シェアオフィスとは?メリットとデメリットを徹底解説!

近年利用者数が増えているサービスのひとつに、シェアオフィスというものがあります。複数の人でひとつのオフィスを共有(シェア)できるサービスのことを指しますが、具体的にはどのようなサービスなのでしょうか。また、シェアオフィスの利用者数が増えている理由にはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、シェアオフィスがどのようなものか、その概要やメリット、デメリット、利用者数が増えている理由などについてご紹介します。

シェアオフィスとは?シェアオフィスの意味とは?

シェアオフィスとは、「Shared Office(シェアードオフィス)」のことで、複数人で共有利用するオフィスのことです。通常、オフィスは企業や個人事業主が単独で借り、その関係者のみが独占して利用することになりますが、シェアオフィスの場合は、複数の異なる企業や個人事業主の方が、オフィスフロアや設備などを共同で利用します。オフィス内がフリーデスク(喫茶店などのように好きな席に自由に座れるよう)になっていたり、デスクがパーテーションで区切られていたり、中には壁で区切られて専用のスペースのようになっていたりするものもあります。

シェアオフィスの基本的な特徴について以下にまとめておくので参考にしてみてください。

設備や会議室の利用もできる

シェアオフィスに備えられている設備や備品などを自由に使うことができます。設備の内容は業者によって異なりますが、文房具類をはじめ、プリンターやWi-Fi、中にはパソコンやタブレット機器などの貸し出しを行っている業者もあります。また、多くのシェアオフィスには会議室が設置されており、そちらも利用可能です。

ただし、業者によっては会議室の利用が別料金になっているものもあるので、事前に確認しましょう。

住所の貸し出しを行っている業者が多い

シェアオフィスの多くが住所の貸し出しを行っています。住所を借りることで、個人事業主の方などもプライバシーを守りながら名刺やサイトに事業所住所を記載できるようになります。

郵便の転送、電話代行などのサービスもある

住所を借りた場合、その住所に郵便物が届けられることがあります。そのような場合にも、シェアオフィスが郵便物を代わりに受け取り、実際の利用者の住所(公開していない自宅住所など)に転送してくれます。

(転送ではなく、利用者が受け取りに行かなくてはいけないシステムになっていることもありますので、こちらも事前にしっかり確認しましょう)

シェアオフィスとバーチャルオフィスの違い

シェアオフィスと似たようなサービスのひとつに、バーチャルオフィスやレンタルオフィスというものがあります。

混同している方も多いと思うので、ここでシェアオフィスとバーチャルオフィス、レンタルオフィスの違いをはっきりさせておきましょう。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際に存在するオフィスではなく、オフィスの住所のみを貸し出すサービスです。利用者は事業所の住所として使える仮想(バーチャル)住所を借りるだけなので、実際に仕事をするのは自宅などの別の場所になります。

電話番号も一緒に借りられるケースが多く、バーチャルオフィスで法人登記をすることも可能です。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、独占して使えるオフィススペースを、設備や備品などをセットにして貸し出すサービスです。通常のオフィスの場合、デスクやプリンター、インターネット回線などは自分で準備しなければならず、かなりの初期費用がかかります。しかし、レンタルオフィスであれば、それら設備もセットに借りられるので出費を抑えることができるのです。また、シェアオフィスのように他人と空間を共有する必要もないので、プライバシーを確保できます。

シェアオフィスが増えている理由

シェアオフィスが増えている背景には、近年進んでいる働き方の多様化があると考えられています。

フリーランスで働く方や起業する方が増えてきていますが、ビジネスをスタートさせるにはかなりの初期費用がかかるものです。資産がそれほど潤沢ではない方も多く、できるだけ出費を抑えてビジネスを始めたいと考えている方も大勢います。そのような方々が、通常のオフィスよりも賃料が安く、また仕事に必要な設備などの利用もできるのがシェアオフィスというサービスなのです。自宅やカフェで仕事をしている方もいますが、自宅だとやる気スイッチが入らない、カフェだとほかの客が気になって集中できないことがあります。その点シェアオフィスであれば自宅とは違う環境なので気持ちの切り替えもしやすく、周囲にいる人たちも仕事をしているのでカフェで仕事をするときほど周囲が気になることはないでしょう。

また、個人事業主や起業したばかりの方にとって人脈が非常に重要です。シェアオフィスではさまざまな業種の方が働いており、場合によっては交流が生まれることがあります。普通に生活していたら構築できないような人と人のネットワークを作れる可能性が高くなるということです。

シェアオフィスにはフリーランスや起業した方にとってたくさんのメリットがあります。シェアオフィスが増えていることにはこのように、フリーランスや起業する方が増えているという社会背景があるのです。

