WEB会議とテレビ会議の違いは?機能やシステムを徹底比較!

投稿日:2020年4月15日

働き方改革やICTの発達により注目される「テレワーク」。そのテレワークの“必需品”ともいえるのが、「WEB会議システム」です。また、似たようなサービスに「テレビ会議システム」というものもあります。この2つにはどのような違いがあるのかご存知でしょうか?

ここではそれぞれの違いをご紹介するとともに、数多のWEB会議サービスの中でも特に高評価を得ているものをピックアップしました。それとともに実際の企業・団体での導入例も提示しています。自社へ導入を検討している企業担当者様はぜひ参考になさってください。

WEB会議・テレビ会議とは

WEB会議システムやテレビ会議システムは、時間や場所に縛られず会議を開催できるのが強みです。さらに使い方によっては、営業や採用活動、企業サービスのインフラとして利用するなど、さまざまな活用が可能となります。
企業がいずれかのシステムを導入する場合、それぞれの特徴や違いを知っておき、最大限のメリットが発揮できるほうを選ぶことが大切です。

WEB会議とは?

WEB会議は、インターネットに接続したPC・タブレット・スマートフォンなどで、複数の拠点からリアルタイムでコミュニケーションが取れるシステムです。
WEB会議システムが利用可能なデバイスさえあれば、時間や場所を選ばず会議ができるようになります。
直接対面せずとも会議がおこなえるため、移動時間やコストの削減などにつながるとして、導入企業が増加しています。

テレビ会議とは?

テレビ会議は会議室等の空間に専用デバイスを設置し会議を執りおこなうこと、及びそのために使用するサービスを指します。テレビ会議を実施する場合はスクリーンやカメラ、マイクなどのほか、回線ルーター等のハードウェアについても用意しておく必要があります。

直接対面せずに、離れた場所の人とリアルタイムでコミュニケーションが取れるのはWEB会議と共通しているものの、企業同士などの「複数対複数」、かつ大規模な会議に使用されることが多いです。

WEB会議とテレビ会議の違い

WEB会議とテレビ会議はしばしば混同されがちですが、細部をみてみると異なる点も多いことが分かります。
それぞれの違いを順にみていきましょう。

機能比較

以下の表をご覧いただくと分かるとおり、WEB会議とテレビ会議は似て非なるものです。

WEB会議が小規模・少人数向けのサービスであるのに対し、テレビ会議は「企業ごと」「団体ごと」というふうに、同時により多くの人数が参加できるようなシステムとなっています。

また、WEB会議は会議を始めるにあたって場所をセッティングする必要もありません。さらに、サービスによってはアプリさえも必要なく、URLを参加者に送信するだけで会議へ参加できるものもあります。
導入の手間やコストが低いものは誰でも簡単に利用できるとして、企業内のみならず他企業・顧客といった幅広い範囲をカバーすることが可能です。

一方、テレビ会議は導入や準備のコストこそかかりますが、規模が大きい会議にも対応できるような通信の安定性や、映像の解像度の高さなどはWEB会議よりも優れているでしょう。これらの特長を活かして、遠く離れた建設現場や災害に遭った場所などの視察・確認(フィールドワーク)をおこなう企業も少なくありません。

WEB会議のメリット

WEB会議を利用すると、企業にとってもさまざまなメリットが得られます。実際にどのようなメリットが生じるのかを見ていきましょう。

メリット1:時間コストの削減

WEB会議システムを利用すると、移動にかける時間を大幅に短縮できるようになります。
例えば会議のための移動で片道40分かかったとして、それが週に2回だとすると往復で160分。1年で換算すると128時間にもなるのです。また、対面で会議をおこなう場合、会議の場所を探して押さえたり、会議資料の印刷をおこなったりといった手間も生じるでしょう。
WEB会議に切り替えることで、会議に費やしていた時間コストや手間が不要になるのです。

メリット2:削減できた時間を他の活動に充てられる

WEB会議に切り替えることによって浮いた時間は、さまざまな活動に充てることができるようになります。
例えばセミナーへ参加したり、マニュアルの見直し、資料作成をしたりといった有意義な活動に使えば、スキルアップにつながるでしょう。
中長期的にみると生産性の向上や、残業時間の削減、ワークライフバランスの改善にもつながります。

