まずは、研修実施までの基本的な準備の流れをご紹介します。

1.研修目的の明確化と研修対象者の決定

研修の目的を“なんとなく分かっている”レベルではなく、はっきりと明確に定めることが重要です。そして、誰を対象に実施するべきかという研修対象も決定します。

2.研修日程の調整

研修対象者が研修に参加できるように日程調整を行います。

3.研修内容を企画

研修目的を達成するための具体的な内容を企画していきます。「受講者のレベル」に合った内容で、「予定時間内」におさまるボリュームにすることも意識しましょう。

4.講師の検討と依頼

外部講師にするのか、社内講師にするのか。またはブレンド型にするのか。研修の講師についても検討し、依頼を行います。スケジュール・謝礼・当日の食事・交通手段・アシスタントの有無など、可能な限り細かく確認していきましょう。

5.研修会場の決定と予約

社内の会議室と社外施設どちらで行う場合も予約が必要です。
社外施設で実施する場合は、使用料・アクセス・備品など、様々な角度から検討します。

6.受講者へ案内

研修の受講者へアナウンスします。事前に伝えるべき最低限の項目としては、「開催日時・開催場所・大体のカリキュラム内容・筆記用具など持参が必要なもの」が挙げられます。もしも事前課題や用意してもらいたい資料などがある場合は、その旨も記載して案内を行います。

7.ツール等の作成とテキストの用意

受講者名簿・座席表・名札・地図・スケジュールなど、必要なツールを準備します。「受講者アンケート」も必須です。
また、自社で使い続けているテキストがある場合や、外部の研修会社が用意する場合を除き、テキストの検討も必要です。市販のテキストを選ぶなら、なるべく薄めをおすすめします。研修で詰め込みすぎるのは消化不良になりがちなので、軸となる内容を確実に身につけられる分かりやすいテキストを用意しましょう。

8.使用機材や備品の手配

プロジェクター・ホワイトボード・マジック・マイク・パソコン・椅子・机など、必要な使用機材や備品を検討して手配します。

続いて、研修当日までに準備が必要なものをピックアップします。

飲み物

講師や受講者分の飲み物を用意します。想定人数よりも少し多めに確保しておくと安心です。

会場案内の張り紙

受講者が迷うことのないように、「○○研修の会場はこちら」など、大きくて分かりやすい会場案内の張り紙も準備します。

予備の筆記用具

受講者が万が一筆記用具を忘れたときのため、予備の筆記用具も準備しておきましょう。

運営用マニュアル

運営側の事務局用マニュアルの準備をおすすめします。事前に作成しておきますが、当日の状況によっては臨機応変に修正を加えていきましょう。時間を軸とした構成にし、そこに研修の項目をあてはめ、運営側の動きや準備物などについて確認していきます。運営側の役割分担を明確に決めて記載しておくことも大切です。

研修準備の中で、つい見落としがちですが、実は非常に重要なポイントをお伝えします。それは、「受講者の意識」に対しての準備です！

受講者の研修モチベーションを準備！

例えば、研修開始時間になっても揃わない、研修中に携帯電話が鳴る、忘れ物が多いなど、受講者の姿勢に対して残念な気持ちになることがあるかもしれません。しかしそれは、運営側の準備次第で変えられる可能性大です！
研修の案内をする際に、「研修の目的」「守ってもらいたいルール」、必要な場合は「事前課題」について、目立つように大きく記載しておくだけでも伝わり方が違います。さらに、研修日が近づいてきたタイミングで、改めてリマインドメールを送るようにしましょう。

また、研修よりも業務を優先しようとするケースもあるので、受講者の上司にも研修の目的や意義をしっかり伝えておくことができると理想的です。
研修というのは、“会社から参加を強制されている”“なぜこんなことをしなくてはならないのか”と思われることも多々あります。だからこそ、「受講者の意識を高めておく」というのも、大切な準備のひとつです。やるべきことが多すぎて見落としがちですが、なるべく心がけていきましょう。

