ニューノーマル時代のオフィスとは?今後のオフィス設計に必要なこと5選

社会情勢の大きな変化に伴い、多くのオフィスで働き方の大きな改革が進んでいます。特に、テレワークや在宅勤務の導入を急速に進めている企業は多いものです。

オフィスの今後の計画を立てる中では「オフィスとはそもそも何のために存在するものなのか」という点を考え直す必要があります。

極端な話をすれば、ほとんどの従業員がテレワークや在宅勤務をしながら業務を進めていくことが可能なのであれば、従来のオフィスは不要ということになります。実際に、広々としたオフィスを構えず、最小限のワークスペースのみで業務を行う企業も増加しているものです。これまでとは働き方が変化していく以上、オフィスのあり方も変化させていくべきだというのが多くの企業の考え方です。

ニューノーマルと呼ばれる時代の中でオフィスはどのような役割を担うべきなのでしょうか。これからのオフィスに必要とされる役割や求められる要素について考えてみましょう。

ニューノーマル時代のオフィスとはどういう役割があるのか?

1. コミュニケーションの場として活用できる

リモート会議が当たり前になった現在、多くのビジネスマンがコミュニケーションの不足に悩んでいます。オフィスでの仕事では当たり前のようにおこなっていた雑談などのコミュニケーションは、在宅勤務にシフトすればなくなってしまうのです。中には、リモート会議でつながることのない他部署との交流が完全に途絶えてしまったケースもあるといいます。

オフィスに出社しないことによる交流不足が業務に影響を及ぼしていると考える方は少なくありません。しかし、従業員が業務中や休憩中に会話をすることは、信頼関係やチームワークの創出に役立ちます。ニューノーマル時代であってもときにはオフィスに出社し、従業員同士で交流をする機会が必要といえそうです。

2. 気づきやアイディアの創出の場になる

従業員同士のオフィスでの何気ない雑談が気づきにつながるケースは当然あるものです。在宅勤務の環境になってからアイディアが生まれにくくなったと悩んでいるビジネスマンもいるものです。

アイディアの創出という目的においても、オフィスは重要な役割を果たしているのです。

3. 従業員に方針やミッションを共有する場になる

リモートワークが当たり前になっても、経営陣から従業員に向けてこれからのビジョンを伝え共有していくための場所は必要です。リモートワーク時代には、個々でフレキシブルに業務を進めつつ、オフィスという現場からのフィードバックを得るという働き方を選択することが効率化につながっていくことでしょう。

企業における業務の核となる場所として、また従業員の帰属意識を刺激する場として、オフィスという現場の重要性が変化することはないといえます。

4. 仕事をする場所を自由に選べることも大切

多くの人が在宅でのリモートワークを選択する一方で、自宅以外の場所で働きたいという要望が出るケースもあります。さまざまな事情で自宅では落ち着いて仕事ができないという方のほかに、自宅に仕事をできる環境が十分に整っていないという方もいるかもしれません。

こういった従業員が自由な働き方を選択するためにも、オフィスの存在は欠かせません。大切なことは、働く場所をオフィスのみ、あるいは自宅のみと限定してしまうのではなく、個々の従業員が最も働きやすいと思える環境を自由に選択できるよう、多くの選択肢を用意しておくことです。

これからのオフィスに求められる要素5つ

1. 使いやすい場所であること

多くのビジネスマンが「オフィスを使わなくても仕事ができる」と感じている現代だからこそ、オフィスには使いやすさが求められています。理想的なのは、従業員に「自宅も快適だがときにはオフィスも利用したい」と思ってもらえることです。

従業員にとって利用しやすいか、快適に過ごせているかなどをチェックし、オフィスのユーザビリティを見直してみるのがおすすめです。場合によってはコワーキングスペースやシェアオフィスを契約するなどの方法も検討してみましょう。

2. コミュニケーションを取りやすいこと

従業員同士のコミュニケーションが薄れたことに悩んでいるビジネスマンは少なくありません。働き方の多様化によって社内コミュニケーションが希薄になってしまうのは残念なことです。

従業員が出社したときにリラックスして会話や交流ができるような環境を作ってみましょう。オフィスのレイアウトをフラットな作りにしたり、壁のないオープンなスペースを用意したりと、デザインにこだわってみることが大切です。

3. アイディアを創出できる場であること

テレワークや在宅勤務ではなかなかアイディアが生まれないとお悩みの方も多いものです。新しいアイディアが生まれてこないというのは企業にとって憂慮すべき事態です。

こういったお悩みは、部署を超えて交流できるようオフィス空間を分断しないよう心がけたり、他部署や社外の人が行き来したり集まったりできる場を設置したりすることで解決できます。

4. フレキシブルに活用できること

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、多くの企業が業務の先行きが見えないことに悩まされています。ニューノーマルという過渡期の中で、これからのオフィスのありかたを即座に決めるのはなかなか難しいものです。

先行きが不透明な状況下では、あらゆる変化に対応できるフレキシブルなオフィス環境を整えることが重要です。賃貸オフィスの契約形態について相談したり、レンタルスペースを活用したりと、環境や情勢を考えながらその都度働き方に合ったオフィス形態を選んでみてはいかがでしょうか。

5. 感染症対策ができていること

オフィスの感染症対策は多くの従業員が気にしている点だと思います。万一オフィスで多くの従業員が感染してしまった場合、事業が立ち行かなくなるおそれもあります。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)への対策が不十分なまま業務を進めていくことは、従業員に不安を抱かせる原因になります。また、顧客や取引先との信頼関係を構築するためにも、感染症対策は必要不可欠です。あらゆる事態を想定し、最大限の感染症対策を講じておきましょう。

記事まとめ

新しい生活様式が浸透しつつある現代において、オフィスの役割も大きく変化しつつあります。

柔軟に使えて変化にも対処しやすいフレキシブルオフィスという考え方を導入し、ニューノーマル時代を上手に乗り切っていくことが肝心です。まずは従業員のニーズを十分に把握し、将来どのような職場環境を構築するのかをイメージすることがオフィス設計のポイントです。

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