オンラインで学会・シンポジウムは成功できる?

学会・シンポジウムとは主に「討論会」「研究発表会」のことを指します。
一つのテーマについて複数の有識者で講演やディスカッションを行うことが目的であり、
オンラインで開催するには慎重な方もいらっしゃるかもしれません。
当社ではオンライン学会・シンポジウムの運営経験も豊富にありますので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。

おすすめのプラン

出張型
オフィスやご希望会場(ホールやホテル宴会場など)から配信
  • スタンダードプラン

    配信オペレーター(2名)がお客様の配信拠点に伺います。
    配信機材一式ご用意しますので、特別なご準備なくオンライン配信を行っていただけるプランです。

    料金:242,000円~(5時間)

  • 安心プラン

    配信オペレーター(2名)がお客様の配信拠点に伺います。
    PC・カメラが2台含まれている他、現地調査や事前接続テストが含まれた ”絶対に失敗できない催事” におすすめのプランです。

    料金:352,000円~(5時間)

FUKURACIA利用型
配信会場FUKURACIAから配信
  • スタンダードプラン

    当社運営会場『FUKURACIA』をご利用いただくプランです。機材に加えNET環境も完備しており安心のサポート体制です。一通りの配信イベントに対応可能。

    料金:104,500円~(3時間)+会場費

学会・シンポジウムをオンラインで行うメリット・デメリット

メリット

  • メリット画像

    事務局側としては、ウェビナーは会場型に比べてコストメリットが非常に大きいケースが多いです。
    会場型の場合はどうしても”会場費”という大きなコストがかかりますが、オンラインの場合は、少ない会場費で済むケースがほとんどです。また参加上限人数が開放しやすく、地域を選ばずに集客ができますので、結果的により少ないコストで多くの視聴者に参加してもらうことが可能です。

デメリット

  • デメリット画像

    事務局側のデメリット

    学会・シンポジウムの場合は数百人規模の参加になるケースが多く、運営業務が複雑になります。 オンラインに慣れていないと、想定外のトラブルに見舞われるなどの可能性も大いにあるでしょう。 また、特にシンポジウムでは "ディスカッション” が目的になるため、 発言者のスイッチングや進行管理をきちんと行わないと、会の目的・内容が伝わりにくくなってしまうでしょう。

学会・シンポジウム おすすめの運営方法

  • Zoom ウェビナー

    Zoomウェビナーは参加者を ホスト(共同ホスト)/パネリスト/参加者 の3つに分けることができ、それぞれ可能な機能が異なります。
    ・ホスト(共同ホスト)…管理のための権限全般
    ・パネリスト…発言、画面共有などが可能
    ・参加者…基本的には閲覧およびチャット送信のみ
    Zoomミーティングに比べ参加者の行動を制限できるため、参加者の想定外の行動による事故を未然に最小限にすることが可能です。

    こんな場合におすすめ
    • なるべく簡単な形で行いたい
  • Zoomミーティング
    ↔YouTube連携

    Zoomミーティングで行っている講演やディスカッションの様子をYouTubeに連携し配信する方法です。 運営事務局、パネリスト、質疑応答に参加する視聴者のみZoomミーティングに入室してもらい、会の様子をYouTubeに連携して配信します。 一般視聴者はZoomミーティングに触れることがないため、会そのものはクローズドな開催となります。 YouTubeは、誰でも手軽に視聴できるというメリットがあります。限定公開だとURL告知をした人のみの視聴ですが、一般公開にして広く多くの人に視聴してもらえる設定とすることも可能です。

    こんな場合におすすめ
    • 広く多くの人に視聴してほしい
    • 一般視聴者にはなるべく『見るだけ』にしてほしい
  • Webex Events

    運営方法自体はZoomウェビナーと大きく違いませんが、参加者側のマルチデバイス対応、有料セミナーの場合の決済機能を利用できるなど、周辺機能が充実しています。 Ciscoシステムズ社の開発という国際的な認知度・信頼度もあり、インターナショナルな学会・シンポジウムにおすすめのツールです。

    こんな場合におすすめ
    • 国内外から参加者・登壇者を募る
    • 参加費が有料であり、集客と支払いを一括したい
  • J-Stream Equipmedia

    国内最大級の動画配信プラットフォームですが、ライブ配信にも対応しています。他のツールと比べて汎用性が多少下がる、導入コストがランニングでかかるなどのデメリットもありますが、それを上回るメリットも多数あります。
    ・IPアドレス制限によるアクセス制限
    ・視聴解析
    ・配信帯域の切り替え
    元々が独自開発された国産の動画配信プラットフォームなので、アーカイブ配信なども簡単に設定が可能です。

    こんな場合におすすめ
    • 定期的に格式のある学会・シンポジウムを主催する
    • アーカイブ配信等、録画動画の配信にも力を入れる
  • V-cube Event In

    株式会社ブイキューブが2020年にリリースした、オンラインイベント用の新しいプラットフォームです。 オンライン上で展示会を行うことをイメージして作られたツールなので、参加者が全体会場・個別ブース・ロビースペースなどを自由に行き来することができます。 英語表示に対応しており、国際学会やシンポジウムにも対応が可能です。

    こんな場合におすすめ
    • 何セッションも同時進行する大型イベントである
    • 国際大会である、参加者や登壇者を国内外から募る

自社運営のリスク

開催の規模や社内リソースの情報によっては、事務局のみでの運営を考えるケースもあるのではないでしょうか。
考えられる自社運営のリスクについては、以下のようなものがあります。

・事務局がオンライン配信の業務に手を取られ、コア業務に集中できない
・当日の急なトラブルに対応できない
・複雑な会が運営できず、簡易的な形の運営にせざるを得ない

委託先はどうやって選ぶ?

では、委託先はどうやって選べばいいのでしょうか?
運営代行の業者を選ぶ際にチェックする内容としては、以下があげられます。

料金  対応ツール  配信実績 
サポート対応  業務の対応可能範囲

仕様書の書き方

学会・シンポジウムを業者に委託する場合、仕様書は必要なのでしょうか?
オンライン学会・シンポジウムの運営委託は内容が幅広く、範囲によって料金が大きく変わるため、
仕様書を作成し委託業務を明確に提示することでより正確な見積り算出が可能になります。
▽仕様書の書き方
http://sittoko-zaimu.com/category7/

上記に加え、イベントの詳細として以下の内容を含めると良いでしょう。

✓開催日時
✓開催場所
✓参加人数(オンライン/会場参加)
✓タイムスケジュール
✓使用予定の配信ツール
✓当日前後の業務委託範囲(開催前の告知案内、終了後のアンケート送付など)
✓提出物
✓その他案件詳細(内容、開催主旨など)

オンラインイベント
お役立ち情報

配信会場FUKURACIA
詳細はこちら

ご相談・ご提案は無料

03-6262-1091(東京)
06-6614-8700(大阪)

受付時間:9:00~19:00 (平日)