 

シェアオフィスのメリット

次に、シェアオフィスを利用することで得られるメリットについて、詳しく見ていきましょう。

初期費用、ランニングコストが抑えられる

通常のオフィスを借りる場合、前払い賃料や保証金などを支払わないといけません。保証金は賃料の6か月分から12か月分なので、仮に賃料が15万円だとしたら、90~180万円の費用がかかるということになります。賃料が高ければもっと高くなり、ビジネスを始めたばかりの方にとってはかなり大きな出費と言えるでしょう。

シェアオフィスであれば、賃料が3万円以下のものが多く、保証金なども必要ありません。また当然月々の支払いも少なくなりますから、初期費用だけではなくランニングコストもかなり削減することができます。

好立地のオフィスを借りられる

シェアオフィスは駅の近くに設けられていることが多いです。また、建物も見栄えがいいことが多くなります。

立地や見栄えはビジネスにおいて、相手方に与える自社の印象を左右するものです。通常のオフィスの場合、そのような条件のオフィスは賃料がかなり高くなってしまいますが、前項で紹介した通り、シェアオフィスは高くても3万円前後です。格安で優れたオフィスを借りられるのが、シェアオフィスのメリットであると言えるでしょう。

人脈を広げられる

シェアオフィスはさまざまな業種の方が利用しています。また、フリーデスクであれば、そのような方々と言葉通り並びあって仕事をすることになります。そこで交流が生まれ、情報交換ができたり、新しい仕事を紹介してもらえたりすることもあるかもしれません。また、自分と同じような仕事をしている仲間を見つけることもでき、モチベーションを上げやすくもなります。

ビジネスをスタートアップした方にとって人脈を広げていくことは非常に重要です。さまざまな方との交流が多いというのは、シェアオフィスを利用することの大きなメリットであると言えるでしょう。

掃除などの雑務をしなくていい

シェアオフィスでは、オフィス内の清掃や備品の管理を運営側が行ってくれます。また、電気やトイレットペーパーなどが切れた場合の補充も運営側が行います。利用者はそのような雑務について気にすることなく、仕事だけに集中することが可能です。

また、備品の補充にかかる費用も運営側が負担しますので、細かなランニング費用も抑えることもできます。

シェアオフィスのデメリット

さまざまなメリットがあるシェアオフィスですが、デメリットもいくつかあります。

住所でシェアオフィスの利用が知られる可能性がある

シェアオフィスの住所を名刺などに記載することが可能ですが、仮に顧客などがその住所をネットで検索した場合、シェアオフィスの住所が表示されることになります。また、同じ住所を登録しているほかの企業の名前も検索結果に表示されることもあります。

シェアオフィスについて理解のある顧客であれば問題ありませんが、事情を知らない相手だった場合は、そのような検索結果に不信感を抱いてしまうかもしれません。

情報の管理が難しくなる

シェアオフィスには多くの人が出入りします。パソコンの画面などを覗きやすい環境ですので、自社に関する情報の管理が難しくなる面があります。また、Wi-Fiなども全員で共有なので、ネットワークセキュリティについても気を付けなくてはいけません。

周囲の雑音が気になることがある

シェアオフィスでは、オフィス空間を複数人でシェアします。そのため、周囲には常に人がいるという状況になります。全員が仕事をしているので、不必要に騒々しくなることはありませんが、それでも自分の仕事とは関係ない話をされたり、知らない人同士が話をしたりする環境は気が散るという方もいるかもしれません。

神経質な方にとっては、シェアオフィスの環境は大きなデメリットになると言えるでしょう。

シェアオフィスの利用がおすすめの人

シェアオフィスは、スタートアップ企業や、フリーランスの方などにおすすめのサービスと言えます。また、コストを抑えたい、人脈を広げたいと考えている方にとっても、シェアオフィスの利用は大きなメリットがあると言えるでしょう。

 

反対に、頻繁に顧客と顔を合わせる機会が多い業種、作業に広いスペースが必要な業種、大きな設備をオフィスに設置しなくてはいけない業種の方などは、シェアオフィスの利用は不向きと言えます。また、行政書士や税理士、弁護士などのいわゆる士業の方や宅建業、人材派遣業などの方は、シェアオフィスの利用ができませんので、注意してください。

 

最近利用者数が増えているシェアオフィス。いくつかデメリットもありますが、通常のオフィスを借りることでは得られにさまざまなメリットがあります。

個人事業主として働きたい、起業したいと思っている方は、ぜひシェアオフィスの利用を検討してみてください。

 

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