来場者に商品の価値を感じてもらうことで、販促につなげる商品セミナー。一定の成果は見込めるものの、毎度の準備や片付けに苦労するという声も。そこで今回は、商品セミナーを行うときに覚えておきたい、準備・片付けがスムーズにできるコツをお伝えします。

準備の「見える化」で分かりやすくスムーズに

準備の「見える化」で分かりやすくスムーズに

商品セミナーの会場設営では、何かとトラブルが起こりがち。備品に漏れがあったり、会場のスペースをうまく活用できなかったりと、想定外の事態に直面することは少なくありません。こうしたトラブルの原因のひとつとして、準備の方法に問題があることが考えられます。

そこで取り入れたいのが、「見える化」です。情報や流れなどを誰にでも分かるように現場に提示することで、設営準備がスムーズに進むようになります。

必要な備品は、すべて品目と数をリストアップしておくと、漏れなくそろえることができます。設営スタッフが困らないように、会場の見取り図を用意しておくのも効果的です。見取り図に設営で必要な情報を書き込んでおくと、理解を促すことができます。

誰が見ても分かりやすい資料づくりを

管理を徹底するためには、チェックシートや担当表も用意しておきたいところ。チェックシートがあれば、備品や作業工程の漏れを徹底して確認できますし、担当表があれば、それぞれの担当者が一目で分かるため、全体の流れを管理しやすくなります。加えて、工程ごとに作業フローを作成しておくと、スタッフそれぞれが自分のすべき行動を理解しやすくなります。

備品や掃除用具は使い捨てできるものを選んでおく

備品や掃除用具は使い捨てできるものを選んでおく

セミナー終了後の片付けは、どうしても面倒に感じるものです。しかし、会場を借りている場合は、利用時間も限られており、迅速に片付ける必要があります。そのため、片付けは少しでも手間を省きつつ、手早く済ませられるように工夫しましょう。

手間の削減に役立つのが、使い捨てできる清掃用品です。拭き掃除をする際は雑巾を使わず、お掃除シートを利用して手早く済ませることをおすすめします。除菌シートも用意しておくと、テーブルや備品の汚れを拭き取るのに便利です。コップや食器を使ったり、お弁当を出したりする場合も、使い捨てできる容器を選んでおくと片付けがかなりスムーズになります。

貸し会議室なら準備も片付けもお任せできる

準備や片付けのコツをつかんでいても、規模が大きくなると人手も時間もかかります。特に、イスやテーブル、スクリーンなど大型の備品を短時間で片付けるのは大変なものです。

片付けの手間を減らしたい方や、女性スタッフが多いチームでセミナーを行う方にオススメなのが、貸し会議室の利用です。スタッフに片付けを任せられるところもあるので、わずらわしい作業や力仕事をお任せできて便利です。また、備品の貸し出しも行っているところを選べば、持ち込む備品を減らすこともできるので、さらに助かりますね。

スマートな準備と片付けでセミナーの質を高めよう

商品セミナーは事前の準備がとても大切です。準備に時間を取られたり、備品の漏れがあったりすると、セミナーの質の低下が懸念されます。しかし、見える化を意識して準備に取り組むことで、効率的に準備ができると、ゆとりをもってセミナーに臨むことができるでしょう。また、終了後の片付けは大変ですが、コツをつかめば無駄な作業を減らすことが可能です。しかし、そうはいっても、人手が足りないことや作業の時間が取れないこともあるでしょう。そうした場合は、負担を極力減らすためにも、スタッフのサポートを利用できる貸し会議室を選択してはいかがでしょうか。

参考:
セミナー運営を成功に導くツール&チェックリスト -企画・運営・振り返りまで完全網羅!-|ロフトワーク
自社のセミナー開催に欠かせない5W1Hの考え方とは|販促伝説
セミナー弁当の選び方|ごちクル