営業活動を続けていると、「もうちょっとで商談成立だったのに……タイミングを逃してしまった」ということがあるでしょう。そういったことが少しでも減るよう、日々努力している営業パーソンも多いのではないでしょうか。「スマート会議室」は、そんな方のお手伝いができる、新しいタイプの会議室です。これを営業の効率アップに役立てる方法をご紹介します。

スマート会議室とは?

「スマート会議室
とは、リアルタイムで空き情報の確認や予約、決済までワンストップで行えるサービスです。

空き状況の確認

カレンダー形式でリアルタイムの空き情報が提示されます。9:00~9:30、10:00~11:00など、30分や1時間ごとに予約の可否が○×で表示され、それぞれの時間帯の価格も確認できます。カレンダーはスマートフォンのサイズで表示可能で、好きなときに気軽にチェックすることができます。

予約

希望の時間帯に会議室が空いていたら、ネット経由で予約します。予約が完了したら電子キーが自動発行されるので、あとは利用時間に会議室に向かうだけでOK。鍵をフロントで受け取る必要はありません。解錠の操作もネット経由で簡単に行えます。スマート会議室の「マイページ」を開き、発行された電子キーを選択して解錠ボタンを押すだけで、ドアを自由に開閉できます。

ガラケーから予約する場合は、指定された電話番号に電話をかけると自動ガイダンスが流れます。それに従って、予約時に渡される予約受付番号とパスワードを入力すれば解錠できます。

決済

利用申請した時間分の利用料が自動計算されます。利用料金の見積もりをもらってから予約するといった手間を省け、スピーディーな予約・決済が可能に。法人向けには請求書払いの選択肢も用意されています。請求書払いを選択すると、自動生成された請求書がメールで送付されます。

従来の会議室を予約する際にかかっていた手間を大幅に減らせる「スマート会議」。主なメリットをまとめると以下のとおりになります。

メリット

  • スマートフォンでリアルタイムの空き室情報が簡単に確認できる
  • 利用料の見積もりを待つ必要がなく、システムが自動計算してくれる
  • カギをフロントで受け取る必要がなく、インターネット経由で自由にドアを開閉できる

営業での利用シーン

営業効率

上記のような特長から、スマート会議は営業活動中のさまざまなシーンで便利に利用できます。いくつかの例をご紹介しましょう。

例1)
「もう少し御社の製品の話を詳しく聞きたいけど、あいにく今空いてる部屋がないんだよね……」

見込み客を訪問し、簡単な商品説明を終えたあと、こんなふうに言われることがあるのではないでしょうか。せっかく相手の反応がいいのに、話し合う場所がないためにチャンスを失ってしまうかも……。

そんなとき、スマホでささっとスマート会議室の空き情報を調べてすぐに予約すれば、商談用のスペースを確保できます。その日に空きがなくても、他の日で空いている時間帯があれば、その場で相手とスケジュールを調整し合って、すばやく予約を完了させることも可能です。

もし、スマート会議室がなかったら、「ではまた後日、出直します」と言って一度帰社し、また自分のスケジュールを調整しつつ相手の予定も再確認して……と多くの手間がかかります。あるいは、その場で従来の会議室を予約しようとしても、リアルタイムでの空き情報が分からなかったり、一度料金の見積もりを出してもらわなければならなかったりなど、スピーディーな対応はできないかもしれません。その一連の確認作業を行っている間、ずっと見込み客を待たせておくわけにもいきませんし、手間取る姿を見せては、スマートな印象を与えられないでしょう。

例2)
「この仕様の変更ってできないかな? 価格ももう少し何とかならない?」

顧客を訪問中、製品のプレゼンテーション後に顧客からこうした言葉をもらうことも多いでしょう。その場ではすぐに返事をしかねる状況だとしても、「それでは、一度自社に持ち帰って再度検討させていただき……」などと言えば、せっかくの商機を逃してしまうかもしれません。相手がいろいろ質問してくるときには、興味の度合いが高まっていることが多く、商談成立まではいかなくとも、もう少しいい線まで持っていきたいところです。

例えば、上司と2人で訪問しているなら、顧客のいないところで、仕様や価格の変更についてささっと話し合えたら便利です。でも、近くの喫茶店では誰かに話を聞かれそうで不安……ということであれば、スマート会議室の出番。日曜や祝日など、タイミングによってはその日に空きがあるかもしれません。すぐに空き情報を調べ、もし空いている会議室があったら、そのまま予約。顧客には「数時間いただけますか」と伝えて、いったんその場を去り、予約した会議室に向かいます。会議室に着いたあと、鍵をフロントで受け取る必要はありません。スマートロックですぐに解錠できます。会議室を利用して話し合いを済ませ、顧客のところへ戻ります。