メリット3:会議にかかる金銭コストも抑えられる

対面で会議を開催するとなると、会場の利用費や交通費などで数千円~数万円を要します。
しかしWEB会議の場合は、無料もしくは少額で会議を開くことができるため、金銭コストを抑えることができるのです。また、最低限の事前準備だけおこなっておけば回数・時間の制限もなく、好きなだけ利用できるのも大きなメリットです。
コスト面での負担が減ることで、より柔軟な形で、フレキシブルに会議を実施できるようにもなるでしょう。

メリット4:会議の所要時間の短縮が叶う

対面会議では、会場への移動時間も「会議の所要時間」に含まれます。拠点から会場までの距離が遠いと、所要時間も比例して長くなってしまうものです。また、移動手段の確保や交通費精算など、「会議のための移動に付随した業務」にも時間がかかりますし、会議参加者のスケジュール調整も必要になります。
WEB会議を利用すれば、このような時間・手間も必要なくなります。開催時間さえ決めておけば、オフィス内の自デスクやWEB会議用スペース、自宅などからでも会議に参加ができるからです。

メリット5:離れていても顔を見てコミュニケーションが取れる

対面しない場合のコミュニケーションは電話やメール、チャットツールなどに限定されます。電話の場合は音声のみ、メールやチャットツールの場合は文字のみというふうに、コミュニケーションの方法がどうしても偏りがちになってしまうものです。
WEB会議を利用すると、お互いの顔を見ながらFace to faceのコミュニケーションができるようになります。電話やメール等と異なり、相手の反応や表情を見ながら会議を進められるので、よりスムーズに意思疎通をはかることができるでしょう。
また、WEB会議を利用することで、離れた場所にいる人の採用面接をおこなうことも可能です。履歴書等の書類では分かりにくいコミュニケーションスキルなども、WEB会議ならネットを通じてうかがい知ることができます。

メリット6:プロジェクト進行のスピードUP&効率化

対面の会議の場合、会議の内容は「議事録」として残すことになります。しかし議事録の内容だけでは、会議の雰囲気を感じ取ることは難しいものです。また、議事録の内容は、作成者によって異なる場合も多くみられます。
WEB会議は映像をレコーディングできるため、会議内容をデータとして残すことが可能です。
議事録のように作成者による“内容のムラ”などもなく、データがクラウド上に保存されているため、いつでも好きなときに、任意のデバイスで閲覧することができます。もし会議に不参加だったメンバーがいたとしても、ログを見れば内容が把握できるのは大きなメリットです。

また、全員が議事録代わりとしてログを見られることは、プロジェクトへの理解が深まり、一体感が生まれやすくなるという面もあります。不参加者向けに同じ内容の会議を開く必要もなくなるため、業務の効率化も期待できるでしょう。

メリット7:雇用促進や優秀な人材の発掘につながる

採用面接の場において、WEB会議を活用する企業も増えつつあります。
WEB会議を利用すると、地方などの離れた場所にいる人や、育児・介護などで面接に来ることが難しい人などの採用活動がおこなえるからです。こうした活用をすることで雇用促進に貢献できるとともに、今まで埋もれていた優秀な人材の発掘にもつながるでしょう。

メリット8:さまざまな機会損失の防止にも

WEB会議を活用した営業や採用活動では、双方の場所を問わないコミュニケーションが実現します。
顧客や応募者とのコンタクトが容易になるほか、WEB会議であれば短時間の会議・面談を何度でも開催することができるため、よりきめ細やかなケアをすることも可能です。
WEB会議によってコミュニケーション回数を重ね、確かな信頼関係が構築されていけば、契約獲得・採用内定者の辞退阻止などにもつながります。

