遠方の支社から出張してくる社員との打ち合わせ。急に出張が決まった場合、その場所が確保できない……と慌てる場合もあるでしょう。そんなときには、リアルタイムの空き情報が調べられる「スマート会議室」が便利です。今回は、スマート会議の利点をご紹介します。

スマート会議室とは?

「スマート会議室」とは、リアルタイムで空き情報の確認や予約、決済までワンストップで行えるサービスです。

空き状況の確認

カレンダー形式でリアルタイムの空き情報が提示されます。9:00~9:30、10:00~11:00など、30分や1時間ごとに予約の可否が○×で表示され、それぞれの時間帯の価格も確認できます。カレンダーはスマートフォンのサイズで表示可能で、好きなときに気軽にチェックすることができます。

予約

希望の時間帯に会議室が空いていたら、ネット経由で予約します。予約が完了したら電子キーが自動発行されるので、あとは利用時間に会議室に向かうだけでOK。鍵をフロントで受け取る必要はありません。解錠の操作もネット経由で簡単に行えます。スマート会議室の「マイページ」を開き、発行された電子キーを選択して解錠ボタンを押すだけで、ドアを自由に開閉できます。

ガラケーから予約する場合は、指定された電話番号に電話をかけると自動ガイダンスが流れます。それに従って、予約時に渡される予約受付番号とパスワードを入力すれば解錠できます。

決済

利用申請した時間分の利用料が自動計算されます。利用料金の見積もりをもらってから予約するといった手間を省け、スピーディーな予約・決済が可能に。法人向けには請求書払いの選択肢も用意されています。請求書払いを選択すると、自動生成された請求書がメールで送付されます。

従来の会議室を予約する際にかかっていた手間を大幅に減らせる「スマート会議」。主なメリットをまとめると以下のとおりになります。

メリット

  • スマートフォンでリアルタイムの空き室情報が簡単に確認できる
  • 利用料の見積もりを待つ必要がなく、システムが自動計算してくれる
  • カギをフロントで受け取る必要がなく、インターネット経由で自由にドアを開閉できる

出張者にとって便利な打ち合わせ場所とは

本社スタッフのみのミーティングと出張者との打ち合わせでは、異なる面が出てきます。出張者にとって利用しやすい打ち合わせ場所の条件とは、どういったものでしょうか。

出発直前でもすぐに空き情報を確認できる

出張の計画は余裕を持って固めておきたいものですが、さまざまな事情により、一週間前くらいに突然変更になることもあり得ます。

そんなときには、すでに入っていた本社社員とミーティングの予定も調整する必要が出てくるでしょう。しかし本社のほうでは、一週間前になって改めて会議室の空きを確認したり見積もりをとったりするのは、難しいかもしれません。また、出張者のほうでも、ミーティングの予定変更が早く固まらなければ、その他の予定を調整しにくくなり、出発直前にバタバタしてしまいます。その結果、十分な出張の準備ができず、費用をかけて本社や顧客を訪問しただけの効果が得られなくなってしまうこともあり得ます。そういった事態はできるだけ避けたいものです。

出張者との打ち合わせ場所として施設の一室を借りるのであれば、リアルタイムで空き情報を確認でき、すぐに予約できる会議室などが理想です。

出張者の移動に便利なロケーションにある

本社の社員のみで行う会議の場合、自社オフィスの空き部屋を利用したり、自社ビルに近いロケーションの会議室を借りたりすれば、全員にとって便利かもしれません。しかし、出張者にとって便利な打ち合わせ場所は、必ずしもそういった所ではないでしょう。

出張者は限られた日数の中でさまざまな仕事をこなさなければならないため、時間を少しも無駄にできません。予定によっては、自社のオフィスでミーティングすることが必ずしも効率的ではない場合もあります。本社のほうでは、打ち合わせ前後の出張者の予定を調べ、移動に便利なロケーションにある会議室を選ぶと、その出張者が効率よく動けるでしょう。

出張中の急な予定変更にも便利に対応できる

綿密な出張計画を立てていたとしても、訪問予定の取引先のスケジュールが突然変わったり、本社のほうで緊急の用事ができたりと、出張中にも予定を組み直す必要が出てくる場合があります。そんなときにすぐに空き情報を調べられて、見積もりなしで予約できる会議室があると便利です。

こうしたさまざまな条件を満たせるのが、「スマート会議室」です。
出張者からミーティングについての相談があったら、すぐにリアルタイムの空き情報を調べて予約できます。急な予定の変更があったときでも、数日後の空き情報も一目で分かるようになっているため、スケジュールの調整もしやすく、便利です。ビジネスエリアに近いロケーションのスマート会議室もあるので、そういった場所にある会議室を選べば、出張者にとっての利便性も高くなります。また、出張中に予定の変更があって、数日後に空き時間ができてしまった……といった場合でも、出張者が移動中の時間などを利用してスマート会議室の空き情報を調べれば、本社スタッフや顧客とのミーティングを新たに入れられる可能性も出てきます。

