【初心者必見】テレワーク導入の手順や課題は?ステップ別にポイントを解説!

投稿日:2020年5月12日
ICT(情報通信技術)の発展とともに新しい働き方として注目されている「テレワーク」。コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、これから本格的にテレワークを導入しようと検討中の企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、テレワーク導入の手順や課題をご紹介するとともに、導入時に押さえておきたいポイントを解説します。

テレワークの一般的な定義とは?

一般的にテレワークとは「ICTを活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」のことを指します。

最近よく耳にする「リモートワーク」とほぼ同じ意味で、自宅やサテライトオフィス、移動中や外出先などで遠隔勤務に就くことをテレワーク、と定義しています。

 

テレワークが恒常化すれば災害などの際にリスクを分散させ、事業の継続性が高まるといったメリットもあります。また、テレワークは人手不足解消の手段としても有効です。出社しなくてもよいとなれば、遠方に住んでいる人や出産・子育て・介護などの事情で働きに出られない人材の発掘・雇用にも活用できます。

 

テレワーク導入時の課題とポイント

テレワークを導入するにあたって、メリットばかりではないのも事実です。本格的な導入のためには、さまざまな課題をクリアする必要があります。

テレワーク導入時の課題

テレワークには、導入に至るまでに解決すべき課題や問題がある、ということも理解しておかなければなりません。

 

・情報漏洩リスクが上がる

・労働時間の管理が難しい

・社員に対する評価の付け方

・労働環境の変化による社員の負担

・コミュニケーションの不足

・業務範囲が限定される

・テレワークの適用範囲(部署・社員・業務)

 

テレワークの働き方はオフィスに出社して働くときと大きく異なっているため、これらの課題を1つ1つクリアしていく必要があります。

テレワーク導入時に大事にすべきポイント

テレワーク導入時には、導入に対する課題や不安要素を取り払っていくことが大切です。

 

・テレワークに関する勤務規定等の追加、整備

・テレワークを適用する範囲(部署、社員)の決定

・セキュリティ対策を万全にする

・ICT(情報通信技術)環境の整備、活用による効率化

・勤怠管理や評価などの労務管理もICTを活用する

・社員間のコミュニケーションツールの導入

・PCや通信機器等の貸与、環境整備のための資金補助(自宅勤務の場合)

 

これらを明確に定め、整備をしながら導入を進めていきましょう。

テレワーク導入時のステップ

テレワークを導入する際は、以下のステップに沿って段階的に進めていきましょう。

ステップ1:導入の判断、就業規定等の改定

テレワーク導入にあたってまずは目的を明確にしましょう。なぜテレワークが必要なのか、どういった業務に適用するのかといったことを話し合います。

導入決定後はテレワークに対応できるように、テレワークに関するガイドラインの作成、就業規則の改定・追加をおこないましょう。

 

・勤怠管理方法、人事評価制度の改定

また、導入にあたって「勤怠管理」「人事評価制度」といった部分も見直しが必要です。特にフル在宅勤務の場合は、オフィス勤務時と同じ勤怠管理・評価制度をおこなうのは難しくなります。

 

労務担当者はクラウド型のシステムで勤怠管理をするなど、テレワークに対応できるようなツールを導入するとよいでしょう。さらに、人事評価制度もテレワークに対応できる評価制度に変えていく必要があります。

 

ステップ2:現状のICT環境の把握、テレワーク担当チーム結成

導入が決定したら、自社が現在どのぐらいのICT環境が整備されているか確認しましょう。ICT機器や社員のデバイス所持状況などを確認し、不足があれば整備を進めます。

 

・セキュリティ対策を徹底する

また、セキュリティ対策が不足している場合は、情報漏洩防止のためにも重点的に対策しましょう。

VPN通信の暗号化やアクセス認証、侵入防止&監視システムなどを活用するとともに、社員1人1人のITリテラシー、セキュリティ意識の向上を徹底することが大切です。

 