WEB会議の2つの利用形態

WEB会議には「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。この2つのWEB会議サービスのうち、どちらが最適なのかは企業によって異なるでしょう。
まずは両方の違いを知っておき、どちらがいいのかを検討してみてください。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社内で保有するWEB会議システムを、自社の設備で運用するというものです。自社構築のためカスタマイズ性が高く、セキュリティ面での安心感は抜群です。そのため、セキュリティ環境を徹底しなければならない省庁、銀行、保険、さらには店頭・駅などの電子端末でも活用されています。
その一方で、オンプレミス型はインフラの構築コストが高くなりやすく、災害など万が一のバックアップ体制が弱くなりやすいというデメリットもあります。

クラウド型

クラウド型は導入コストやランニングコストが低く手軽に導入できることから、多くの企業で採用されています。特に数十、数百といった多拠点へWEB会議システムを導入したい場合は、クラウド型を選べば容易に導入が可能となるでしょう。
その反面、クラウド型はオンプレミス型に比べると、カスタマイズ性やセキュリティ面は低くなりがちという性質も。ただしSSLの暗号化や、運営事業者がJISQ27001:2006を取得するなどの“セキュリティ対策”をおこなっていれば、セキュリティの心配も減少するでしょう。

ちなみに近年では、オンプレミス型・クラウド型を組み合わせたWEB会議を取り入れる企業も多くなっています。いわばハイブリッド型ともいえますが、利用シーンに応じて柔軟に方式を変えることで、それぞれのシーンでのメリットを十分に発揮できるようになるでしょう。

WEB会議システムを選ぶ際のポイント

WEB会議システムには無料のものや有料のものなど、さまざまなものがあります。
しかしWEB会議の導入実績がない企業の場合、どのようなシステムを選べばよいのか迷ってしまうことも少なくないでしょう。ここでは、WEB会議システムを選ぶ際にチェックしておきたいポイントをご紹介します。

参加可能な人数

WEB会議を実施する際に、会議へ参加できる人数は、WEB会議ツールによってもまちまちです。同じシステムでも無料版と有料版では参加可能人数が異なる場合も少なくありません。
ごく少人数で利用するのであれば無料版で事足りる場合もありますが、もし大人数での会議にも利用したい場合は、対応できるツールやプランを選ぶ必要があるでしょう。
また、ツールによっては機材を用意するなどして、大人数・数十の拠点でおこなうテレビ会議にも対応可能なものも。後々大規模な会議を開く予定があるのであれば、最初からこうしたツールを選択しておき、操作性やカスタマイズなどの手を加えてから実施するのも賢い方法です。

導入のハードルの低さ

WEB会議システムの中には、専用アプリをダウンロードすると利用可能になるものも多いです。事前に全員が同じアプリをダウンロードしておけば問題ないのですが、ダウンロードをし忘れていた、IDを忘れてしまった、などの何らかの事情で導入のタイミングがずれてしまうと、その分の手間や会議開始までの待ち時間などがどうしても生じます。
また、取引先の方とWEB会議をおこなう際に先方がアプリを持っていない場合、ダウンロードしてもらう必要もあるでしょう。

WEB会議導入の際には、導入時の手間やタイムロスがないシステムを選ぶのも1つの方法です。WEB会議システムの中にはアカウント登録すら不要で、URLの発行さえしてしまえば社内外を問わずすぐに会議が始められるものもあります。
WEB会議の開催回数、社外の人との会議頻度、従業員のIT意識などをよく考慮したうえで、どのようなシステムを選ぶが検討してみましょう。

利用価格等のコスト面

WEB会議システムは手持ちのPCやタブレット、スマートフォンなどがあればすぐに導入ができるため、有料版であっても導入コストが低いのが特徴です。
さらに、現在リリースされているWEB会議システムの中には無料で利用できるものも多数存在します。無料サービスをうまく活用することで、導入時の金銭的コストなくWEB会議が始められます。

一方、有料サービスの場合は無料サービスにない機能やカスタマイズ性、通信面の安全性などの優れた特徴が備わっていることも多いです。利用料金は1ID数百円から数万円まで、システムによって大きく幅があります。
ただし1つのIDがあれば複数のWEB会議ルームURLを発行できるもの、WEB会議ルームごとの契約となるものなど、料金の設定方法はシステムごとに大きく変わるので注意が必要です。

