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式典のあと懇親会がスムーズに開催できるか

役員や上司・同僚との懇談会は、内定者や新入社員にとって、いろいろな人と話して入社後のイメージをつかむきっかけになります。一般的に式典の途中に昼食会が開かれたり、式典のあとに懇親会が開かれたりしますが、人数が多いと、全員がレストランに移動するのは相当な時間がかかるでしょう。限られた時間を有効に使い、スムーズに式典を進めるために、同一施設内か同一会場で食事会や懇談会が開催できると便利です。ケータリングサービスを利用すれば、式典会場から移動時間ゼロで食事会や懇談会を開くことができます。また、同じ時期に内定式や入社式が集中してレストランの予約が取れないという心配もなくなります。

開催日が集中するため、早めの予約を

多くの企業が同じ日に内定式や入社式を開くため、人気の高い会場は早い時期から押さえられています。担当者は役員のスケジュール確認や参加人数の確定を進めながら、おおよその参加人数がわかり次第、予約を入れましょう。とくに、内定者や新入社員の人数は毎年変わることも多く、例年通りの会場では対応できないという事態も考えられるため、早めに会場探しを始めることをおすすめします。また、食事会や懇談会も開く予定ならば、会場の予約とあわせて食事の予約もしておきましょう。式典の担当者は会場選び以外にも、行うべき作業がたくさんあります。会場の予約をした際にその施設のコンシェルジュに相談して、式典の企画や会場設営などはアウトソーシングを利用してみるのもひとつです。