定期大会・年次大会は、労働組合の組合員や学会の会員などが一堂に会します。数十人程度であれば会場を探すのにそれほど苦労しませんが、数百人が集まるようになるとそれに見合った会場を見つけるのが簡単ではなくなります。
また、規模が大きくなればなるほど、スムーズな運営や急に参加者が増減した場合の対応などが重要になってきます。そのため単純に「広い場所であればOK」というわけにもいきません。さらに、全国から集まるため交通アクセスがよいことも条件の1つになりますが、そうなれば利用価格も高くなってしまいます。よい立地が必須条件でありながら予算内で取り仕切らなければならない幹事様にとって、会場選びは非常に頭の痛い問題ではないでしょうか。
通常、定期大会や年次大会はホテルや会館、公民館で開催するものといったイメージがあるかもしれません。しかし、フクラシア品川クリスタル(港南)の会議室もそのような大会にふさわしい条件を備えています。
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全国から参加者が集まる定期大会・年次大会。当然ながら交通アクセスのよい場所で行うことは重要な条件となります。しかし、立地のよい場所、特に都内となると気になるのが利用料金。限られた予算のなかでさまざまな条件を満たしたうえで、さらに立地のよい場所を選択することは非常に困難です。
しかし、フクラシア品川クリスタル(港南)であれば、そういった心配はご無用。新幹線、飛行機など全国から集まるうえで最適な場所でありながらリーズナブルな価格で利用することが可能です。
もちろん、リーズナブルな価格だから対応もそれなりではと思われるかもしれません。そもそも貸し会議室にそれほどのホスピタリティを期待されていないといった方も多いかと思います。しかし、フクラシア品川クリスタル(港南)はホテル運営のノウハウを生かした貸し会議室です。そのため、ホテルメイドの本格的なサポート体制でゲスト様に対応いたします。
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フクラシア品川クリスタル(港南)は全10室、総面積2000㎡で貸し切りも可能な空間を用意しています。そのため、急に参加者が増えることになった場合でも柔軟な対応が可能です。 もっとも大きな部屋は広さ400㎡で最大250名まで収容可能。また、20~50㎡の小ルームも複数あり、控室として利用したり、分科会や懇親会を開いたりすることができます。
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全国から参加者が集まるとなれば、当日は都内に宿泊される方も少なくないでしょう。そこでポイントとなるのが、二次会の場所探しです。しかし、それも品川であれば悩む必要がありません。大人数はもちろん少人数や女性向けの店舗も多数あり、スムーズに二次会へと移行できます。
また、品川は駅周辺にホテルも多く、その多くは会場から徒歩で移動が可能です。二次会、三次会に参加される方はもちろん、すぐにホテルで休みたいという方にとっても、フクラシア品川クリスタル(港南)は最適な立地だといえるでしょう。
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労働組合の年次大会や学会の定期大会の目的は、それぞれ、活動内容および予算の報告・活動方針の決定、研究成果の発表・ワークショップなど多岐にわたります。お金も時間も労力もかかる大会ですので、無駄にはしたくないものです。こうした大会では、参加者同士のコミュニケーションの活性化を目的に、スポーツ大会や懇親会を開く場合もあります。大会の目的や位置づけを明確にしたうえで、予算と規模に応じて内容を吟味していきましょう。予算をかけなくても、組合員・会員の団結やモチベーションのアップが図れる企画はできます。
学会の定期大会では、海外の著名な研究者によるシンポジウムや講演などが企画されることもあり、そうしたケースでは、通常の大会よりもおもてなし感のある大規模な会場が必要になります。また、労働組合の年次大会においてもゲストを招いて特別講演が行われることもあり、ゲストの方々にゆったりと過ごしてもらえるような会場を選びたいものです。場合によっては小部屋や控え室、ラウンジなどもあると便利です。いずれも、大勢が参加する大会になるため、会場へのアクセスのよさは必須条件です。大会がスムーズに行えるような会場を選びましょう。
大会のあとは懇親会を開いて親睦を深めるのが一般的。海外の研究者や特別ゲストなどを招いているなら、おもてなし度を高めて高級感のある食事にする必要があるでしょう。一方で、参加者が組合員や会員のみなら、これまでの実績を参考にみんなの喜ぶメニューを選びます。といっても、大会のあと大勢が懇親会の会場に移動するのは時間も手間もかかり、おすすめできません。ケータリングを活用して、会場を変えずにそのまま懇親会を開いてみては。大会の熱気をそのまま懇親会につなげられます。ケータリング業界は年々進化し、ホテルの料理と同等の内容を提供できる業者も増えています。
大会の担当者になると、普段の業務に加えて大会準備を進めることになり、相当な負担がかかるでしょう。特に盛大な大会は準備に多くの時間を要します。そのようなときには、プロの力を借りて効率的に開催するのもひとつの方法です。業者に依頼するときは、これまでの実績などを参考に得意な分野を調べておきましょう。今回の大会と同じような内容の実績があればなお安心です。また、大会の企画から会場の設営、懇親会までをワンストップで手掛けてくれる業者なら窓口がひとつで済み、とても便利です。
定期大会には毎年100名近くの参加者が集まります。東京都内でアクセスが良く、しかも100名前後の人数を収容できる会議室は当然ですが人気が高く、場所を押さえるのはけっこう大変です。前回の定期大会ではフクラシア品川クリスタル(港南)を利用しました。フクラシア品川クリスタル(港南)は、品川駅の港南口から徒歩8分という場所にあります。品川駅は新幹線の停車駅ですし、羽田空港からは京急線直通で来られるので、各地から集まりやすい場所だと思います。貸し会議室はたくさんありますが、100名前後収容できる会議室の中では安価だと思い、日程が決まった段階で即予約を入れました。フクラシアのウェブサイトからオンライン予約すると、割引プランがあってさらにお得に借りることができました。
品川駅から徒歩圏内ですが、会議室に一歩入ると本当に静かで、会に集中できる空間です。また会議室から出ると、ソファなどが置かれたホワイエが広がっていて、気持ちの切り替えもしやすいです。くつろげる空間が気に入りました。
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