ごく少人数で限定的に利用するのであれば無料でも差し支えなく使用可能ですが、無料サービスは最低限の機能しか備わっていないことも多いもの。より多くの機能や使い勝手、サポート体制を求めるのであれば有料版がよいでしょう。
導入時は使用目的や頻度とコストのバランスを考慮しつつ、どのようなシステムを利用するか決めることが大切です。

通信速度の安定性

WEB会議システムの通信速度は、利用するサービスや料金プランで異なります。もちろん、会議参加者のデバイスや場所などによっても変わってきますが、WEB会議システムを運用するサーバーの規模・性能によってはなかなか通信が安定せず、途切れてしまう場合もあるのです。
会議中にファイルサイズの大きい資料のやり取りをおこないたい場合や、音声・映像の途切れが起こってほしくない場合には、より安定した通信がおこなえるサービス・プランを選びましょう。

セキュリティ面

ネット回線を利用するWEB会議システムでは、第三者の不正アクセスによって会話内容や共有したファイル等を盗まれるリスクが常に存在します。
こうした情報漏洩を防ぐには、IPアドレス等によるアクセス制限や、データの暗号化などのセキュリティ対策が取られているシステムを選ぶ必要があります。

資料共有機能の有無

WEB会議中に資料を共有したい場合に便利なのが、資料の共有機能です。専用のアプリなどを介し、クラウド上にアップロードした資料を全員が共有することが可能になります。また、資料共有機能があるサービスの場合、会議に不参加だった人がログと合わせて資料を閲覧、保存することもできます。
さらに、サービスによっては1つのPC画面を共有しながら会議を進められるものも。こうしたサービスではポインターを指差しのイラストに変えて指し示せるなど、会話の流れに沿って説明がしやすいような工夫が施されていることも多いです。

また、WEB会議システムには会議の際に便利な「ホワイトボード機能」「アンケート機能」などが付随しているものもあります。直感的に文字が書けることやアンケート結果の自動集計機能などの便利さが加わることで、より円滑に会議の進行ができるようになるはずです。

こうした“資料・情報共有がリアルタイムでしやすい機能”が備わっているシステムを選べば、より会議が効率的かつスムーズに進むようになるでしょう。

サポート体制

WEB会議システムを選ぶ際には導入時・導入後のサポート体制も重視しておくべきでしょう。
PCリテラシーが同等、かつ同じチーム内で情報共有が容易であれば最低限のサポートでも利用可能です。しかし利用人数・拠点数が多くなればなるほど、しっかりとしたサポートが必要になります。

サポート体制の有無が影響するのは、本社と地方の支社、生産工場など他拠点にWEBシステムを導入するケースです。本社従業員と支社・工場の従業員では、それぞれPCリテラシーに差がある場合も多いもの。たとえ本社側が使いこなせるツールであっても、支社や工場の従業員が使いこなせるとは限らないのです。
WEB会議システムに十分なサポート体制があれば、導入時から導入後の不具合、疑問点、利用方法などをしっかりとケアしてもらえます。

一方、サポート体制が不十分なサービスを利用してしまうと、サポートと連絡がつきにくかったり、困りごとが解決できなかったりして、WEB会議システムの利用そのものを諦めてしまうことも珍しくありません。
全員が有効活用できるようにするためにも、サービスのサポート体制にも留意して選ぶ必要があると心得ておきましょう。

おすすめのWEB会議システム9選

近年はさまざまな運営事業者がWEB会議システムを提供しています。しかしどういったものがあるのか、全てを把握することはなかなか難しいのではないでしょうか?