研修準備の負担を軽減するためにも、「貸会議室」での研修実施をおすすめします。まず、椅子・机はもちろん、プロジェクター・マイク・照明・ホワイトボードなどの「設備や備品」が揃っているため、わざわざ手配する必要がなく、会場への確認だけで済みます。また、用意していない備品が急に必要になった場合や、たとえ忘れていた場合でも、レンタルできることが多いので安心です。「空調管理」の体制も整っているため、当日に慌ただしく空調の設定をすることもありません。
アクセスに関しても「駅近・好立地」が多く、受講者への案内もしやすくて魅力的です。

さらに、研修特化型の施設を利用する場合は、「研修をサポートする専門スタッフ」に相談しながら進めていくことができます。研修担当者の準備への負担が大きく軽減でき、研修の質も高められます。
長時間の研修では食事の準備も必要ですが、「ケータリングサービス」が整った貸会議室を選べば、その点もスムーズです。研修後に懇親会を予定している場合も、ケータリングサービスが役立ちます。

様々な角度からの準備が求められる研修準備には、「チェックリスト」を活用して取り組みましょう。おすすめのチェックリスト例をご紹介します。

研修内容に関するチェック項目

・研修の目的と学習ポイントが明確になっているか
・研修の受講者は明確になっているか
・研修の日程調整は確実にできているか
・研修の予定時間内におさまるボリュームになっているか
・受講者のレベルと合っているか
・研修全体の流れにメリハリはあるか
・急なスケジュール変更にも対応できる余裕をつくっているか

講師に関するチェック項目

• ・日程調整は確実にできているか
• ・当日のスケジュールを伝えられているか
• ・会場到着時間の確認はできているか
• ・謝礼の金額や振込先などは確認できているか
• ・必要な資料や機材を確認できているか
• ・資料を配布するタイミングの確認はできているか
• ・席の配置や席順の確認はできているか
• ・講師の緊急連絡先の確認はできているか
• ・当日の移動手段の確認はできているか
• ・当日の食事についてはどうするか
• ・講師のアシスタントの有無は確認できているか
• ・講師参加の懇親会を催すかどうか

会場に関するチェック項目

• ・社内の会議室と社外施設どちらを使用するか
• ・備品や設備は整っているか
• ・会場内のレイアウトは自由に変更できるか
• ・講師の控え室は確保できるか
• ・開始時間までの受講者の待機場所は確保できるか
• ・使用料はいくらか（社外施設の場合）
• ・アクセスは良好か（社外施設の場合）
• ・会場周辺に食事ができるお店はあるか（社外施設の場合）
• ・ケータリングサービスを利用できるか（社外施設の場合）
• ・会場予約は完了しているか

• ・椅子と机の準備はできているか
• ・ホワイトボードは準備できているか
• ・ホワイトボード用のマジックは準備できているか
• ・プロジェクターは準備できているか
• ・パソコンは準備できているか
• ・パソコンとプロジェクターの接続はできるか
• ・ケーブルがパソコンまで届くか
• ・ポインターの準備はできているか
• ・受講者用の予備の筆記用具はあるか
• ・飲み物の準備はできているか
• ・急な場合に備品購入できるお店が近くにあるか
• ・急に必要になった備品のレンタルは可能か（社外施設の場合）

受講者へのアナウンスに関するチェック項目

• • ・研修日時はアナウンスしたか
  • ・開催場所はアナウンスしたか
  • ・大体の研修内容をアナウンスしたか
  • ・持参が必要なものの案内はしたか
  • ・事前課題がある場合は案内したか
  • ・参加意識向上のための工夫はできているか
  • ・リマインドメールは送れているか

・受講者の上司にも意義を伝えられているか
・受講者の出席と欠席状況を確認しているか

ツール等に関するチェック項目

• • ・スケジュール表は作成できているか
  • ・受講者名簿は作成できているか
  • ・受講者の座席表は作成できているか
  • ・受講者用の名札は作成できているか
  • ・地図は作成できているか
  • ・会場案内の張り紙は作成できているか
  • ・受講者アンケートは作成できているか
  • ・テキストは用意できているか
  • ・印刷が必要な資料の部数は確認できているか
  • ・運営用マニュアルは作成できているか

研修担当者は、有意義な研修の実施に向けて、たくさんのことを考え、たくさんの準備をしなければなりません。時間も労力もかかりますが、その丁寧で的確な準備が、研修当日の成功に確実につながっています。