オフィス解約や縮小移転のメリット・デメリット、新たなオフィスはどうする?

コロナの影響でオフィス解約・縮小移転を決めた企業が増えている!

新型コロナの感染予防策としてテレワークを推進・常態化する企業が増える中、オフィスの解約や縮小移転を実施検討する企業も増えつつあります。

 

「オフィス解約」「オフィス縮小移転」とは、オフィスを解約し退去したり、オフィス規模を縮小し別の場所に移転したりすることを指します。前者は「物理的なオフィスそのものを解約すること」であるのに対し、後者は「オフィスそのものは残るが、規模や場所に変更が生じる」という違いがあるのです。

 

オフィス管理において解約・縮小移転が増えている背景には、世の中の企業において“オフィスに関する意識”が変化している、という点が挙げられるでしょう。

今回の記事では、オフィス解約やオフィスの縮小移転のメリット&デメリットをご紹介します。また、解約や縮小移転の際に新たなオフィスを用意する場合、どのようなものがよいのかについてもお伝えします。

オフィス解約のメリット・デメリットについて紹介

企業の中にはこれまで利用してきたオフィスを解約し、オフィスに縛られない働き方を実施しているところも増えています。オフィスを解約するメリットやデメリットとはどのようなものなのでしょうか?

それぞれを順に見ていきましょう。

オフィス解約のメリット

オフィス解約のもっとも大きなメリットは、オフィスの維持にかかるさまざまなコストを削減できることです。賃貸オフィスを借りて使用するには、家賃や内装費、インフラ費、光熱費などのランニングコストが必要です。

仮に都心の大きなビルであれば、30坪で家賃が年間1000万円を超えることも珍しくありません。

こうした毎月のコストが削減できれば、経営状態の改善にもつながります。

 

また、社員の働き方の多様化による生産性アップも見込めます。

オフィスを廃止しテレワークに切り替えることで、通勤の精神的・肉体的ストレスを減らせるのです。

これまで通勤に充てていた時間を別の業務に活用したり、余暇・自己研鑽などに使えるようになったりすれば、モチベーションや生産性の向上も期待できるでしょう。

 

そのほかには、採用戦略の幅が広げられるというのもメリットです。

業務を常時テレワークに切り替えると、居住地に関係なく人を雇えるようになります。これまでアプローチできなかった地域に住む隠れた逸材の発掘や、育児中・介護中などで通勤が難しかった層へ採用活動が展開しやすくなるのです。人員確保がしやすくなれば、生産性の向上や新たな事業展開が可能になる、などの良い効果が期待できるでしょう。

オフィス解約のデメリット

オフィス解約のデメリットは、物理的なオフィスがなくなることによって業務に影響が出るおそれがある、という点です。例えば会社住所や電話番号といったものから、来客の対応スペース、郵便物の受け取りなどは、解約が完了した時点で利用できなくなります。加えて、登記簿の住所も変更する必要があります。

 

また、社員が集まる場所がなくなることにより、コミュニケーションが不足しやすくなるという点もデメリットに挙げられます。オフィスでの打ち合わせやちょっとした雑談がなくなることで、業務の効率や生産性が下がるおそれもあるのです。

 

そのほかには「許認可が必要な事業者は事業そのものができなくなる」というデメリットがあります。

不動産業は人材派遣業、旅行業などの一部の事業においては、許認可の際に「物理的なオフィススペースがある」という条件をクリアしなければなりません。

 

これらの事業者が安易にオフィスを解約すると、許認可が取り消しになってしまうことも。

許認可が必要な企業は、まず管轄の窓口へ問い合わせ、オフィスを解約しても事業が継続できるのか確認してから解約するかしないかを検討しましょう。

オフィス縮小・移転のメリット・デメリット

オフィスそのものをなくしてしまう「解約」に対し、縮小・移転して形を変えながらオフィスを残す方法もあります。縮小・移転をすることで、次のようなメリット・デメリットが生じます。

オフィス縮小・移転のメリット

オフィス縮小・移転のメリットは、ランニングコストを削減できるという点です。オフィス解約とも共通していますが、これまでかかっていた家賃を減らせるというのは経営上大きなメリットが得られます。また、オフィスの規模が縮小されることで、光熱費や内装費・インフラ費といった経費も削減することができるでしょう。

 

また、オフィスそのものはなくなりませんので、来客対応や郵便物の受け取りなどはこれまでと変わらずおこなえるというのもメリットです。コストを抑えながら最低限のオフィス機能を利用できるため、業務への影響は少なくて済むといえるでしょう。

 