ここでは多くの企業からも評判を得ているWEB会議システムを9つご紹介します。それぞれの特徴を知り、最適なものを選んでみましょう。

Zoom(鈴与シンワート株式会社)

URL:  https://s-port.shinwart.com/service/cloud/zoom/

「Zoom」はオンラインミーティングやセミナーに特化したサービスとしてスタートし、現在では多くの企業でWEB会議ツールとして利用されているサービスです。Zoom内ではMicrosoft Office 365、OutlookやGmail、Googleカレンダーなどのメール・カレンダーアプリからも簡単に連携が可能なため、会議参加者でスケジュール確認もスムーズにおこなえます。
また、画面共有機能、ファイル転送機能のほか、ホワイトボード機能など、情報共有に便利な機能も揃っています。カメラやスピーカー、マイクの接続設定も簡単なため、導入のハードルが低いのもメリットだといえるでしょう。

セキュリティ面でも特定ドメインユーザーのみの参加制限やパスワード発行、会議IDをランダム発行することができるため、不正アクセスの防止が可能です。
また、コンテンツの暗号化はもちろん、会議中特定のユーザーを退出処理できる機能や会議室のロック機能なども備わっています。マルチプラットフォーム対応のためPCが手元にないときでも会議に参加でき、利便性も十分です。

Lite FreshVoice(エイネット株式会社)

URL: https://www.freshvoice.net/lite/

エイネット株式会社が提供する「Lite FreshVioce」は、URLにアクセスするだけでWEB会議がおこなえるサービスです。IDを持った人が会議の招待URLを送信すれば、そのままログイン無しで会議に参加可能です。

Lite FreshVioceマルチデバイス対応のため、GoogleChromeの入ったPCやスマートフォンであれば誰でも手軽に会議へ参加できるのも魅力です。また、2003年のサービス提供開始以降、改ざん・乗っ取り等のセキュリティ問題も発生していないことから、サポート体制の強さにおいても注目されています。

同サービスでは1つのURLにつき5人まで参加可能で、最大5拠点まで同時に会議をおこなうことができるようになっています。全社に導入する前のスモールスタートとして、また少人数チーム内のWEB会議ツールとして最適です。ログインが必要ないため面接やインサイドセールス等にも応用ができ、さまざまな使い方ができるでしょう。

利用開始時は初期費用として100,000円が必要で、1ID(会議室作成者)につき月額15,000円から、ID数や作成できるURL数を追加する場合は月額3000円ずつ追加となります。(11以上のID・URLを希望する場合は要見積もりとなります)

ちなみに同社では、より高いセキュリティ対策を施したWEB会議システム「FreshVioce」も提供しています。

FreshVoice(エイネット株式会社)

URL: https://www.freshvoice.net/

「FreshVoice」はLite FreshVoiceと同じく、エイネット株式会社が提供している純国産のWEB会議サービスです。
Lite版の機能に加え、同時接続可能な最大拠点数が200拠点に増加していること、クラウド型(ASPタイプ)、オンプレミス型(サーバータイプ)の2種類から選べるなど、よりグレードアップした内容となっています。
また、サーバーホスティング制度を利用すれば専任スタッフが障害等の対応をおこなってくれるほか、リモートメンテナンス、100km圏内の出張訪問サポートなど、サポートが手厚いのも特徴的です。

大規模・大人数でWEB会議をおこなう場合や、よりセキュアな環境でWEB会議システムを利用したい場合は、FreshVioceの利用も視野に入れてみましょう。

Skype(Microsoft社)

URL: https://www.skype.com/ja/

Microsoft社が提供しているSkypeは、とても知名度の高いWEB会議サービスです。
Skypeの強みは、国際通話のコストパフォーマンスに優れていることでしょう。また、知名度が高いため導入している人が多いのも特徴です。

ただし、無料版ではアプリのダウンロードとともに主催のMicrosoftアカウント名&IDを把握しなければいけないなど、導入時に少々手間がかかるという面も。
会議参加者がMicrosoftアカウントを保持しており、通信中に固定電話への通話もおこないたい……といったケースで実力を発揮するシステムだといえるでしょう。

V-CUBE(プレミアコンファレンシング株式会社)

URL: https://jp.vcube.com/service/meeting

プレミアコンファレンシング株式会社が提供している「V-CUBE」は、国内No.1のシェアを誇るWEB会議サービスです。
クラウド型のためブラウザ版が利用できるのも特徴的で、ブラウザ上では100以上の同時接続が可能です。また、ネットワーク設定、メンテナンス等も不要なため、手間がかかりにくいのも魅力です。さらに、優れた映像品質、接続性で安定した通信がおこなえるサービス品質の高さから、多くの企業で採用されています。

