学会ではゲストスピーカーによる講義やプレゼンテーション形式の研究発表会、分科会、懇親会とさまざまなプログラムが続きます。それぞれに使いやすいテーブルレイアウトがあり、必要となる備品を設置しなければいけません。こうした設営を効率よく進めるために、会場に求める条件を細かく設定してみましょう。
会場の立地を考慮し、設備が整っているか、使用する機器類を設置する場所があるかを確認します。大人数が参加する学会であれば、収容できる広さがあるのはもちろんのこと、規模に対応する大型のスクリーンやプロジェクター、最適な音響設備が整っているかどうかも忘れずにチェックを。海外からの参加者があれば、同時通訳に対応する設備も考慮します。

学会当日は、多くの人材が必要です。ボランティアで参加するスタッフもがいることも多いでしょう。貴重な時間を割いて手伝ってくれています。
参加者だけでなくスタッフにも配慮した会場づくりを意識し、チームワークも高めましょう。会場レイアウトを考えるときは、スタッフが移動に使う導線をはっきりさせることもポイントです。
会場となる場所は、学会のスケジュールに合わせて、場合によっては数日にわたって利用することになります。だれもが快適に過ごせる環境を作りましょう。

貸し会議室は、さまざまなイベントに対応する快適な空間です。シンプルな会議室から、ステータスを感じさせる豪華な装飾を施したホールまで、希望に合わせて選べます。
会場レイアウトも自由に設定できるため、同じビル内で講義と分科会を同時に行えます。また、設備も万全で、プレゼンテーションや講義の際に使用する機材も充実。音響や照明、映像再生機器類を使った演出も気軽に利用できます。持ち運ぶ必要もなく、専門のスタッフが設置から操作まですべて担当してくれ安心です。
同時通訳ブースが設置された部屋もあり、国際学会にも対応します。

貸し会議室によっては、ホテルのように細やかな対応を行う「コンシェルジュサービス」が利用できます。受付としての役割だけでなく、VIP対応のゲストに向けた配車の準備、さらには、宿泊・食事の予約といった雑務まで、さまざまな手配を依頼できます。主催者の事務的な負担を軽減するだけでなく、ゲストにとっても快適な時間を過ごせることでしょう。