近年、サテライトオフィスを導入する企業が増加している!

サテライトオフィスは、企業の本社や支社とは別の場所に置いた拠点のことです。

働く場所の分散化・利便性の向上などの恩恵が得られるとして、近年ではIT企業や通信・マーケティング業、電子機器メーカー、インフラ関連などさまざまな企業が「サテライトオフィス」を導入しています。

また、最近では新型コロナ対策としてサテライトオフィスを利用する企業も増えつつあります。

自宅環境の都合(ネット回線の有無や通信速度、住環境など)から在宅勤務が難しい社員でも、サテライトオフィスを設置すれば仕事場所を確保できるようになります。

ここでは、サテライトオフィスを導入するメリット・デメリットに加え、サテライトオフィスの導入事例をご紹介します。

サテライトオフィスとはどのようなもの?

「サテライトオフィス」と「支社・支店」の違いは、より規模が小さい事業所であるという点です。

仕事をするうえで最低限の設備だけが備わっており、本社や支社・支店のような“業務全般ができる設備”は設けられていないのが一般的です。

また、支社や支店での勤務には、異動や出向などの業務命令が伴うことが多いもの。一般的なサテライトオフィスでは、社員が自分で働く場所を決めることができるのです。

 

従来からサテライトオフィスを運用している企業は一定数存在していましたが、昨今では「ウィズ・コロナ」の対策として、サテライトオフィス導入を検討している企業が急増しています。

コロナの対策としてテレワークは有効とされていますが、在宅勤務ができるかどうかは、ネット環境や作業スペースの有無、家族構成などに大きく左右されるからです。

 

「急遽テレワークに切り替えたものの、自宅で働く体制が整っていない……」という社員が仕事をしやすいよう、サテライトオフィスを導入するのはとても有効な手段だといえるでしょう。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスの形式には、大きく分けて2種類があります。

専用型サテライトオフィス

自社または自社グループ専用のサテライトオフィスを専用型と呼びます。

通常業務をおこなう場所としてはもちろん、営業社員や出張中の社員の作業場所としても利用できるのが特徴です。事業所とは別の場所に設置するケースのほか、事業所内の一部をサテライトオフィスとして利用可能にしているケースもあります。

 

共用型との違いは、自社または自社グループの社員のみが利用できる、比較的クローズドな場という点です。情報漏洩リスクは共用型に比べると少ないといえるでしょう。

共用型サテライトオフィス

共用型サテライトオフィスでは、コワーキングスペースやシェアオフィスなどをサテライト拠点に利用します。

他の企業や事業主とオフィス空間を共有するため、まったく違う業種の方と一緒に仕事をすることも珍しくありません。

 

時にはワークショップやイベント、交流会などが開かれることがあり、異業種間の交流によって新たなアイデアが生まれることも。過去には別々の企業が共用型サテライトオフィスで交流を深めた結果、コラボレーションを実施したケースもあります。

サテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスについて概要を知ったところで、「どんなメリットがあるのか」と気になる方も多いのではないでしょうか。ここではサテライトオフィスを設けるメリットを5つご紹介します。

通勤時間の削減・時間の効率化

本社や支社が都心、かつ交通機関が混雑する場所に据えられている場合は、通勤によるストレスが心身の負担となり得ます。特に郊外から会社に通っている社員は通勤時間も長くなるため、負担感が強いでしょう。

 

サテライトオフィスを既設の拠点間や社員が多く住む地域に設置すれば、通勤の負担を大きく減らせます。

浮いた時間は業務に充てられるため、業務効率アップが期待できるでしょう。

 

また、通勤に費やしていた時間を自己研鑽や余暇に使えるようになれば、ワークライフバランスも向上。

社員のモチベーションがアップすれば、生産性向上や離職防止につながります。

固定コストの削減

社員の自宅エリアから近い場所にサテライトオフィスを設けると、通勤費などのコスト削減になります。

固定コストが浮けば他の業務・計画等に予算を割けるようになるため、企業にとってもメリットが大きいのです。

多拠点で分散して業務をおこない、業務に割く時間を短縮できれば、人件費の削減効果も期待できます。

育児や介護での離職防止につながる

育児中や介護中の社員は、保育園や親からの呼び出しなどで突発的に対応せざるを得ないケースも多いもの。こうした事情を抱えている社員は、自宅から仕事場までの距離によって仕事との両立が難しくなり、離職してしまうことも少なくありません。