V-CUBEはOffice365と連携も可能なので、Outlook予定表に予定登録やカレンダー登録をおこなうこともでき、スケジュール共有が簡単なのも特徴です。
多くのWEB会議システムに搭載されている「PC画面共有」「資料共有」などの機能も備わっていますので、資料やデータを全員で確認しながら会議を進めることができます。

また、V-CUBEには会議中のアンケート機能もあり、会議で決議をおこなう際の意思決定に役立ちます。
モバイルから会議に参加する場合も、無償アプリケーションを活用することでPC・モバイルの別なく会議へ出席することが可能です。
その他には、クラウドサーバーを利用したテレビ会議システムとの連携、専用プランで自社向けにシステムをカスタマイズなども実施しています。
品質と実績の両方を重視したい企業にはおすすめのWEB会議システムだといえるでしょう。

Calling Meeting(株式会社ネオラボ)

URL: https://www.calling.fun/meeting/

「Calling Meeting」は、URLをクリックすれば簡単に会議を始められる手軽さが人気のサービス。
アカウント登録・アプリインストール等が不要な招待制WEB会議システムなので、自社はもちろん他社・採用面接・営業などに幅広く活用ができます。
相手がPC操作に不慣れであっても、URLをクリックするだけで会議に参加できるため、馴染みやすいのも魅力です。

Calling Meetingでは1つのルームにつき30名まで同時接続が可能なほか、PC画面・資料の共有や書き込み、資料ダウンロード用のURL作成といった機能も。資料画面にはホワイトボード機能を使い、マーカーやペンツールなどで書き込むことも可能です。
プレゼン時は自分だけに見えるようにトークスクリプトを表示できるため、会議に必要なものをサービス内でスマートにまとめることができるなと、使い勝手も抜群です。
より実際の会議に近い形でWEB会議を実施したい企業・団体にとってはかなり有用なサービスだといえるでしょう。

利用料金は初期費用100,000円と、ルーム数(同時接続可能な回線数)に応じた金額が必要です。
(5ルームの場合は59,000円、10ルームの場合は99,000円)

 

BizMee(株式会社grabss)

URL: https://bizmee.net/

BizMee(ビズミー)は株式会社grabssが運営するWebRTCを利用したWeb会議サービスです。
ブラウザ型サービスのため、アプリのインストールや会員登録といった手続きがなく、会議室を作成して相手方にURLを送ればすぐに会議を開くことができます。
WebRTCで構築されているシステムなので通話も高品質ですし、議事録、ホワイトボード機能などを活用すれば実際の会議さながらに議論を進めることができるでしょう。
また、ロックをかけて特定ユーザーの入室制限をすることもできます。

注意点としては、大人数で同時接続すると通信の速度が落ちたり、不安定になりやすかったりする点です。そのため大人数でのミーティングには向いていません。3~4人程度であればストレスなく利用できるため、WEB会議導入のために試験的に導入したいという場合や、少人数のみで使用する場合にはよいでしょう。

また、有料サービスのような機能やサポートはないという点も留意が必要です。
これらの特徴をふまえた上で導入するのであれば、コストを抑えつつ最低限のWEB会議環境を手に入れることができるでしょう。

BizMeeはマルチデバイス対応で、Google ChromeやFireFox、Safariなどのブラウザがあれば任意のブラウザで利用できます。(iOSの場合はSafariからのみ利用可能)
ブラウザから公式サイトにアクセスすれば、誰でも無料で利用可能です。

MeetingPlaza(NTTテクノクロス)

URL:https://www.meetingplaza.com/

4,500社以上の利用実績を誇る「MeetingPlaza(ミーティングプラザ)」は、NTTテクノクロスが提供しているWEB会議システムです。アジアを始めとする世界各国にサーバーを置いているため、海外企業とWEB会議をおこなう場合でも通信が安定しています。

さらに、動画ファイルやWord・Excel・PDFなどの資料共有が可能なほか、エコーキャンセラー機能が搭載されているため音質もクリア、かつ音切れに強いという特徴もあります。
ゲスト招待機能、テキストチャット機能、万が一のときの遠隔サポート体制など、機能面・サポート面でも安心して利用できるサービスです。