オフィスが利用できることで「在宅希望の社員はテレワークで」「自宅での勤務が難しい事情がある社員はオフィス勤務で」というふうに、働き方の選択肢が広がります。より自分の希望に沿った働き方が可能となれば、満足度が高まり、モチベーションアップにつながるのです。

オフィス縮小・移転のデメリット

オフィス縮小・移転にはデメリットも存在します。

縮小・移転の際には新しいオフィスへの移転作業のほか、テレワーク環境の整備も必要になります。テレワーク環境がすでに整っていればよいのですが、これまで従業員の自宅環境に依存していた場合は、本格導入のための費用や手間がかかるでしょう。さらには、テレワーク化に伴う就業規則・評価制度の見直しも求められます。

また、オフィスに出入りする社員数が減れば、社員同士が顔を合わせてコミュニケーションをとる機会も少なくなります。これまで対面でのコミュニケーションを重視していた企業では、コミュニケーションの方法を変えていく必要が生じるでしょう。

 

ちなみに、旧オフィスを解約する際には「解約予告期間」という期間があるため、すぐに退去することができません。退去を申し出てから約半年間は家賃を支払わなければならない、ということを考慮し、計画を立てることが重要です。

オフィス解約・移転・縮小している企業の事例

オフィスの内装工事をおこなっている株式会社エス・ビルドは、「新型コロナの緊急事態宣言の前後で見積依頼件数が約3.1倍増加した」と発表しました。

同社の集計データによると、1~3月の「オフィス解約に伴う原状回復工事の依頼件数」は20件であったのに対し、4月は16件、5月は19件、6月は26件と明らかに増加しています。

(参考:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000003.000058989.html

 

では、実際にオフィスの解約や移転・縮小に踏み切った企業では、どのような変化があったのでしょうか。

事例①:オフィス解約を実施した「株式会社Lang-8(ランゲエト)」

外国語学習アプリ・サービスを提供する株式会社Lang-8(ランゲエト)では、勤務形態をテレワーク化。

同社ではJR恵比寿駅近くにオフィスを借りていましたが、オフィスを解約することで月200万円の家賃が浮くようになりました。また、社員の通勤時間を削減し、ウィズ・コロナの時代でも安心して働ける体制づくりをおこなっています。

事例②:オフィスの縮小化を掲げる「富士通」

2020年7月、富士通は「今後3年をかけ、現在のオフィスから、ハブオフィス・サテライトオフィス・ホームアンドシェアードオフィスの3形態へと転換する」と発表しました。テレワークの活用と3形態のオフィスの利用により、オフィスの床面積は50%減となります。

 

この背景には以前よりテレワーク制度があったこと、新型コロナの影響によりテレワークを希望する社員数が大幅に増加したことなどが挙げられます。

事例③:オフィス縮小・移転を決めた「ClipLine株式会社」

人材教育・マネジメントに関する動画学習システムを手掛けるClipLineでは、緊急事態宣言後にほぼすべての社員にテレワークを指示。同宣言解除後もテレワークを維持しつつ、オフィスの縮小・移転を決定しました。

この縮小・移転にはテレワーク勤務の浸透のほか、従業員の安全確保が目的となっています。

 

同社では業務内容によって自宅とオフィスとうまく使い分けているのも特徴的です。縮小移転により家賃は以前の5分の1となり、コストのスリム化も叶えています。

オフィス解約・移転・縮小後のオフィスはどうする?

オフィス解約後や移転・縮小後に自宅で作業ができない社員のため、また直接対面が必要なときの場所として、新たにオフィスを設けたいと考える企業も少なくありません。

 

また、メインオフィスに加え複数のオフィスを置けば、分散勤務ができるようになります。

これらのような目的を叶えるには、レンタルスペースをオフィスとして利用するという方法があります。

 

フクラシアのレンタルスペースは、オフィス解約・縮小・移転時のレンタルオフィスとしても利用可能です。

利用人数や目的のほか、社員の居住地やアクセスのしやすさ、利便性などを考慮したうえでお選びください。

フクラシア丸の内オアゾ

フクラシア丸の内オアゾでは、面積50㎡~330㎡(最大収容人数231名)とバリエーション豊かな広さの会議室をレンタルオフィスとして利用可能です。

少人数での分散勤務からウェビナー開催まで、企業ニーズに合わせてスペースを活用できます。

 

・最寄り駅……JR「東京」駅 丸の内北口 目の前、丸ノ内線東京駅直結 東西線大手町駅直結

・住所……〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-6-5 丸の内北口ビルディング 15階、16階

・予約電話番号……050-5278-4485

・駐車場情報……近隣駐車場あり(オアゾ駐車場、丸の内センタービルディング駐車場など7ヶ所)

