幅広いジャンルで数多くの学会があり、定期的な研究発表会が行われています。テーマの違いはもちろん、会の規模や目的によって、開催される会場の環境も大きく異なります。条件を満たす会場を探すのは意外に大変なもの。学会にふさわしい会場の選び方と、便利に使える貸し会議室のメリットについて紹介します。

学会を開催するのに最適な環境とは?

長年をかけた研究結果を発表し、学びを共有する学会は、参加者にとっての一大イベント。主催者側にとっても、長期にわたる準備の集大成として評価されます。しかし、限られた予算で運営できる場所を選ばなければいけません。収容できる人数だけを前提にしていると、準備において思わぬ無駄が出ることがあります。会場が持つ環境を確認しながら、最適な場所を選びましょう。

会場に必要な条件を明確に

学会ではゲストスピーカーによる講義やプレゼンテーション形式の研究発表会、分科会、懇親会とさまざまなプログラムが続きます。それぞれに使いやすいテーブルレイアウトがあり、必要となる備品を設置しなければいけません。こうした設営を効率よく進めるために、会場に求める条件を細かく設定してみましょう。
会場の立地を考慮し、設備が整っているか、使用する機器類を設置する場所があるかを確認します。大人数が参加する学会であれば、収容できる広さがあるのはもちろんのこと、規模に対応する大型のスクリーンやプロジェクター、最適な音響設備が整っているかどうかも忘れずにチェックを。海外からの参加者があれば、同時通訳に対応する設備も考慮します。

導線を意識し、スタッフの居心地にも配慮して

学会当日は、多くの人材が必要です。ボランティアで参加するスタッフもがいることも多いでしょう。貴重な時間を割いて手伝ってくれています。参加者だけでなくスタッフにも配慮した会場づくりを意識し、チームワークも高めましょう。会場レイアウトを考えるときは、スタッフが移動に使う導線をはっきりさせることもポイントです。
会場となる場所は、学会のスケジュールに合わせて、場合によっては数日にわたって利用することになります。だれもが快適に過ごせる環境を作りましょう。

スムーズな運営を助ける貸し会議室活用メリット

会場の環境によって、イベント運営の効率が変わります。参加者の満足度を上げ、主催者をサポートする会場として貸し会議室があります。会議を行うビジネススペースとして発展した場所ですが、大規模なイベントにも対応する設備や環境も十分に整っており、学会への利用にも最適です。

充実した設備と専門スタッフで手間いらず

貸し会議室は、さまざまなイベントに対応する快適な空間です。シンプルな会議室から、ステータスを感じさせる豪華な装飾を施したホールまで、希望に合わせて選べます。会場レイアウトも自由に設定できるため、同じビル内で講義と分科会を同時に行えます。また、設備も万全で、プレゼンテーションや講義の際に使用する機材も充実。音響や照明、映像再生機器類を使った演出も気軽に利用できます。持ち運ぶ必要もなく、専門のスタッフが設置から操作まですべて担当してくれ安心です。同時通訳ブースが設置された部屋もあり、国際学会にも対応します。

コンシェルジュサービスで行き届いた対応に

貸し会議室によっては、ホテルのように細やかな対応を行う「コンシェルジュサービス」が利用できます。受付としての役割だけでなく、VIP対応のゲストに向けた配車の準備、さらには、宿泊・食事の予約といった雑務まで、さまざまな手配を依頼できます。主催者の事務的な負担を軽減するだけでなく、ゲストにとっても快適な時間を過ごせることでしょう。

満足度の高い学会を実現しよう

学会や研究発表会を開催するにあたり、当日までの準備を効率よく進めながら、だれもが満足する配慮をしたいものです。会場の環境次第で、学会の成功にも影響してしまいます。貸し会議室に備わった設備やサービスは、イベントに精通するプロの視点から用意されたものばかり。上手に活用して、参加者の印象に残る会を演出しましょう。

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