海外と頻繁にWEB会議をおこなう企業ならば選択肢に入れておきたいサービスだといえるでしょう。
利用料金は会議室ごと、定額制などさまざまなプランがあり、それぞれ料金設定が異なります。ちなみにASPサービス スタンダードプランであれば月々9,000円から、初期費用は30,000円からです。

GlobalMeet® ウェブキャスト(プレミアコンファレンシング株式会社)

URL: https://premiere-marketing.jp/imeetlive/

WEB会議システムの「V-CUBE」を提供しているプレミアコンファレンシング株式会社では、「GlobalMeet® ウェブキャスト」というサービスも展開しています。
ブラウザのみで完結できる導入のハードルの低さはV-CUBEと似ていますが、大きな違いは数百~1万人規模での「ライブ配信」や「オンデマンド視聴」も可能だという点です。キャパシティの大きさから、通常のWEB会議システムとしてはもちろん、セミナーや自社製品の発表などさまざまな使い方もできるのが特徴です。
また、同システムには参加者の質問に答えたり、配信終了後の視聴者にアンケートをおこなったりする機能も。

利用料金はイベントごとのスポット契約、定額制の年契約から選択可能です。

WEB会議の導入事例

日本では通信インフラの発達・進化により、多くの企業や省庁、教育機関などさまざまなところでWEB会議システムが活用されています。導入事例の中でもWEB会議を有効活用した例をピックアップしました。

導入事例①:東京ガス株式会社

URL: https://jp.vcube.com/case/16601.html

東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部では、WEB会議システム「V-CUBEミーティング」を活用した業務プロセス改革をおこなっています。

同社ではこれまで、会議を開催する際に「開催日時の制約」「情報共有がスピーディーにおこないにくい」といった課題がありました。また、技術支援部のスタッフ数に限りがあるため、会議へ同行してほしいと要望があってもなかなか支援ができない、などの問題点もあったのです。
WEB会議システムの導入後は、会議メンバーがどこからでも参加できるようになったため、会議の日程を柔軟に設定できるようになりました。

また、移動時間が不要となるに伴い、会議開催時の制約も少なくなり、より柔軟な形で会議を開くことができるように。小規模会議をタイムリーに開催することで、顧客からヒアリングした情報を営業担当と技術支援部で共有・フィードバックしやすい環境が生まれました。

営業担当者が顧客のもとへ往訪する際も、WEB会議を利用することで技術支援スタッフが画面経由で“遠隔同行”することもできるようになるなど、IT活用による業務革新を実現しています。

導入事例②:日本産業カウンセラー協会

URL: https://www.freshvoice.net/results/results13.php

日本産業カウンセラー協会では、2011年10月より「FreshVoice ASPサービス」の利用をスタート。従来必要だった出張のための旅費や宿泊費用といった金銭面でのコスト削減に成功し、年間で1,000万円以上もの経費削減に貢献しています。

当初は同協会の本部と支部間で開催される会議を想定していましたが、導入コストの低さや年配者でも容易に扱える使いやすさ、機能面などが評価され、本部・支部・事務所とほとんどの拠点で導入されることになったのです。

現在ではWEB会議サービスを活用し、平日夜などの時間を有効活用しながら会議を開催するなど、時間や場所にとらわれないコミュニケーションを実現しています。
また、将来的には双方向でコミュニケーションができる講義への活用も視野にいれているとのことです。

導入事例➂:株式会社ベネッセコーポレーション

URL: https://jp.vcube.com/case/6901.html

株式会社ベネッセコーポレーションでは、英語通信教育事業のインフラとしてWEB会議システム「V-CUBE」を採用しています。これにより、幼児・小学生向けのオンライン英会話レッスンを実現させました。

同社では英語通信教育においてオンラインレッスンの関心・需要が高まっていました。そこで、オンライン教育システムの基盤を統一するため、WEB会議システムをインフラとして構成することになったのです。