・URL……https://www.fukuracia.jp/marunouchi/

フクラシア東京ステーション

フクラシア東京ステーションでは35㎡~310㎡の会議室を取りそろえ、10名から200名以上まで収容可能です。東京駅・大手町駅から直結しているため、通勤にも便利です。

 

・最寄り駅……JR[東京]駅・地下鉄[大手町]駅 地下直結、JR[東京]駅・日本橋口徒歩1分

・住所……〒100-0004 東京都千代田区大手町2-6-1 朝日生命大手町ビル5F,6F

・予約電話番号……050-5265-4811

 

・駐車場情報……近隣に駐車場あり(サピアタワー、日本パーキングセンターなど7ヶ所)

・URL……https://www.fukuracia.jp/tokyo/

フクラシア八重洲(東京)

フクラシア八重洲(東京)は「プライオリティーミーティング」をコンセプトに掲げる貸し会議室です。東京駅八重洲口から徒歩3分の好立地にあり、45㎡~200㎡の貸し会議室をオフィススペースとして利用可能です。

収容人数は数名から100名となっています。

 

・最寄り駅……JR[東京]駅 八重洲地下街5番出口目の前、JR[東京]駅 八重洲南口より徒歩3分、東京メトロ銀座線「京橋」駅7番出口より徒歩4分

・住所……〒104-0028 東京都中央区八重洲2-4-1 ユニゾ八重洲ビル(常和八重洲ビル)3F

・予約電話番号……050-5285-6525

 

・駐車場情報……駐車場なし

・URL……https://www.fukuracia.jp/yaesu/

フクラシア品川クリスタル(港南)

フクラシア品川クリスタルは品川駅から徒歩8分の場所にあります。

アクセスが良好で利便性もよく、さまざまな広さ(20㎡~260㎡)の会議室・レンタルスペースがそろっており、人数も10名から200名まで対応可能です。

 

・最寄り駅……JR「品川駅」港南口から徒歩8分、京浜急行品川駅から徒歩8分

・住所……〒108-0075東京都港区港南1-6-41芝浦クリスタル品川(旧名: 品川クリスタルスクエア)2階、3階

・予約電話番号……050-5265-4815

 

・駐車場情報……近隣駐車場あり(GIKENエコプラザ大同品川ビル駐車場、 パークイット品川駅港南口 など9か所)

・URL……https://www.fukuracia.jp/shinagawa/

フクラシア品川高輪口

品川にある2つのフクラシア会議室のうち、高輪口からほど近い場所にあるのが「フクラシア品川高輪口」です。

利用人数は18~135名まで、40㎡~75㎡の大小4部屋を利用でき、大人数での利用の場合は会議室を組み合わせることで対応可能です。

 

・最寄り駅……JR[品川]高輪口駅から徒歩4分、京浜急行[品川]駅から徒歩4分

・住所……〒108-0074 東京都港区高輪3-25-33 長田ビル6階

・予約電話番号……050-5265-4820

 

・駐車場情報……近隣駐車場有り(タイムズシナガワグース、タイムズ高輪第21)

・URL……https://www.fukuracia.jp/shinagawa2/

フクラシア浜松町

フクラシア浜松町は、JR浜松駅から徒歩1分とアクセスも抜群な貸し会議室です。

最大200名が利用可能な同会議室では、4室の中からニーズに合った会議室を借りられます。

 

・最寄り駅……JR[浜松町]駅から徒歩1分、都営大江戸線[大門]駅から徒歩2分、東京モノレール[浜松町]駅から徒歩2分

・住所……〒105-0013 東京都港区浜松町1-22-5 KDX浜松町センタービル6F(旧住友生命浜松町ビル)

・予約電話番号……03-5542-1235

 

・駐車場情報……近隣駐車場有(コインパーク浜松町第4など8ヶ所)

・URL……https://www.fukuracia.jp/hamamatsucho/

オフィスの解約・縮小・移転時の新たなオフィスには、レンタルスペースを活用しよう!

新型コロナの影響でオフィスの解約・縮小・移転を決定する企業は今後も増加することが予想されます。

「オフィスを解約するが、オフィスとしての機能を果たす場所が欲しい」「分散勤務ができる場所として、小規模オフィスを利用したい」という企業様は、レンタルスペースの活用を検討してみましょう。

 

レンタルスペースを物理的なオフィスとして利用することで、通常業務のほかに来客への対応などもおこなえるようになります。また、社員の気分転換や交流の場として利用できるよう整備すれば、在宅勤務のストレス緩和・コミュニケーションロスの改善にも効果があります。

 

フクラシアの貸し会議室・レンタルスペースでは、企業様や社員様の新たな働き方を応援いたします。貸し会議室はレンタルオフィスとしてもご利用いただけますので、是非お気軽にご相談ください。

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