エントリーの方法にもよりますが、キャンセルの場合、電話かメールでの連絡となります。電話でキャンセル連絡を行う学生は、積極的に相手と接することのできる貴重な人材と捉えることもできます。
責めるような口調は避け、事務的な印象を与えないよう丁寧に対応しましょう。メールは、直接的なコミュニケーションができないため、相手の状況がわかりにくい面があります。
メールであっても、必ず返事を出し、連絡に対するお礼を記載します。
電話でもメールでも、ほかの日時で会社説明会の開催があるようなら忘れずに案内しましょう。

体調不良、交通事情など、本人にはどうすることもできない理由から、当日になって不参加を決める学生もいます。
急なキャンセルだからといって、相手へ悪印象をもってしまうのは考えものです。ギリギリであっても連絡してきた学生へは誠意をくんで、希望に応じて資料送付の対応を行いましょう。

近年、就活情報サイトを活用した採用活動をする企業も増えています。サイトに登録することで、説明会の申し込みやキャンセルが簡単にできるようになり、学生にとっても企業にとっても便利な仕組みです。登録も簡単にできる反面、気軽にキャンセルできてしまうのも悩みの種。毎日確認して、常に全体人数を把握しながら、キャンセル待ちの学生への対応をしましょう。
また、学生の反応が良く、エントリー開始後すぐに席が埋まってしまうようなら、早目に追加説明会の開催を検討しましょう。追加日程であっても、同業他社の説明会開催日時とバッティングしないよう、チェックもお忘れなく。

説明会用に大きな会場を用意したものの、キャンセルによって空席が多くなってしまうと印象が悪いもの。レイアウトを見直して、ゆったりと座れるようにイスを配置してみましょう。パーテーションを利用して、空間を区切ってしまうのもおすすめです。