同社のオンラインレッスンでは「講師と生徒の双方が顔を見ながら会話コミュニケーションが楽しめる」「画面上で同じレッスンシステムを共有しながら授業をおこなえる」など、WEB会議のメリットを活かしたコミュニケーションがおこなえます。
また、WEB会議システムを利用することでパソコン、タブレット端末のマルチデバイスで提供できるため、ベネッセの独自端末「チャレンジパッド」でもシステム運用が可能だったことも導入のきっかけになりました。

現在では毎月1万人を超える子どもたちがオンライン英会話で学んでいるほか、「Challenge English」が「第12回・日本e-Learning大賞 ナイストレーニング部門賞」を受賞するなどの評価も獲得しています。

導入事例④:東洋大学大学院

URL: https://www.freshvoice.net/results/results2.php

東洋大学大学院・経済学研究科 公民連携専攻では、講義やゼミにWEB会議システム「FreshVoice」を活用。これにより、地方に住んでいる院生も、リアルタイムで参加できる環境づくりを実施しています。
WEB会議導入以前は、地方在住の院生が都心のキャンパスまで通う必要があり、平日は講義に参加しにくいという課題がありました。実際に、地方在住院生からは「より多くの平日の講義・演習に参加したい」という要望が寄せられていたそうです。

この課題に対応・改善すべくWEB会議システムを導入したところ、遠方の院生もリアルタイムかつ双方向で講義に参加できるようになりました。遅延の少ないWEB会議システムを利用したり、デスクトップ共有機能、ドキュメント共有機能を用いたりするとともに、タブレットペンで強調したい部分を囲むなど、教室にいるときと変わらない環境で講義が実現しています。

受講生はネット環境とPCさえあれば講義に参加することができるうえ、都心までの通学費用の負担減にもつながります。遠くの地方在住であっても学びの機会が失われずに済むことから、今後は他学科でも導入が検討されているそうです。

導入事例⑤:株式会社ネオキャリア

URL: https://www.calling.fun/case/neo-career-recurit/

株式会社ネオキャリアでは毎年300名以上の新卒採用をおこなうなど、採用活動に力を入れています。
しかし近年は採用難が進む時代。そのため新卒採用部では、2019年よりWEB会議システム「Calling Meeting」を活用したオンライン・リクルーティングに取り組み始めました。

そして導入1年目には、同社の拠点がない北海道、東北エリア、北陸エリアの学生のほぼ100%にWEB面談を実施するように。これは採用者全体の10%に当たります。

WEB面談は4次選考から最終選考までの間や内定者フォローに活用され、学生の悩みや疑問点を解決してもらう機会を多く設けることに成功しています。
こうして内定者の事態や流出を防ぐことで、2019年の内定承諾者数が2018年時の10倍にまで増加しました。

同社のようにWEB会議を活用し、拠点を置かずとも採用活動が可能になることで、企業・学生双方に新たな雇用の機会が生まれるようになります。

また、WEB会議を活用することで、学生側にもメリットが生まれています。WEB面談であれば移動の負担がなく、スケジュール調整がしやすいのです。就職活動中の学生はとにかくスケジュールがタイトなため、どこでも参加できるWEB面談はとても喜ばれているそうです。

WEB会議システムは「自社にマッチするもの」を選定することが重要

近年はさまざまな企業においてコワーキングスペースやサテライトオフィスの活用、地方従業員の雇用といった「本社への出社や移動をしなくても業務が執りおこなえる環境づくり」が進められています。

その理由は雇用の確保や長時間労働による残業時間の削減、災害時の事業継続のためなど多岐に渡りますが、従来にない新しい働き方を進めるには、WEB会議などのICT活用が欠かせません。さらに、WEB会議の活用による経済的・時間的コストの削減は、企業により多くの利益を生み出すことにもつながります。

また、WEB会議システムには大規模なテレビ会議との接続が可能なサービスや、より独自性・セキュリティ性を高めながら利用ができるサービスも多く存在します。

システム導入の際には、今回ご紹介したチェックポイントや各サービスの特色、導入企業例などを参考にしていただき、より自社にマッチするサービスを選定するように心掛けましょう。

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