しかし長年のキャリアを積んで知識・経験が豊富な社員の離職は、企業にとって大きな損失といえるでしょう。

 

サテライトオフィスを設け、職場にアクセスしやすい環境を作れば、突発的な対応が必要になっても仕事を続けやすくなります。離職を防いで人員が確保できれば、生産性の低下を防ぐこともできます。

地方の人材発掘が可能となる

地方にサテライトオフィスを設けると、新たな人材発掘の機会を得ることもできます。

「優秀なスキルを持っているのに事情があって都市部に出られない」という人でも、サテライトオフィスを通じて都市部の企業で働けるようになります。このような効果は、人材不足に悩んでいる企業にとって大きなメリットだといえるでしょう。

BCP対策に有効

BCP(事業継続計画)とは、災害や火災などに遭っても、事業が途切れないようにする計画のことです。

サテライトオフィスで業務や事業を分散しておけば、万が一のことがあっても早期復旧が可能となります。

事業を継続させる手段としても有効です。

サテライトオフィスのデメリット

サテライトオフィスはメリットも多い一方、分散型勤務ならではのデメリットも含んでいます。

どのようなデメリットがあるのか、順にみていきましょう。

オフィス分散による連携力の低下

サテライトオフィスを設けオフィスが“分散”すると、本社や支社で勤務する社員との物理的なコミュニケーションが減ります。これにより連携力が低下することがあるのです。

連携力の低下を防ぐには、Web会議システムやチャットツールなどを活用し、積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。

セキュリティーの意識低下

社員が本社や支社から離れて勤務することで、セキュリティー意識が低下し、対策が甘くなることがあります。特に共有型サテライトオフィスの場合、PC画面ののぞき見やPC等の端末の盗難など、情報漏洩のリスクが発生しやすいという点に注意です。

情報漏洩を防ぐには、PCのセキュリティー環境を整えるとともに、サテライトオフィスで管理できる情報範囲を制限するなどの対策が必要です。

自己管理の意識低下

本社や支社を離れて少人数で働くサテライトオフィスでは、自己管理意識が低下しやすいといわれています。

ダラダラと働いて生産性が下がってしまえば、それこそ本末転倒というもの。

サテライトオフィスを導入する際は、社員がおこなうべき業務の計画を定め、進捗を共有・管理できる仕組みを整えることを意識しましょう。

新たなオフィス設置にあたり、維持管理が必要

サテライトオフィスを導入する際にはレンタル費用などのコストが必要です。また、導入に関するノウハウを持っていない場合は、リサーチや研修、オフィスの設置場所の比較検討といった作業を要します。

インプット機会に格差が生じることも

郊外や地方などにサテライトオフィスを置く場合、これまで仕事を続けられなかった人でも継続が可能になるケースがあります。しかし「都心でおこなわれる交流会やセミナー等に参加できない」として“インプットの機会格差”が生じる場合があります。

こうしたインプット格差を無くすには、ウェビナーなどを活用し、場所に関わらず学べる機会を設けることが大切です。

サテライトオフィスを持つことによる利益やベネフィット

サテライトオフィスを置くと、さまざまな働き方を実現できるようになります。

一番のベネフィットは「人員不足の解消」です。

 

パーソル総合研究所の推計によると、現在日本には、未就学~就学児の母親や介護中の人、60歳以上のシニアといった「働きたいけれど通えない」という人が約432万人存在しています。

そのうち、「自宅の近くにサテライトオフィスがあれば働ける(可能性がある)」と回答した人は、約136万人にものぼることが分かったのです。

(参考:https://rc.persol-group.co.jp/satellite-office/

 

同研究所の推計では、日本の企業は2025年になれば583万人の人員不足になるともいわれており、人材の確保が急務となっています。サテライトオフィスは人々の「働く意欲はあるけれど働けない」を解消すると同時に、企業の人手不足を継続的に解決し、さらなる発展へ導いてくれる手段になりうるでしょう。