近くの喫茶店で話し合おうとすれば、周りの人に話を聞かれる心配もありますが、そのほかに、Wifiが提供されていないといった問題も出てきます。そうした場合、パソコンでインターネットを利用しながら話し合ったり、オフィスにある資料をネット経由で閲覧したりといったことが難しくなるでしょう。Wifi完備のスマート会議室ならば、そうした心配もいりません。ネット検索もクラウド利用もできるので、製品の仕様を見直す、見積書を作り直すといった作業もスムーズに行えます。そうしたスピーディーな対応は、自社にとって効率がよいだけでなく、顧客にも評価されるでしょう。もし、当日空いている会議室がなかったとしても、その日のうちに対応しようとする姿勢を相手に見せることで、こちらの熱意も伝わりやすくなります。

例3)
「会議室の予約に時間を取られて、本来の営業活動に割ける時間が足りなくなってしまう……」

営業パーソンの仕事は多岐にわたります。得意先回りや新規顧客への訪問はもちろんのこと、営業計画の作成、プレゼンテーションの準備や日報の作成、営業会議など、日々多くの業務に追われているのではないでしょうか。

本来なら、得意先回りや営業計画の作成、プレゼンテーションの準備などに注力したいところですが、実際には、取引先との商談の予約に多くの時間を取られてしまう……といったことも少なくないでしょう。そのために、予定していた数の顧客を訪問できない、プレゼンの準備が中途半端になってしまうといったことも日常的に起こり得ます。

そうした状態になると、営業成績が思ったように伸びなくなる可能性も。それでも売り上げをアップさせようと、より多くの顧客と商談の予約を入れようとしても、予約の作業自体に時間がかかり過ぎてしまい、結局は成績が伸びないといったことにもなりかねません。それでは悪循環に陥ってしまいます。

そこで、予約の手間を減らすために利用を考えたいのが、スマート会議室です。リアルタイムの空き情報がスマホで簡単に確認できるため、電車やバスでの移動時間を利用して、予約することが可能。複数の得意先を回る日は、次の場所へ移動する間に、空き情報の確認と予約を済ませることができれば効率的です。

例4)
「顧客の予定が突然変更になったので、借りていた会議室をキャンセルしたんだよね。でも新たに予約するなら、また空き情報を確認して上司にOKをもらわなきゃ……」

やっとのことで取り付けた、商談の約束。でも、顧客の都合で突然「その日はキャンセルになることだってあり得ます。これまで、そんなときは再度空き情報を確認しなくてはならず、改めて上司に承認してもらう必要もあるなど、手間がかかったのではないでしょうか。会議室によっては、リアルタイムの空き情報がすぐに分かるようにはなっていないこともあり、自分や顧客のスケジュールと照らし合わせつつ、空いている時間帯をもう一度探すだけでも労力が要ることも。

一日中、得意先回りをして、クタクタ……でもこれからもう一度空いている会議室を探して、上司にと話し合ったりしなきゃ……。そんなことが続けば、営業パーソンの疲労がたまるだけでなく、予約変更の処理が遅れ、顧客を待たせてしまうことにも。

スマート会議室ならば、空き情報が一目で分かり、迅速な予約が可能です。最初の予約がキャンセルになった場合でも、すぐにスマホで空きを調べて、次の予約を入れられます。価格もカレンダーに表示されているので、上司の許可ももらいやすいでしょう。

アクセスのよい会議室なら、さらに便利に

今回ご紹介したようなシーンでスマート会議室を利用する場合、ロケーションが1つのポイントになるでしょう。

都内の主なビジネスエリアからアクセスしやすい場所にあれば、そうしたエリアにオフィスがある顧客企業にとってはとても便利です。また、その地域に多くの顧客を抱える自社の営業パーソンにとっても利便性が高いと言えます。スマート会議室を利用する前後の時間に顧客回りがしやすいためです。交通費や時間などの節約にもつながるでしょう。

自社が都内のビジネスエリアから離れた場所にある場合も、そうした場所にある、予約しやすいスマート会議室をレギュラーの交渉の場としておけば、いざというときに、「適当な話し合いの場が見つからない」「顧客に自社まで足を運んでもらうことができない」といった問題が生じることを防げます。

スピード勝負の時代には「スマート会議室」

ビジネスシーンでのスピーディーな対応が求められる今、「スマート会議室」を上手に利用すれば、営業効率をアップできるだけでなく、相手にスマートな印象を与えられます。よい印象を与えることでビジネスの相手として信頼されるようになれば、商談も進めやすくなってくるでしょう。ぜひタイミングよく会議室を予約して、商談成立の可能性を高めていってください。

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会議で貸し会議室を利用した事例