・テレワーク担当チームを結成

さらに、社内でテレワーク担当のチームを組むことも重要です。情報システム担当者を中心に、社内の各部署が連携してテレワーク化を進めていきましょう。

チームを組むことでテレワークの導入も成功しやすくなるうえ、後に問題点が生じた場合も対応しやすくなります。

もしテレワークの導入に不安がある場合は、他社の導入例を参考にするのも良い方法です。ただし、丸ごと真似をするのではなく、自社の業務内容やIT環境に応じたテレワークの方法・ツールを選択するようにしましょう。

 

ステップ3:テレワーク研修の実施

テレワークを導入するといっても、社員全員がITに詳しいとは限りません。そのため、テレワークに必要な知識やセキュリティ意識を形成するための研修を実施しましょう。

会社やレンタル会議室などのほか、時間が設けられない場合や会場に出向くのが難しい状況であればウェビナー(e-ラーニング)方式でもかまいません。

 

また、テレワークをスムーズにおこなえるよう、部署やチームの管理者にはテレワーク時の労務管理などについて周知しておきましょう。

ステップ4:ICT環境の整備、構築、アプリ等の導入

テレワーク実施のためにはICT環境の整備も必要です。社内と端末の両方からセキュリティ対策を万全にしておきましょう。また、通信速度の安定化のため、企業でポケットWi-Fiを貸与するなどの対策も効果的です。

 

・テレワークツールの活用

テレワークで効率よく作業をおこなうには、テレワークツールを活用することがポイントです。

オフィスと変わりなく作業をおこなうには、オフィスのPC等を遠隔操作できる「リモートデスクトップ」の活用や、「仮想デスクトップ」で“作業環境のギャップ”を埋めることが大切です。

社員によってはPC、タブレットを持っていない場合もありますので、セキュリティ対策をしたうえで社内PCの貸与も検討しましょう。

 

・コミュニケーションツールを活用

社員同士のコミュニケーション不足を防ぎ、円滑に業務を進めるためには、チャットツール、WEB会議ツール、社内SNSなどをフル活用しましょう。これらのツールはデバイスを問わず利用できるものも多いです。

こまめに連絡を取り合うことで社員の不安感解消、モチベーション維持にも効果があります。

 

ステップ5:労務管理の方法、規定を周知する

クラウド型の勤怠システムを導入する場合、勤怠報告は社員の自己申告となります。

操作方法やシステム、もしもの連絡先などをテレワーク実行者に知らせておき、実際に操作を覚えてもらいましょう。また、人事評価制度についても改めて通知しておく必要があります。

 

ステップ6:期間限定でテレワークのテストをする

研修を経て環境が整ったら、お試し期間を設けてテレワークのテストをしてみましょう。

 

総務省のガイドラインによると、テスト期間は3ヵ月~6ヵ月程度が適当だとされています。テスト期間を少し長めに実施することでシステム・ツールに慣れやすくなるほか、何らかのトラブルでテレワークが満足にできなかったということも避けられます。

 

テスト後は社内で「良かった点」「作業の効率・業績の変化」「課題・改善点」「疑問点」などを評価しましょう。

その後本格導入するかどうかを決定します。

ステップ7:テレワークの本格導入

テレワークテストを終えて特に問題がなければ本格的なスタートとなります。

長く続けていると問題が生じてくることも多いので、その都度勤務規定やテレワークツールの見直しなどをおこないましょう。

テレワーク導入はステップに沿って、段階的に進めていこう

テレワーク導入済みの企業の多くは、ワークライフバランスの向上、生産性の向上といったメリットを感じています。

ただし忘れてはならないのは、全ての企業がスムーズにテレワークに移行できるとは限らない、という点です。企業のIT環境によってはセキュリティーツールの導入や端末を購入するなどのコストがかかる場合も少なくありません。テレワークの目的や業務範囲などをしっかりと決めたうえで必要な環境を整備していくことが、テレワークを成功させる“カギ”と心得ておきましょう。

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