 

また、サテライトオフィスの利用は、企業のコストカット効果も高いというデータもあります。

 

2019年総務省が実施した実験調査では「テレワークに切り替えた場合と、通常の勤務体制では明確なコストダウンがみられた」という結果が発表されました。

回答のあった企業の平均値は、残業時間が44.6%減、旅費・交通費は9.6%減、事務用紙の使用量は38.1%減と、さまざまな面でコストカット効果が得られたことが分かります。

(参考:https://www.soumu.go.jp/main_content/000667934.pdf

 

このデータには自宅勤務も含まれているうえ、サテライトオフィスの拠点を増やせば運営コストが加味されるので、実証通りにはいかないかもしれません。

しかしながら「将来的な働き手を増やし、無駄なコストをカットできる」という点は、大きな利益につながる可能性を秘めているといってよいでしょう。

サテライトオフィスを展開している会社の事例

サテライトオフィスを展開している企業が増えつつある中、実際にはどのように展開・利用しているのでしょうか。そこで、企業のサテライトオフィス展開事例を3つご紹介します。

【事例①】サテライトオフィスを含めさまざまな働き方ができる計画を実施:富士通

富士通では、以前から主要事業所内にサテライトオフィスを展開・活用していました。

今後はさらに社員が多く居住するエリアへ順次拡大していくことが予定されています。これは社員に対し、本社や支社といった“場所”にとらわれることなく働いてもらうのが狙いです。

 

また、それと合わせて全社員にコアタイムなしの「スーパーフレックス制度」を適用し、交通費は必要な時のみ精算するシステムに切り替えるなどの改革も。

「社員が好きな場所で働ける」「Work Life Shift」をコンセプトに掲げ、多様な働き方を提供できる仕組みづくりをおこなっています。

【事例②】地域の人材発掘&地域創生に貢献:NTTコミュニケーションズ

NTTコミュニケーションズは2015年に岩手県大船渡市と協力し、サテライトオフィス「大船渡ふるさとテレワークセンター」を設立。

はじめは富士ソフトのサテライトオフィスとしてスタートし、現地で働くIT技術者3名やフリーランスIT技術者、協力企業の富士ソフト社員を含め、計30名の人材雇用に成功しました。

 

また近年、地方では“都市部への人材流出”が課題になっています。

しかしその一方で「働ける場所があるなら地元に住みたい」と考えている人も相当数いることが判明しているのです。

 

こうした問題の解決策として、「大船渡ふるさとテレワークセンター」ではワークショップを実施。

今では地域の新たな働き方を提示する地域創生のプラットフォームになっています。

【事例③】育児中の女性の就労環境改善:ベビカム株式会社

情報処理サービスを提供するベビカム株式会社では、都心から離れた場所にサテライトオフィスを展開。

都心への通勤が育休からの復帰の障壁になっていた社員に対し、サテライトオフィスや在宅勤務を活用することで離職の問題を解決しました。自宅から近い環境で働けることで、社員の満足度もアップ。

現在では社員の約3分の1がサテライトオフィス勤務です。

 

同社ではサテライトオフィスと本社、在宅勤務者のコミュニケーションロスを防ぐべく、オンライングループウェアを構築。円滑なコミュニケーションが取れる工夫をおこなっています。

サテライトオフィスは多様な働き方が可能!

サテライトオフィスを活用すれば支社を置くより低コストで拠点づくりができ、さまざまなメリットを得られます。特に人材の発掘・確保は、企業にとって大きなプラスになりうるものです。

 

また、昨今はコロナ対策として在宅勤務を命じる企業も多いですが、自宅環境が原因で十分なパフォーマンスを発揮できない社員も少なくありません。感染対策をしながら生産性を上げるには、テレワークの場としてサテライトオフィスを提供し、安心して働ける環境づくりをおこなうことが大切です。

 

導入をお考えの企業様は、サテライトオフィスを設けることで得られるメリット、デメリットを比較したうえで検討してみましょう。

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