本社のほかにも自社工場、顧客企業など多くの場所を回らなければならない出張者であれば、腰を落ち着けてパソコンを開く暇や場所もないかもしれません。そういった状況でも、スマート会議室ならスマホ1つで空きの確認から予約まで迅速に済ませることができ、見積もりを取ることなく自動計算で金額が上がってくるので、利用しやすいでしょう。空き情報は○×で分かりやすく表示されるうえ、価格も一目で分かるので、時間を無駄にできない出張者のストレスを増やしてしまうこともありません。出張者がいつでも自分で予約できるようにしておけば、急な予定の変更が生じた際に、本社の担当者に連絡を取って予約を取り直してもらうといった手間もかかりません。つまり本社スタッフの負担も減らせるのです。

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利用シーンのシミュレーション

実際にはどんなふうにスマート会議室が使われるのでしょうか。出張者が東京駅近くのスマート会議室を使うシーンをシミュレーションしてみます。

出張者:食品メーカー札幌支店の支店長Aさん。年齢は50代。(本社は東京・新宿)

出張期間:1週間 *6月1日(木)~6月7日(水)

出張の目的:1. 全社レベルの営業会議出席 2. 北海道で新商品Xの販売数を増やす計画があり、川崎にある自社工場を視察に行く 3. Xの販売数アップについて本社とミーティング 4. Xを販売している小売企業Lの店舗を見学 5. Xの材料提供企業(M、N、O)とのミーティングなど。

■5月22日(月)
Aさんから本社に出張のスケジュールを連絡。(6月1日の午前11時に羽田空港に到着予定。午後4時に小売り企業Lの日本橋店を見学するので、その前に数時間、本社スタッフとミーティングをしたい旨を伝える)
→Lの店舗が日本橋にあることから、本社のほうでは、Aさんに新宿本社に来てもらってミーティングをするより、東京駅の近くの会議室を借りたほうが話し合いの時間を長くとれると判断。スマート会議室の空き情報を調べ、午後12時半から3時半までの予約を取る。

■5月26日(金)
L日本橋店の店長に急用ができ、Aさんのもとに、見学日を1日から2日に変更してほしい旨の連絡が来る。Aさんは1日の午後4時から空き時間ができてしまう。
→Aさんは空いた時間を無駄にしないために、新商品Xの材料提供企業M(オフィスは有楽町)に連絡を取り、1日の4時からミーティングをできないか問い合わせる。Mの担当者は、スケジュールは合うが空いている会議室がないとのこと。Aさんはスマホでスマート会議室のリアルタイムの空き情報を調べ、2日の午後4時に空室があることを確認。その場ですぐに新たな予約を入れる。
*Aさんはスマホの操作はあまり得意ではなかったが、スマート会議の空き情報のチェックはボタンをクリックするだけで簡単にできるので、スムーズに予約完了。

■6月1日(木)
Aさん到着。宿泊先は東京駅近くのホテル。午後12時半から3時半までスマート会議室で本社とミーティング。そのあと、同じスマート会議室の別室で材料提供企業のMともミーティングを行う。同じ施設内の別室なので、移動の時間もかからず、効率的に動くことができた。

■6月2日(金)
Aさんは午前中に本社で営業会議に出席。午後は3時まで材料提供企業Nを訪問。4時から小売り企業Lの日本橋店を見学。

■6月3日(土)
Aさんは、午前中は川崎の自社工場見学、午後はスマート会議室で材料提供会社Oとのミーティング予定だったが、工場の見学中にOから本社に連絡が入り、その日のミーティングはキャンセルに。
→本社の担当者は外出中だったが、移動中にスマホでスマート会議室のリアルタイムの空き情報を調べ、6日(火)の午後に空室があることを確認。すぐにAさんに連絡をして予定を調整し、6日に新たな予約を入れる。

■6月5日(月)
Aさん、新商品Xの販売数アップについて本社とミーティング

■6月6日(火)
Aさん、午前中は本社で事務処理等を行う。午後は材料提供会社Oとミーティング。

■6月7日(水)
札幌へ帰る。

良い環境を用意して、スムーズな出張の実現をサポート

出張者は、慣れない土地に来てさまざまな人に会うなど、ストレスを抱えやすい状況にあることが多いものです。そんな社員との打ち合わせには、良い環境のスペースを用意したいものです。上で述べたように、交通アクセスに優れていることはもちろん、会議室の雰囲気や設備も大切です。また、1時間単位だけでなく30分単位の時間設定で借りられる会議室であれば、出張者にとってはさらに便利に感じられます。

スマート会議室のなかでも、そうした条件をクリアできるものを選び、スムーズな出張の実現をサポートしましょう。bnr_smart

会議で貸し会議室を利用した事例