東京のレンタルオフィス|分散勤務にも利用可能なおすすめレンタルスペースをご紹介

新型コロナウィルスの感染拡大により、従来までの働き方を継続することが難しくなっています。レンタルスペースを利用したオフィス分散(分散勤務)を行うなどの対策をとっている企業も増加傾向です。

オフィスを分散することは、これからの時代必要不可欠なビジネスの形となっていくと予想されますので、しっかりとその概要を把握しておきましょう。オフィス分散とはどのようなものか、また、オフィス分散に使えるフクラシアの会議室をご紹介します。

 

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オフィス分散とは?メリット・デメリット、実践している会社は?

まずは、オフィス分散がどのようなものか、その概要を押さえておきましょう。

オフィス分散とは

オフィス分散とは、働く場所(オフィス)を一か所にまとめるのではなく、複数の場所にオフィスを持つことを言います。いわゆる「支社」との違いは、支社の目的が「新しい下部組織を作ること」であるのに対し、オフィス分散の目的が、「働く場所を増やすこと」であるという点です。会社を別に持つのではなく、「オフィス」を別に持つという点が大きな違いとなります。

 

従来の集約型(オフィスを一か所しか持たないスタイル)は、一か所にすべての社員が集まることになりますので、業務連絡がしやすくなったり、生産性を高めたりすることが可能です。しかし、新型コロナウィルスの感染に伴い、一か所に大人数が密集できない場合や、災害などによりオフィスが崩壊した際などに、すべての仕事がストップしてしまうなどのリスクがあります。

オフィスを複数持ち、分散勤務することでそのようなリスクを回避することが可能です。

オフィス分散のメリット・デメリット

オフィス分散のメリットやデメリットを見ていきましょう。

メリット デメリット(注意点)
オフィスを分散することで、一か所に多くの人間が密集することを避けることができます。また、従業員も自宅や営業先から近いオフィスを利用して仕事ができるため、移動時間などの短縮ができます。

災害時などのリスク分散にもなるでしょう。ほかにも、郊外や地方に住む方でも出勤しやすくなり、優秀な人材を逃がしにくいなどのも、オフィス分散のメリットであるといえます。

オフィスを分散するというのは、社内情報を複数の場所に持ち出すことになります。共用型(レンタルオフィスなど)を使用している場合、社内情報漏洩などのリスクが比較的高くなります。また、別の場所で働くため、社員同士のコミュニケーションがとりにくくなる可能性があるので注意が必要です。セキュリティの意識を高めたり、コミュニケーションツールを充実させたりと、準備をしておくようにしましょう。

オフィス分散を実践している会社と効果

・A社の場合

A社では、固定電話による対応やFAX対応など、在宅勤務化できない事務職員複数名が在籍しており、どうしてもオフィスへの出勤が必要でした。そこで複数のオフィスを持つことにしたところ、密を避けながらオフィス勤務が可能になりました。

 

・B社の場合

B社では顧客の個人情報を取り扱っており、業務をするうえで必ずオフィスに出勤しなくてはいけない状況でした。オフィス内での密を避けるためオフィスを複数に分散させたところ、社外秘の個人情報を家に持ち帰る必要なく、オフィス内での密を避けることに成功しました。

オフィススペース選び方のポイント5選

分散勤務に使うオフィススペース選びのポイントを見ていきましょう。

ソーシャルディスタンスが確保されている

コロナ禍でのオフィススペース選び最大のポイントは、ソーシャルディスタンスがしっかりと確保できているオフィスを選ぶことです。共用エレベーターが狭い、隣のブース、席などとの距離が極端に近いなどであると、密が発生しやすくなります。ひとりひとりの作業スペースが広めに確保されており、密集状態が生まれにくいオフィススペースを選ぶようにしましょう。

換気機能がしっかりしている

オフィスを分散させることで一つのオフィスに集まる人間の数を減らしても、人間の出入りがある以上は感染対策を怠ることはできません。新型コロナウィルス感染対策で重要になるのが、室内の換気です。24時間換気や、窓が開放できるなど、感染リスクを軽減させられる機能が備わっているかどうかも、オフィススペースを選ぶ前にしっかり行うようにしましょう。また、トイレなどの共用スペースが、都度消毒殺菌がされているかどうかも選ぶ際の大きなポイントになります。

Wi-Fiなどの設備がしっかりしており、Web会議も問題なく対応できる

分散勤務の場合、チャットアプリやビデオ通話など、ネットを使ったコミュニケーションが絶対に必要になります。ネット回線がしっかりしていないと、必要な業務連絡が取れなくなったり、写真や資料、ワードファイルやエクセルファイルなどの共有ができなくなったりなど、業務に支障が出てしまいかねません。

オフィススペースを選ぶ際は、Wi-Fiなど通信機器の設備がしっかりしているものを選ぶようにしてください。その際は、Web会議などのビデオ通話にも対応できるよう、通信速度や容量の大きなWi-Fiサービスの提供をしているものを選ぶようにしましょう。

電源が確保できる

パソコンやプリンタ、その他業務に必要な電子機器を滞りなく使えるようにするため、オフィススペースの電源数(コンセント数)を事前に確認しておくようにしましょう。何人の従業員がそのオフィスを利用し、またいくつくらいの電子機器を利用することになるのか把握しておくことが重要です。その際は、ギリギリ必要な数だけ確保するのではなく、今後利用の仕方が変わることも想定に入れ、余裕を持った電源数の確保ができるオフィススペースを選ぶようにしてください。

