社外向けのイベントには明確な目的があります。それは、企業のステークホルダーに対する「感謝の伝達」や、顧客にむけた「製品プロモーション」、あるいはもっと広く一般消費者に向けた「企業のブランディング」を意図したものとなります。そのような明確な目的を持って開催する社外向けイベントは、参加者に満足感を与えます。そしてその満足感が企業への共感を生み出し、企業へのロイヤリティを醸成するのです。そこで今回は、イベント参加者に「楽しめた」「元気になった」「ますます会社のファンになった」と思ってもらえる社外イベントの作り方を、企画・コンセプト作りから、イベント当日に気をつけておきたいポイントまで含めて、3つのステップで紹介していきましょう。

ステップ1:なぜあなたの会社は社外イベントをしなければならないのか?

なぜ企業は、アウター向けのイベントを行うのでしょうか?それは、それぞれの企業の抱える課題が、イベントの背景にはあるからです。イベントはそれ自体を目的としているわけではありません。企業のファンを作ったり、新製品を広めたり、あるいは社外にいるステークホルダーたちと今後もよりよい関係性を保つ目的であったり、そのような企業が現在抱えている課題を解決する手段として行われるものです。
ところが、企業イベントの中には目的が明確でないものもあります。「上司がやれといったから」とか、「他社に成功事例があるから」とか、自社に内在する課題の解決を目的とせず、イベントそのものを目的としてしまうケースもよく見かけます。
このような「イベントの開催そのものを目的とする」イベントは、間違いなく失敗に終わるでしょう。予算と人員をかけたイベントが、成果のない行事に終わってしまっては意味がありません。「イベントで発信したいメッセージはなにか」ということを、しっかりと形にして企画してこそ、意味のある社外向けイベントとなります。

ステップ2:開催したいイベントの種類を決めよう!

社外向けイベントとしては、大きくわけて次の3種類があります。

  • 販売促進
  • 自社製品、サービスの販売促進イベントです。販売代理店、FCを対象としたイベントが一般的です。たとえば、販売代理店対象の表彰式、FCオーナーを集めての懇親会、キックオフミーティングなどのイベントがあります。

  • 企業PR
  • 株主総会、講演会、セミナー、あるいは、さまざまな分野の冠イベントなどのPRイベントです。一般消費者を対象にしたこのようなイベントは、企業の認知度向上を高めることを目的としています。最近では、投資家向けのIRイベントを開催する企業も増えていますが、これもこのカテゴリーに含まれるイベントといってもいいでしょう。

  • 社会貢献
  • チャリティーイベント、エコイベントなど、地域密着のものや、社会全体に向ける社会貢献を目的とするイベントです。CSRイベントは、その目的を含めて「社会貢献イベント」の典型です。
    社会貢献イベントは、企業の認知度向上やブランディングに有効ですが、その目的をブランディングに置いてしまうと、消費者から見透かされ逆効果になるおそれもあります。社会貢献を第一の目的とすることが、このイベントを成功させる鍵となります。自社が解決したい課題から、どのジャンルのイベントが最適なのかを分析し、イベントの種類を決めていきます。

    ステップ3:イベント当日の演出とおもてなし

    イベントの目的を明確にし、イベントを企画・準備を経て、いよいよ当日です。イベント当日に行う演出と進行次第で、社外向けイベントの成否が決まります。

  • 非日常性を演出する
  • 会場のセッティングにこだわります。そのポイントは、会場に入った瞬間、日常とはかけ離れた世界にやってきた、という感覚を与えるもの。たとえば、入り口の飾り付けに凝ったり、オブジェやアートを配置したり、会場内に巨大スクリーンを設置して動画や写真を流していたり。ちょっとした演出を加えるだけで、会場内が非日常の空間に変化します。イベント参加者が日常の出来事を忘れる空間作りにこだわりましょう。

  • ホスピタリティは万全に
  • イベント会場にやってきた参加者たちが気持ちよく過ごせる環境整備は、とても大切なポイントとなります。安全面、衛生面には細かい配慮が必要です。喫煙所の設置、トイレの完備と案内、食事の量と質。そして、意外と忘れがちになのがクロークの重要性です。特に冬場や天候の悪いときには、荷物やコート、傘などを預けられるクロークがあるかないかで、イベントの良し悪しが決まるといっても過言ではありません。
    ホスピタリティの基本は「おもてなし」です。参加者の気持ちになって、どれだけ気分よく満足していただけるか、そのような想像力を持つことで環境整備は十分行き届いたものになるでしょう。

    社外向けイベント開催に最適な会場選び

    社外向けイベントの基本的な考え方と開催方法を紹介してきました。どのような種類のイベントであっても、最終的に重要になってくるのは、会場選びです。
    演出、規模、予算に合わせた会場選びは、イベント主催者が常に頭を悩ます問題でもあります。スタッフや必要な機材の準備とセッティングまで含めると、ここが最大のネックとなることも少なくはありません。
    そのようなときには、貸し会議室のイベントプランを選ぶという方法もあります。社外向けイベントに、貸し会議室を活用してみてはいかがでしょうか?