会議をバックアップ!役立つ「アジェンダ」

「アジェンダ」というワードを耳にするけれど、実際はどういったものなのかよく分からない・・・という方は多くいらっしゃいます。しかし、ビジネスシーンでのアジェンダは、会議の質を大きく左右する重要なアイテムです。有意義な会議をバックアップしてくれる存在なので、その役割や作成のポイントを理解し、積極的に活用していきましょう。
今回は、会議用のアジェンダについて詳しくお伝えしていきます。

アジェンダとは?

アジェンダの語源は英語で、予定表・計画・議題・議事日程を意味します。
つまり、ビジネスシーンにおけるアジェンダとは「会議に関する予定表」です。
該当する会議の議題や決定すべきこと、タイムスケジュールなどがまとめられたもので、通常は会議の進行役から会議参加予定者に向けて案内されます。

ビジネスシーンで登場するメインパターン

通常は、「来週の会議に向けてアジェンダの作成をお願いします」「お手元のアジェンダをもとに会議を進行いたします」というような使われ方で、「アジェンダ」ワードが登場します。

議題そのものを意味する場合

本来ならアジェンダと議題は使い分けたいところですが、ときには、会議の議題そのものを指して使われることがあります。
「本日のアジェンダは新商品の方向性についてです」「次回のアジェンダを提案いたします」といったイメージです。

政治の分野で用いられる場合

ビジネスシーン以外でも、政府や官公庁などの公的機関において、政治的な検討課題・政策の意味で用いられることがあります。また、大規模な行動計画に関する施策名が「アジェンダ○○」と表現されるケースも多く見られます。

アジェンダとレジュメは別物!

アジェンダと同じく、レジュメもよく耳にするワードです。何となく似ているイメージがあり混同されがちですが、アジェンダとレジュメは別物!アジェンダが「予定表」であるのに対し、レジュメは「要約」です。
講演や講義などで話される内容がまとめられ、事前に配布されるケースが多く見られます。ビジネスシーンにおいては、会議で報告される予定の内容が要約されたものをレジュメと呼ぶのが一般的です。

アジェンダの存在意義

それではなぜ、会議の際にアジェンダが用いられるのでしょうか。
それは、「論点やタイムスケジュールを事前に共有することで効率的に会議を進め、会議を有意義にするため」です。良質なアジェンダがあるかどうかで、会議の質が大きく変わります。
事前のアジェンダをもとに会議の参加者それぞれが意見をまとめ、資料の準備もできることに加え、時間配分の意識が高まるので、ダラダラと長引く会議や話がすぐにそれる会議を防ぐことにも直結。ファシリテーター(司会進行役)にとっても、「あと10分なので少しだけペースをあげましょうか」「あと5分なので、そろそろまとめの段階に入ります」などの発言がしやすくなる心強い存在です。

役立つアジェンダのつくりかた

会議に向けて役立つアジェンダをつくりたい!そんなときのための作成ポイントをお伝えします。

1.会議の目的を明確かつ簡潔に提示

まずは「会議の目的」を明確に案内します。
何のために何を決めるべき会議なのか、またはアイデアを出すための会議なのか、参加予定のメンバー間での認識の統一を図りましょう。
たとえ盛り込みたい要素がたくさんあったとしても、シンプルに簡潔に記載することがポイントです。

2.議題を並べ、タイムスケジュールも記載

次に、会議の目的から導き出される「議題」を並べ、議題ごとの「タイムスケジュール(時間配分)」も記載します。
議題1・議題2・議題3というように、番号をつけるとより分かりやすくなります。ただ、議題の数が多すぎると参加者のモチベーションが低下する恐れもあるため、多くても5つ程度が理想です。
内容を盛り沢山に詰め込むことよりも、余裕をもったタイムスケジュールを心がけましょう。

3.プロジェクター用の準備もおすすめ

参加者全員への配布に加え、プロジェクター投写用のアジェンダを準備しておくこともおすすめします。
パソコンをプロジェクターに接続し、アジェンダのスペースに決定事項を書き込んでいくことができれば、参加者の理解が深まり、認識の共有化もスムーズです。その際は、遠くからでも見やすいように、文字のサイズや行間に注意を。また、会議終了後の議事録作成時にも大いに役立ちます。

アジェンダに必要な項目まとめ

一般的な会議用アジェンダに求められる項目をご紹介します。

必要な項目

  • 会議名
  • 会議日時
  • 開催場所(必要な場合は住所や地図も掲載)
  • 会議の目的
  • 議題とタイムスケジュール(複数の場合は番号で分かりやすく)
  • 参加者
  • 参加者の役割分担
  • 配布資料について(配布資料がある場合)
  • 前回の会議での保留事項 など

これまでの内容をふまえ、アジェンダの例をご紹介します。

アジェンダ例

会議詳細が決まりましたので、各位ご確認お願いいたします。

<第●回商品開発会議>
日 時:2020年◎月◎日(火)14:00〜16:00
場 所:●●●貸会議室
参加者:●●部長、●●課長、●●主任、●●工場長、●●リーダー
目 的:時短系キッチン商品の開発について
議 題:1.アンケート結果報告(10分)
2.具体案の検討(45分)
3.モニターについて(30分)
役 割:ファシリテーター ●●課長/機器操作 ●●リーダー/議事録作成 ●●主任
配布資料:商品開発アンケート、モニター候補リスト

案内のタイミングも重要!

アジェンダの効果を高めるためには、アナウンスのタイミングも重要です。議参加予定者には余裕をもって案内し、議題や役割分担などを確認してもらうようにしましょう。紙ではなくメールでの案内でもかまいません。
あらかじめ会議の内容が伝わっていると、参加メンバーそれぞれが事前に意見をまとめ、必要な資料の準備をして臨むことができるので、会議がより充実します。遅くとも、会議前日までのアナウンスを心がけましょう。

修正・変更も必ず案内

もしも会議開催までに修正や変更点が発生した場合は、そのまま放っておくのではなく、責任をもってすみやかに周知徹底を。それによって参加者の準備内容が変わる可能性もあるので、必ず伝えましょう。

可能であれば会議のシミュレーションを

優れたアジェンダは、会議のシナリオの役割を果たします。もしも可能であれば、作成したアジェンダをベースにし、会議のシミュレーション実施をおすすめします。実際に会議を想定してみることで、アジェンダの時間配分が適切かどうか、抜けている箇所はないかなどのチェックにつながり、より質の高いアジェンダに仕上げられます。

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