとらえて、当日までの準備を無理なく進めましょう。

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