事例紹介
当日レポート リアル＋オンラインの
ハイブリット学術講演会

大規模なイベントを
滞りなく進行できるかが大きな課題

今回のハイブリット講演会を行うにあたり、どのような課題や問題点がありましたか？

一番は規模の大きさでした。今回のイベントでは4日間のうち登壇される先生だけでも延べ3000人、40ある講演会場それぞれで異なるテーマの講演が行われ、しかも15分刻みで発表者が入れ替わるため、全ての会場の音声と講演内容をオンラインでも確実に届けるられるか、各会場での何か起きた際を含めた連携体制が大きな課題でした。それに加え各会場の座長様・学生スタッフ・弊社と役割分掌がしっかりされている中で、会の成功のために当社がどのように関わっていくのかが一番のポイントでした。

40人のテクニカルスタッフ全員で
マインドセット

課題解決の為に具体的にどのような取組みをされましたか？

まず今回開催場所が大学という事もあり、オンラインに対応する機材が置かれている部屋やそうでない部屋があったりと、部屋ごとに環境がバラバラだったので、入念に下見を行い必要な機材のチェックを行いました。なにしろ40会場あるので、下見だけでもかなりの時間がかかりますし、機材を用意するだけで相当な物量になるので、設備面の把握と、当日の動きを想定した運用方法を整えるだけでもかなりのパワーを要しました。
また先方が最も重要視していた運営面に関するサポートですが、各会場には講演者以外に、司会進行を担う座長、運営含め座長の進行のサポートを行う学生スタッフ、そして機材や配信面のオペレートをする当社のテクニカルスタッフが1名という布陣なのですが、当社スタッフは単にテクニカル面だけを担うのではなく、会がスムーズに進行されるよう学生スタッフに指示を出したり座長や講演者のサポートを行うなどディレクター的な役割を果たし、会全体をリードするという体制を取りました。
そのために、40名のテクニカルスタッフには設営と下見を兼ねて前日から来てもらい、座長向け・学生スタッフ向けのものも含めた全ての進行マニュアルを全員で1時間以上かけて読み込み、疑問点や不明点を全て洗い出しトラブルシューティングを共有するなど、当日自分たちが何をしてどういう立ち位置で仕事に臨むのかのマインドセットを行いました。

また、今回会場が大学内の4つの棟に振り分けられていたので、トラブルが起きた際速やかに対処ができるよう、各棟に1人指示役であるディレクターを配置しました。そして私がイベント全体を取り仕切る統括ディレクターとして、各棟のディレクターで判断が付かない事やもしもの時の最終判断を担うなど、指揮系統を出来るだけわかりやすく明確にしました。

リアルの熱量を
オンラインにもしっかり伝えることが
ハイブリット型配信の難しさ

講演会当日はトラブルなどありませんでしたか？

会場設備がオーバーヒートするなどのトラブルはありましたが、迅速に対応できましたので特に大きな混乱もなく円滑に会を進めることが出来ました。

しかし、当日各会場の座長の先生と打ち合わせし柔軟に対応することも多々あり、これだけ大きなイベントとはいえ、先方から事前に十分な情報を聞き取り切れていなかったのが今回の反省点です。
会場設備がオーバーヒートするなどのトラブルはありましたが、迅速に対応できましたので特に大きな混乱もなく円滑に会を進めることが出来ました。
しかし、当日各会場の座長の先生と打ち合わせし柔軟に対応することも多々あり、これだけ大きなイベントとはいえ、先方から事前に十分な情報を聞き取り切れていなかったのが今回の反省点です。

ちなみにハイブリット型配信という事での難しさはありましたか？

リアルとオンラインで進行にズレが生じやすく、オンライン側が話についていけないというリスクがあるため、配信と現場どちらにも気を配らなければならず、オンラインだけの会に比べ、事務局様は単純に2倍の労力が伴うと感じます。
しかし、ハイブリット型配信は遠方からでも気軽にイベントに参加でき、より多くの人に情報を発信出来るというメリットがあり、小規模なセミナーや商品発表会から音楽イベントや大企業の株主総会など大規模なものまで様々な現場ですでに取り入れられており、今や配信サービスの主流となっています。
ですので私たちがオンラインと会場の架け橋となり会場だけで盛り上がるのではなくオンラインで視聴している方にも熱量が届くよう、イベント全体に気を配り滞りない進行管理を常に心がけています。

先方が真に求めているものや
意図を汲み取ることが
イベント成功のカギ

当社のこれまでの事例から見ても、これほど大規模な配信イベントは初めてだと思いますが、今回の講演会を終えてみての感想を教えて下さい。

通常大型案件の場合業者に求める役割は明確なことが多いですが、今回学会理事の方々が私たちに求めていたのは、配信も含めた講演会全体の成功でした。そのために何が必要か考えた結果、単に自分たちの事(配信)だけをすればいいというわけでは無く、私達が主体的に動いて会場内での動きも含めた“トータルサポート”をしなければならないという答えに行き着きました。実のところ、そのことに気づいたのが開催日直前だったため、急きょマインドセットし直しテクニカルスタッフにもその事を共有するなど、直前でかなりバタついてしまいました。
元々小・中規模案件であれば案件のコアな部分から関わることは多いのですが、大規模案件であっても早い段階から私たちがもっと主体的に動けていたら、ゆとりをもった準備だけでなく、事務局様の負担軽減といった幅を広げたサポートももう少し出来ていたはずなので、その事が今回の反省点です。
とはいえ、バタバタながらも当日は大きな混乱もなく終えることが出来て、私達が関わることで「滞りなく発表を進めることができた」と嬉しいお言葉も頂けましたし、私にとっても貴重な経験になったと思っています。

今回の場合、講演会自体は何度も開催されており、主催者側の運営事務局の方ですでにノウハウややり方が確立されていたので、事務局のやり方を尊重しつつ当社がどこまでリードするのか、会への関わり方が難しかったです。ただでさえこれだけの規模のハイブリット型配信イベントを仕切るのは初めてだった上にイレギュラーな出来事も多々ありましたが、先方様が求めておられた講演会の成功、つまり質の高い講演内容を聴講者に届けられる“有意義な会”の実現のため、登壇者はより発表に集中できるよう、そして事務局は本来の実務に注力できるよう、それ以外の部分は全てこちらでフォローするんだという気持ちで当日サポートさせて頂きました。その結果、お客様にご満足いただく会にできたので私たちも嬉しく思います。
当社はこれまで単なる配信代行業者というよりも、イベント成功に向けトータルでサポートできるホスピタリティを強みとしてきましたが、今回のような大規模イベントでもそれが出来ることが証明できたと思っていますし、私個人としても次に繋がる有意義な経験となりました。
ハイブリット型配信は、コロナ禍が落ち着いたことでやはりリアルでもイベントを開催したい、またリアルにオンライン配信を組み合わせることでより多くの人にイベントに参加してほしいというユーザーニーズの高まりから、急激にお問い合わせが増えています。今回の経験を活かし、今後もより質の高いハイブリット型配信のサポートが出来たらと思っています。