立地がよい(駅近・ランチができる場所が近くにあるなど)

分散勤務のためのオフィススペースを選ぶ際は、オフィスそのものの特徴だけではなく、周囲の環境もしっかり考慮して選ぶようにしましょう。いくら設備の整ったオフィスであっても、近隣に食事できるような店がない、駅から非常に遠い、などすると、利用する従業員にとっては使いにくいオフィスとなってしまいます。

事前にオフィス周辺の環境を確認し、駅から近いか、従業員が気軽にランチできるお店があるかなど、立地条件を踏まえたうえでオフィススペースを選ぶようにしてください。

東京都内でレンタルオフィスとして利用できるフクラシアの会議室

最後に、フクラシアが提供している、レンタルオフィスとして利用できる会議室を6か所ほどご紹介します。

フクラシア丸の内オアゾ

東京駅直結の丸の内オアゾの15階、16階にある貸し会議室、レンタルスペース、イベントスペースになります。数名~231名、50㎡~330㎡の大小さまざまな規模の会議室を、レンタルスペースとして使用可能です。

 

【最寄り駅】JR「東京」駅 丸の内北口 目の前、丸ノ内線東京駅直結 東西線大手町駅直結

【住所】〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-6-5 丸の内北口ビルディング 15階、16階

【予約電話番号】050-5278-4485

【駐車場情報】近隣駐車場あり(オアゾ駐車場、丸の内センタービルディング駐車場など7ヶ所)

 

【参考画像】

会議室C

会議室F

フクラシア東京ステーション

東京駅から徒歩1~2分の貸し会議室・レンタルスペースとなります。10名程度~200名以上収容可能な、全12種類(35㎡~310㎡)の会議室をレンタルスペースとして利用可能です。最高の立地で高級感あふれるレンタルスペースで分散勤務をしてみてはいかがでしょうか。

 

【最寄り駅】JR[東京]駅・地下鉄[大手町]駅 地下直結、JR[東京]駅・日本橋口徒歩1分

【住所】〒100-0004 東京都千代田区大手町2-6-1 朝日生命大手町ビル5F,6F

【予約電話番号】050-5265-4811

【駐車場情報】近隣に駐車場あり(サピアタワー、日本パーキングセンターなど7ヶ所)

 

【参考画像】

会議室E

会議室G

フクラシア品川クリスタル(港南)

全国へのアクセスが良好な品川駅から徒歩8分という好立地が特徴の貸し会議室です。20㎡~260㎡の大小さまざまな会議室を、10名~200名の範囲の人数に合わせて利用可能できます。

 

【最寄り駅】JR「品川駅」港南口から徒歩8分、京浜急行品川駅から徒歩8分

【住所】〒108-0075東京都港区港南1-6-41芝浦クリスタル品川(旧名: 品川クリスタルスクエア)2階、3階

【予約電話番号】050-5265-4815

【駐車場情報】近隣駐車場あり(GIKENエコプラザ大同品川ビル駐車場、 パークイット品川駅港南口 など9か所)

 

【参考画像】

会議室C

会議室E

フクラシア八重洲(東京)

東京駅八重洲南口から徒歩3分という好立地の、貸し会議室。プライオリティミーティングがコンセプトとなっており、数名~100名までの収容が可能な、大小さまざま(45㎡~200㎡)な貸し会議室を利用できます。

 

【最寄り駅】JR[東京]駅 八重洲地下街5番出口目の前、JR[東京]駅 八重洲南口より徒歩3分、東京メトロ銀座線「京橋」駅7番出口より徒歩4分

【住所】〒104-0028 東京都中央区八重洲2-4-1 ユニゾ八重洲ビル(常和八重洲ビル)3F【予約電話番号】050-5285-6525

【駐車場情報】駐車場なし

 

【参考画像】

会議室A

会議室B

フクラシア品川高輪口

品川駅高輪口から徒歩4分。大小4つ(40㎡~75㎡)の会議室を利用可能です。会議室を組み合わせて使えるなど、より大きなスペースが必要な場合にも対応できます。18~135名での利用ができます。

 

【最寄り駅】JR[品川]高輪口駅から徒歩4分、京浜急行[品川]駅から徒歩4分

【住所】〒108-0074 東京都港区高輪3-25-33 長田ビル6階

【予約電話番号】050-5265-4820

【駐車場情報】近隣駐車場有り(タイムズシナガワグース、タイムズ高輪第21)

 

【参考画像】

会議室A

会議室D

フクラシア浜松町

浜松町駅徒歩1分という好立地の貸し会議室です。会議室はA~Dの4種類で、広さは40㎡~300㎡。最大で200名まで収容可能で、会議はもちろん、研修や講演会などにも利用できます。

 

【最寄り駅】JR[浜松町]駅から徒歩1分、都営大江戸線[大門]駅から徒歩2分、東京モノレール[浜松町]駅から徒歩2分

【住所】〒105-0013 東京都港区浜松町1-22-5 KDX浜松町センタービル6F(旧住友生命浜松町ビル)

【予約電話番号】03-5542-1235

【駐車場情報】近隣駐車場有(コインパーク浜松町第4など8ヶ所)

 

【参考画像】

会議室A

会議室B

まとめ

ウィズコロナ、アフターコロナ時代を生き抜くためには、オフィス分散は必要不可欠です。実際、オフィスを分散することで業務がスムーズになり、生産性が上がった企業も多くあります。

オフィス分散について検討中の方は、ここで紹介したことを参考にしてみてください。

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