会社のトップが集まる取締役会は、今後の企業姿勢を左右する重要な機会です。開催にあたって招集通知に漏れがあると決議が無効になってしまい、会社に損害を与えることも。手続きを怠っていることがわかれば法務局から罰則が科せられることもあるため、事務局としての総務の仕事は責任重大です。取締役会を万全の態勢でサポートするために、総務として手続きの流れを知っておきましょう。

招集通知とは

いつ出す?

収集通知は、取締役会の開催日時や場所を知らせ、出席者を招集するもの。会社法によって、発行する期日が決められており、開催予定日の1週間前までにすべての取締役と監査役に通知を行わなければなりません。この期日は法律上のもので、会社の約款によっては、開催の3日前までに送るよう指定されることも多いようです。ただし、定期的に開催される場合は、約款や取締役会での承認を得たうえで、招集通知の手続きを省略することもできます。

誰が出す?

法律上、収集通知は、取締役に任命されている全員が出すことができます。ただし、会社によっては招集権限のある取締役が限定されている場合もあり、確認が必要です。招集権限のない取締役や監査役が取締役会を開催するためには、まず、権限を持つ取締役に開催を請求し、承認後の通知発行となります。

通知の形式は?

招集通知は、必ずしも書面である必要はありません。会社が大きな選択を迫られる場面で、急に開催を決定した場合、書面でのやり取りは対応が遅れて損失を招く可能性があるためです。そうした事情もふまえ、通知の形式は、電話による口頭連絡や、メールでの案内でも構いません。

招集通知の配布

緊急の事態でなければ、通知は書面で配布するのが一般的です。書面の配布は総務の仕事。すべての取締役と監査役に配布しなければいけません。書面に漏れがあったり決められた通知期日を過ぎてしまったりすると、決議自体が無効になってしまいます。細心の注意を払いましょう。
招集通知の権限は総務にはありませんが、書面の作成を行うことはあり得ます。その場合にはあくまでも、取締役の名義で通知を代行します。

資料の作成

議題についての資料作成は総務が行います。書類を作成したり資料を必要部数コピーしたりと、対応はその都度変わります。不備がないように部数を確認しながら進めます。配布は基本的に当日行いますが、前もって目を通しておいてもらいたい資料は事前に配布しておきましょう。

議事録の作成

取締役会に関する総務の業務で大きな比重を占めるのが議事録の作成です。当日は事務局として出席します。終了後に議事録を作成するために必要な情報や発言をきちんとメモしておかなければならないという意識のもと、臨席しましょう。
議事録には、主に以下の点を記載します。

  • 開催日と時間、場所
  • 取締役全体の人数
  • 出席した取締役と監査役の氏名
  • 議題と、それについての審議の流れ、決議の結果

議事録の保管

議事録が完成したら、出席したすべての取締役と監査役に確認、押印してもらいます。
取締役会は法律で開催が決められており、開催の記録として議事録は大切なものです。議事録を保管すること自体が義務付けられています。万が一、書類作成や保管がされていない場合には、代表取締役が100万円以下の罰金を払うことになるので責任重大です。

総務が会社を守る

取締役会は、会社の経営にとっても法的な意味でも重要なもの。もし手続きに不備があって罰則が科せられた場合、会社の信用を失うことにつながりかねません。総務は円滑な運営をサポートして会社を守る存在であることを理解して、一つひとつの業務をミスのないように丁寧に進めましょう。

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